Zo organiseer je een ondernemersbeurs zonder last-minute chaos

Begin met het doel en deelnemersprofiel van de ondernemersbeurs en leg daarna datum, tijden en locatie vast. Werk vervolgens in deze volgorde: standhouders werven, inschrijvingen openen, standindeling maken en het programma invullen. Verzamel technische wensen, dieetwensen en naamkaartgegevens ruim vóór de beurs. De laatste week draait vooral om controleren: bevestigingen, parkeerinformatie, routeborden, apparatuur en materiaal voor de registratiebalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden bevestigen
2
Deelnemersprofiel vastleggen
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Uitnodigingen ontwerpen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Standhouders inschrijven
2 personen
8
Standindeling opstellen
2 personen
9
Programma samenstellen
2 personen
10
Sprekers vastleggen
2 personen
11
Cateringbehoefte berekenen
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Bevestigingen versturen
2 personen
15
Naamkaartgegevens verzamelen
16
Reserveringen maken
17
Promotie op sociale media plaatsen
18
Parkeerinformatie publiceren
19
Standhoudersinstructies versturen
20
Technische wensen verzamelen
21
Naamkaartjes ontwerpen
22
Programma drukken
23
Naamkaartjes drukken
24
Routeborden voorbereiden
2 personen
25
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Catering voorbereiden
3 personen
30
Materialen naar locatie brengen
4 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Entreebalie plaatsen
2 personen
33
Beursvloer markeren
2 personen
34
Standnummers aanbrengen
2 personen
35
Tafels opstellen
4 personen
36
Stoelen plaatsen
3 personen
37
Stands inrichten
6 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Licht en stroom testen
2 personen
40
Presentaties testen
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
3 personen
42
Hapjes klaarzetten
3 personen
43
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
44
Routeborden plaatsen
2 personen
45
Briefing ontvangstteam geven
4 personen
46
Briefing standhouders geven
2 personen

Event

47
Bezoekers registreren
4 personen
48
Naamkaartjes uitreiken
2 personen
49
Bezoekers ontvangen
3 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Standhouders begeleiden
2 personen
52
Programma aankondigen
53
Presentaties begeleiden
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet aanvullen
3 personen
57
Netwerkborrel serveren
4 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
61
Eindbedankje aankondigen
62
Uitchecken van standhouders
2 personen
63
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Standmaterialen afbreken
6 personen
65
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
66
Decoratie verwijderen
3 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Koelboxen legen
2 personen
69
Afval sorteren
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen terugbrengen
4 personen
72
Geleende spullen retourneren
2 personen
73
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
74
Aanwezigheidslijst archiveren
75
Bedankbericht versturen
76
Contactaanvragen doorsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 12
Tafelrokkenaantal 18
Kapstokkenaantal 3
Afzetpalenaantal 8
Registratiebalie

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminal

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Glazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 18
Bloemstukkenaantal 6
Standnummersaantal 30
Kleefgumaantal 6
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 6
Touwaantal 3

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat je de inschrijvingen hebt verwerkt. Houd per stand rekening met tafelruimte, stoelen, stroom en eventuele presentaties; zo voorkom je dat verlengsnoeren en stekkerdozen op de beursdag tekortkomen.
Stuur standhoudersinstructies uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin opbouw- en aankomsttijd, parkeerroute, standafmetingen, beschikbare apparatuur en wie ze bellen bij problemen.
Sluit naamkaartgegevens en dieetwensen 5 tot 7 dagen voor de beurs af. Daarna kun je naamkaartjes, programma’s en cateringhoeveelheden drukken en bestellen zonder telkens opnieuw te moeten rekenen.
Test de presentatieopstelling minstens 1 dag vooraf. Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, draadloze microfoon, speakers en presentatieklikker samen; een losse adapter of lege batterij wordt vaak pas op locatie gemist.
Maak de registratiebalie 30 minuten vóór opening klaar. Leg naamkaartjes alfabetisch, zet de laptop en betaalterminal aan en plaats routeborden vanaf de ingang, zodat bezoekers niet hoeven te zoeken en standhouders direct kunnen starten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemersbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Gebruik de eerste 4 weken voor datum, deelnemersprofiel, locatie en benadering van standhouders; open daarna de inschrijvingen en werk het programma uit.
Wanneer moet je standhouders uitnodigen voor een ondernemersbeurs?: Benader standhouders 10 tot 12 weken vóór de beurs en geef minimaal 3 weken inschrijftijd. Stuur de definitieve instructies vervolgens uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel catering heb je nodig voor een ondernemersbeurs?: Reken voor koffie, thee en water op ongeveer 2 consumpties per bezoeker in de eerste uren, plus een buffer van 10 procent. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je het aanbod en de aantallen nog kunt aanpassen.
Wanneer moet je de techniek voor een ondernemersbeurs controleren?: Verzamel technische wensen uiterlijk 2 weken vooraf en test alle apparatuur minimaal 1 dag voor de beurs. Neem per gebruikte opstelling passende HDMI-kabels, verlengsnoeren en stekkerdozen mee en wijs één technisch aanspreekpunt aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.