Tag der offenen Tür im Unternehmerverein organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und gib den teilnehmenden Unternehmen anschließend eine verbindliche Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen. Ohne diese Bestätigungen lassen sich Standplätze, Programmhefte und Anmeldelisten nicht zuverlässig planen.
• Teile den Publikumsbereich und die Standplätze nach Besucherwegen ein, nicht nur nach der verfügbaren Fläche. Erstelle den Lageplan spätestens eine Woche vorher und kennzeichne jeden Stand mit Namen und Position.
• Führe Anmeldungen, Besucherinformationen und Ernährungswünsche in einer aktuellen Liste zusammen. Drucke die Anmeldeliste erst am Vortag und halte zusätzlich eine digitale Version bereit, falls sich am Veranstaltungstag noch Änderungen ergeben.
• Bestelle Catering und Getränke anhand der bestätigten Anmeldungen und prüfe den Bestand spätestens zwei Tage vorher. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt sein; verderbliche Speisen gehören bis zur Ausgabe in die Kühlung.
• Schicke den Unternehmern ein Briefing mit Aufbauzeit, Standplatz, Ansprechpartner und mitzubringenden Materialien. Bringe Tische, Stühle, Technik, Beschilderung und Reservierungen nicht erst zur Öffnungszeit, sondern plane dafür mindestens 90 Minuten Vorlauf ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Unternehmerverein planen?

Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Datum, Programm und der Abfrage der teilnehmenden Unternehmen. Einladungen und Online-Ankündigungen sollten etwa vier Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.

Wie lange vorher müssen die Unternehmer ihren Standplatz bestätigen?

Setze eine verbindliche Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen vor der Veranstaltung. Danach kannst du Standplätze zuweisen, den Lageplan erstellen und das Briefing verschicken.

Wie viel Catering braucht man für einen Tag der offenen Tür?

Plane die Mengen nach den bestätigten Anmeldungen und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person. Bei Snacks solltest du zusätzlich rund 10 Prozent Reserve einplanen, weil Besucher selten gleichmäßig eintreffen.

Wann soll man Getränke und Snacks vorbereiten?

Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens drei Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks so spät wie möglich vor. Verderbliche Speisen bleiben bis zur Ausgabe gekühlt; der Aufbau von Geschirr und Serviertabletts sollte etwa 60 bis 90 Minuten vorher beginnen.

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