Cómo organizar un mercado navideño de emprendedores
Un mercado navideño de emprendedores se organiza primero sobre el plano y después sobre las mesas. Empieza cerrando fecha, ubicación y permisos; luego confirma a los participantes, asigna los puestos y envía toda la información por escrito. Las semanas finales deben servir para resolver electricidad, seguros, proveedores, promoción y voluntarios. El día anterior prepara lo no perecedero y reserva la recogida de productos frescos para que el montaje no dependa de una compra de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Invitar a los empresarios
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Asignar puestos
2 personas
- 7
Enviar información a los participantes
- 8
Hacer reservas
- 9
Comprobar permisos
- 10
Comprobar el seguro
- 11
Inventariar los puntos de corriente
- 12
Hacer el plano
- 13
Fijar los soportes de los puestos
- 14
Publicar la promoción en línea
- 15
Distribuir carteles
2 personas
- 16
Asignar voluntarios
- 17
Confirmar proveedores
- 18
Realizar el pedido de catering
- 19
Reservar técnica
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 23
Recoger productos frescos
2 personas
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Conectar la corriente
2 personas
- 26
Montar las carpas
4 personas
- 27
Montar puestos de mercado
4 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Colgar la iluminación
3 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Colocar la señalización
2 personas
- 32
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 33
Preparar la caja
2 personas
- 34
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 35
Enfriar las bebidas
2 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Preparar aperitivos
3 personas
- 38
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 39
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 40
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 41
Recibir a los expositores
3 personas
- 42
Acompañar a los expositores hasta su lugar
2 personas
- 43
Gestionar el registro de visitantes
2 personas
- 44
Servir el catering
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Reponer café y té
2 personas
- 47
Mantener limpio el buffet
2 personas
- 48
Recoger la basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Apoyar los stands
2 personas
- 51
Organizar el momento fotográfico
- 52
Controlar la música
- 53
Anunciar la hora de finalización
- 54
Despedir a los visitantes
2 personas
- 55
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 56
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
- 57
Guardar el catering en un lugar seguro
2 personas
- 58
Recoger la vajilla
3 personas
- 59
Apagar el equipo
2 personas
- 60
Retirar la decoración
3 personas
- 61
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
- 62
Desmontar las carpas
4 personas
- 63
Retirar los residuos
2 personas
- 64
Limpiar el lugar
3 personas
- 65
Inventariar materiales
2 personas
- 66
Devolver el material prestado
2 personas
- 67
Guardar el stock sobrante
2 personas
- 68
Agradecer a los expositores
- 69
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpa plegablecant. 4
- Puesto de mercadocant. 20
- Mesascant. 12
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 12
- Mesa de caja
- Mesa de inscripción
- Percherocant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Linternas a pilascant. 10
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
Decoración
- Árbol de Navidadcant. 2
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Flores de Pascuacant. 10
- Manteles runnerscant. 12
- Decoración navideña para la mesacant. 12
- Pancartas con nombrescant. 25
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 3
- Pizarrascant. 6
Equipo
- Terminal de pagocant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Portátil
- Teléfono móvilcant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Impresora de recibos para pago con tarjeta
- Soportes para altavocescant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Jarracant. 6
- Termoscant. 6
- Cuencoscant. 20
- Bandejas de serviciocant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 100
- Tazones para sopacant. 80
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 10
- Escobillas de bañocant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de asignar los puestos. Pide a cada emprendedor sus necesidades de espacio, corriente y preferencias dietéticas, y envía el plano definitivo al menos 7 días antes.
- Comprueba la electricidad sobre el plano, no solo durante el montaje. Cuenta los puntos de corriente, mide dónde irán las regletas y los cables alargadores, y deja libres los pasillos y accesos.
- Separa la promoción de la información operativa. Publica carteles y anuncios en línea con antelación, pero manda a los participantes un documento con horarios, puesto asignado, carga y descarga, contacto y normas.
- Reserva proveedores, catering, técnica y seguro antes de entrar en la última semana. Confirma cada servicio por escrito entre 7 y 10 días antes y vuelve a comprobar horarios el día previo.
- Prepara una apertura con responsables concretos: una persona para abrir el recinto, otra para la inscripción y otra para corriente y sonido. Ten terminal de pago, teléfono, linternas a pilas y neveras portátiles listos antes de recibir al primer expositor.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño de emprendedores?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar ubicación, permisos, seguro y participantes. Deja cerrados el plano, los proveedores y la promoción al menos 10 días antes.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercado navideño?
- Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas y hayas recogido las necesidades de cada emprendedor. Envía el plano definitivo entre 7 y 10 días antes para que puedan preparar sus mesas y productos.
- ¿Qué hay que revisar de la electricidad en un mercado navideño?
- Haz un inventario de los puntos de corriente y calcula dónde se usarán guirnaldas, lámparas LED, terminales y sonido. Comprueba cables alargadores y regletas como mínimo 24 horas antes del montaje.
- ¿Cuándo se compran la comida y los productos frescos?
- Prepara las provisiones no perecederas entre 2 y 3 días antes. Recoge los productos frescos el mismo día o como máximo 24 horas antes, según su conservación y el horario del catering.
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