So organisierst du einen Unternehmer-Weihnachtsmarkt
Bei einem Unternehmer-Weihnachtsmarkt hängt vieles an einer sauberen Reihenfolge: Erst Ort, Datum und Genehmigungen klären, dann Unternehmer einladen und Anmeldungen erfassen. Danach teilst du die Standplätze ein, verschickst alle Teilnehmerinformationen und bestätigst Lieferanten, Catering und Technik. Plane außerdem Stromanschlüsse, Lageplan und Helfer frühzeitig. Kurz vor dem Termin trennst du haltbare Vorräte vom frischen Einkauf und legst den Aufbau für Marktstände, Beleuchtung, Kasse und Empfang fest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Unternehmer einladen
2 Personen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Standplätze einteilen
2 Personen
- 7
Teilnehmerinformationen versenden
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Genehmigungen prüfen
- 10
Versicherung prüfen
- 11
Stromanschlüsse erfassen
- 12
Lageplan erstellen
- 13
Standbetreiber bestätigen
- 14
Werbung online stellen
- 15
Poster verteilen
2 Personen
- 16
Freiwillige einteilen
- 17
Lieferanten bestätigen
- 18
Cateringbestellung aufgeben
- 19
Technik reservieren
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 23
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Strom anschließen
2 Personen
- 26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 27
Marktstände aufbauen
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 30
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 33
Kasse einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 37
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 38
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 39
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 40
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 41
Aussteller empfangen
3 Personen
- 42
Standbetreiber zum Platz begleiten
2 Personen
- 43
Besucherregistrierung betreuen
2 Personen
- 44
Catering ausgeben
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 47
Buffet sauber halten
2 Personen
- 48
Abfall sammeln
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Stände unterstützen
2 Personen
- 51
Fotomoment gestalten
- 52
Musik bedienen
- 53
Endzeit ankündigen
- 54
Besucher verabschieden
2 Personen
- 55
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 56
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 57
Catering sicher verstauen
2 Personen
- 58
Geschirr sammeln
3 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Marktstände abbauen
4 Personen
- 62
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 63
Abfall entsorgen
2 Personen
- 64
Location reinigen
3 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 67
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 68
Aussteller bedanken
- 69
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 4
- MarktstandAnz. 20
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 60
- BarhockerAnz. 12
- Kassatisch
- Anmeldetisch
- GarderobenständerAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 20
- BatterielaternenAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
Dekoration
- WeihnachtsbaumAnz. 2
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtssterneAnz. 10
- TischläuferAnz. 12
- WeihnachtstischdekorationAnz. 12
- NamensschilderAnz. 25
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammschilderAnz. 3
- KreidetafelnAnz. 6
Ausstattung
- KartenterminalAnz. 2
- LautsprecherboxenAnz. 2
- Mikrofon
- Laptop
- MobiltelefonAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Pinbon-Drucker
- LautsprecherständerAnz. 2
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- KaraffeAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- SchälchenAnz. 20
- ServiertablettsAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 120
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 80
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- HandfegerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 10
- ToilettenbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Kläre dabei Genehmigungen, Versicherung und vorhandene Stromanschlüsse, damit du keine Zusagen für einen Standort machst, der später nicht nutzbar ist.
- Setze für die Anmeldungen eine feste Frist von mindestens 14 Tagen vor dem Markt. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, benötigte Standfläche und besondere Stromanschlüsse.
- Erstelle den Lageplan spätestens eine Woche vor dem Termin. Markiere Marktstände, Festzelt, Anmeldetisch, Kassentisch, Garderobenständer und die Wege zu Ein- und Ausgängen.
- Bestätige Lieferanten, Catering und Technik mindestens 7 Tage vorher. Prüfe besonders Lautsprecherboxen, Mikrofon, Laptop, Kartenterminal und Verlängerungskabel; fehlende Kabel oder Adapter werden am Aufbauabend leicht übersehen.
- Teile die Freiwilligen in feste Zeitblöcke für Aufbau, Empfang, Kasse und Abbau ein. Öffne die Location am Veranstaltungstag früh genug, um Strom anzuschließen, Lichterketten und LED-Lampen zu testen und Kühlboxen vor dem Eintreffen der Gäste bereitzustellen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Unternehmer-Weihnachtsmarkt planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Einladungen. Die Standaufteilung, Technik und Lieferanten sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann sollte man die Unternehmer zum Weihnachtsmarkt einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Markt. Setze die Anmeldefrist auf mindestens 14 Tage vor der Veranstaltung, damit Standplätze, Namensschilder, Ernährungswünsche und Informationen rechtzeitig vorbereitet werden können.
- Wie viele Helfer braucht ein Unternehmer-Weihnachtsmarkt?
- Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Kasse und zwei bis vier Personen für Aufbau und Abbau ein. Bei vielen Marktständen oder einem Festzelt solltest du pro 10 bis 15 Stände zusätzlich eine Aufbau- oder Ansprechperson einteilen.
- Was muss am Tag des Weihnachtsmarkts zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location zuerst für Aufbau und Technik, schließe den Strom an und teste Beleuchtung, Lautsprecher und Kartenterminal. Danach stellst du Marktstände, Tische, Wegweiser und Anmeldetisch fertig, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.
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