Organiser une journée portes ouvertes pour entrepreneurs

Une journée portes ouvertes d’association d’entrepreneurs demande surtout une bonne coordination entre les participants, les visiteurs et la logistique sur place. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez les commerçants avant de communiquer l’événement. La répartition des stands, les inscriptions et le briefing des entrepreneurs doivent être réglés plusieurs jours à l’avance. Le jour J, prévoyez un plan lisible, des badges, un accueil équipé et un service traiteur conservé au frais jusqu’au moment prévu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les commerçants participants
2 personnes
3
Répartir le site et l’espace public
2 personnes
4
Attribuer les emplacements aux entrepreneurs
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la journée portes ouvertes en ligne
8
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les informations visiteurs
13
Passer la commande traiteur
2 personnes
14
Faire les réservations de matériel
15
Envoyer le briefing des entrepreneurs
16
Créer le plan et la signalétique
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer les programmes
2 personnes
19
Imprimer la liste des inscrits
20
Vérifier les stocks
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Stocker le catering au frais
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager les stands des entrepreneurs
8 personnes
30
Installer la table d’inscription
2 personnes
31
Installer la signalétique
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Mettre le buffet en place
4 personnes
36
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
37
Tester la musique et le micro
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
40
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Tenir les stands des entrepreneurs
12 personnes
46
Accompagner les visites guidées
3 personnes
47
Animer les présentations
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
54
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
55
Encadrer les séances photo
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

57
Démonter les stands des entrepreneurs
8 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Vider les glacières
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Éteindre l’éclairage
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer les espaces
4 personnes
66
Démonter les tentes
4 personnes
67
Rapporter le matériel
4 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
71
Archiver les photos et les fichiers des participants
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphone
Haut-parleur portableqté 2
Lecteur audio
Tiroirs-caissesqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 12
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Chariots de ménageqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Confirmez ensuite chaque entrepreneur participant et attribuez-lui un emplacement précis sur le plan.
Centralisez les inscriptions au lieu de vous fier aux réponses informelles. Demandez les informations visiteurs et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant l’événement.
Envoyez le briefing des entrepreneurs au moins 3 jours à l’avance, avec l’heure d’arrivée, l’emplacement du stand, le déroulé et les consignes de montage.
Préparez la signalétique, les badges et les programmes avant le jour J. Imprimez aussi la liste des inscrits afin que l’accueil ne dépende pas d’une connexion internet.
Réservez le matériel assez tôt et vérifiez les quantités lors de la préparation finale. Les tentes, tables, chaises, machines à café, rallonges et multiprises sont souvent oubliées jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une journée portes ouvertes d’entrepreneurs ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le programme et les espaces, puis confirmez les entrepreneurs avant de lancer les invitations et la communication.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez les invitations environ 4 semaines à l’avance, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser le traiteur et la liste des visiteurs.
Combien de temps avant faut-il confirmer les besoins alimentaires ?: Recueillez les allergies, régimes et autres besoins au plus tard 7 jours avant. Passez ensuite la commande traiteur avec le nombre de participants confirmé, en gardant une petite marge pour les imprévus.
Quand envoyer le briefing aux entrepreneurs participants ?: Envoyez-le au moins 3 jours avant la journée portes ouvertes. Il doit préciser l’heure d’arrivée, l’emplacement attribué, le programme, le matériel attendu et le fonctionnement de l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.