Zo organiseer je een ondernemerskerstmarkt

Begin met datum, locatie en het aantal standhouders; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Nodig ondernemers op tijd uit, verwerk aanmeldingen en leg dieetwensen, standplaatsen en praktische afspraken vast. Controleer vervolgens vergunningen, verzekering, stroompunten en reserveringen voordat je promotie start. In de laatste week draait het om bevestigingen, boodschappen en een duidelijke opbouwvolgorde. Zo voorkom je dat standhouders op de dag zelf nog zoeken naar een plek, stroompunt of betaaloplossing.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Ondernemers uitnodigen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Standplaatsen indelen
2 personen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Reserveringen maken
9
Vergunningen controleren
10
Verzekering controleren
11
Stroompunten inventariseren
12
Plattegrond maken
13
Standhouders bevestigen
14
Promotie online plaatsen
15
Posters verspreiden
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
17
Leveranciers bevestigen
18
Cateringbestelling plaatsen
19
Techniek reserveren
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
23
Verse producten ophalen
2 personen
24
Locatie openen
2 personen
25
Stroom aansluiten
2 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Marktkramen opstellen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Verlichting ophangen
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
33
Kassa inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
2 personen
40
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Standhouders naar plaats begeleiden
2 personen
43
Registratie bezoekers verzorgen
2 personen
44
Catering serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Koffie en thee bijvullen
2 personen
47
Buffet schoonhouden
2 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Stands ondersteunen
2 personen
51
Fotomoment verzorgen
52
Muziek bedienen
53
Eindtijd aankondigen
54
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
55
Standhouders uitchecken
2 personen
56
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

57
Catering veilig opbergen
2 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Marktkramen afbreken
4 personen
62
Partytenten afbreken
4 personen
63
Afval afvoeren
2 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
68
Standhouders bedanken
69
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 4
Marktkraamaantal 20
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 12
Kassatafel
Inschrijftafel
Garderoberekaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 6
Kerststerrenaantal 10
Tafellopersaantal 12
Kersttafeldecoratieaantal 12
Naambordjesaantal 25
Pijlbordenaantal 12
Programmabordenaantal 3
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Betaalterminalaantal 2
Geluidsboxenaantal 2
Microfoon
Laptop
Mobiele telefoonaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Pinbonprinter
Luidsprekerstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Schenkkanaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 100
Soepkommenaantal 80

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 10
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer per stand voldoende ruimte voor een marktkraam, tafel en bezoekersstroom en stuur de indeling uiterlijk één week vooraf mee.
Controleer stroompunten niet alleen op aanwezigheid, maar ook op afstand en capaciteit. Leg verlengkabels en stekkerdozen per zone klaar en test de verlichting en techniek vóór opening.
Stuur standhouders één praktisch document met aankomsttijd, standplaats, laad- en losafspraken, betaalwijze en contactnummer. Vraag ontbrekende informatie uiterlijk 7 dagen voor de markt na.
Plan verse producten en gekoelde voorraad zo laat mogelijk in. Haal verse producten op de dag zelf of maximaal één dag eerder op en gebruik koelboxen voor vervoer en tijdelijke opslag.
Werk met een openingsschema in blokken van 30 minuten: locatie openen, decoratie en bewegwijzering plaatsen, stroom aansluiten, techniek testen en daarna standhouders ontvangen. Wijs voor elk blok één verantwoordelijke aan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemerskerstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen voor ondernemers. Plan vergunningen, verzekering en reserveringen in de eerste 3 weken, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende zaken te regelen.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een ondernemerskerstmarkt?: Dat hangt af van de locatie en de beschikbare ruimte, maar bepaal eerst hoeveel stands veilig passen en houd ruimte vrij voor looproutes, inschrijftafel en catering. Bevestig het definitieve aantal uiterlijk 2 weken vooraf, nadat aanmeldingen en standplaatsen zijn gecontroleerd.
Wanneer regel je de promotie voor een ondernemerskerstmarkt?: Plaats online promotie zodra datum, locatie en programma vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Verspreid posters daarna gericht en herhaal de belangrijkste informatie in de laatste 7 dagen.
Wat moet je op de dag van een ondernemerskerstmarkt eerst doen?: Open de locatie minstens 2 uur voor bezoekers arriveren. Sluit eerst stroom aan, test verlichting en geluid, plaats pijlborden en programmaborden en ontvang daarna de standhouders volgens de plattegrond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.