Organiser un marché de Noël d’entrepreneurs, étape par étape

Un marché de Noël d’entrepreneurs se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement convivial. Commencez par confirmer la date, le lieu et la capacité d’accueil avant d’inviter les exposants. Enchaînez ensuite les inscriptions, la répartition des stands, les autorisations, les réservations et la communication. La dernière semaine doit être consacrée aux confirmations, aux achats et au plan d’installation, pour éviter les branchements improvisés et les informations manquantes le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Inviter les entrepreneurs
2 personnes
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les emplacements
2 personnes
7
Envoyer les informations aux participants
8
Faire les réservations
9
Vérifier les autorisations
10
Vérifier l’assurance
11
Recenser les points d’alimentation électrique
12
Créer le plan
13
Confirmer les exposants
14
Publier la promotion en ligne
15
Distribuer les affiches
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
17
Confirmer les fournisseurs
18
Passer la commande traiteur
19
Réserver la technique
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
23
Récupérer les produits frais
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Brancher l’électricité
2 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les stands du marché
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer la signalisation
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer la caisse
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Accompagner les exposants à leur emplacement
2 personnes
43
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
44
Servir le service traiteur
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
47
Maintenir le buffet propre
2 personnes
48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Soutenir les stands
2 personnes
51
Gérer le moment photo
52
Gérer la musique
53
Annoncer l'heure de fin
54
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
55
Faire le check-out des exposants
2 personnes
56
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

57
Stocker le catering en sécurité
2 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Éteindre l’équipement
2 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Démonter les stands du marché
4 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Évacuer les déchets
2 personnes
64
Nettoyer le lieu
3 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Ranger le stock restant
2 personnes
68
Remercier les exposants
69
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 4
Stand de marchéqté 20
Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 12
Table de caisse
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Chemins de tableqté 12
Décoration de table de Noëlqté 12
Badges nominatifsqté 25
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 3
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Terminal de paiementqté 2
Enceintesqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Téléphone mobileqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Imprimante de tickets de caisse
Pieds de haut-parleursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Carafeqté 6
Thermosqté 6
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 100
Bol à soupeqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 10
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les inscriptions à une date précise, idéalement 3 à 4 semaines avant le marché. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, électriques et l’espace nécessaire à chaque entrepreneur.
Dessinez le plan des emplacements avant de confirmer les exposants. Prévoyez les tables, les passages, la table d’inscription et au moins un point clairement identifié pour la caisse ou les paiements.
Recensez les besoins électriques stand par stand au moins 10 jours avant l’événement. Notez les rallonges et multiprises nécessaires, puis testez chaque branchement avant l’ouverture du lieu.
Envoyez aux participants un dossier pratique 5 à 7 jours avant le marché : horaires d’arrivée, emplacement, accès, matériel fourni, consignes électriques et numéro de contact le jour J.
Préparez l’installation dans l’ordre suivant : ouvrir le lieu, installer le mobilier et la signalétique, brancher l’électricité, mettre en place les décorations et vérifier les stocks. Gardez au moins 90 minutes avant l’accueil du public pour absorber les retards.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël d’entrepreneurs ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour travailler correctement. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations et les exposants ; gardez les 10 derniers jours pour le plan, les fournisseurs, les achats et les confirmations.
Quand faut-il inviter les entrepreneurs pour un marché de Noël ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de répartir les emplacements et de confirmer les besoins particuliers.
Quand faire le plan des stands ?: Préparez une première version dès que les inscriptions commencent, puis finalisez-la 10 à 14 jours avant le marché. Envoyez l’emplacement définitif aux exposants au plus tard 5 jours avant leur arrivée.
Que faut-il vérifier le jour d’un marché de Noël ?: Arrivez au moins 90 minutes avant l’ouverture. Vérifiez successivement les stands, les passages, les panneaux, les branchements électriques, les paiements, les stocks, le son et la table d’inscription avant d’accueillir les visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.