Cómo organizar una feria de emprendedores paso a paso

Organizar una feria de emprendedores empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha, el horario y el formato; después confirma a los expositores y abre las inscripciones. Cuando conozcas el número de participantes, podrás distribuir los stands, preparar el programa y calcular el catering. La última semana se centra en instrucciones, tarjetas identificativas, señalización y comprobaciones técnicas, los detalles que más suelen quedar para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios de la feria
2
Registrar el perfil de los participantes
2 personas
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Diseñar invitaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Inscribir a los expositores
2 personas
8
Elaborar la distribución de stands
2 personas
9
Elaborar el programa
2 personas
10
Confirmar ponentes
2 personas
11
Calcular la necesidad de catering
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Enviar confirmaciones
2 personas
15
Recopilar datos para las tarjetas de nombre
16
Hacer reservas
17
Publicar promoción en redes sociales
18
Publicar información de estacionamiento
19
Enviar las instrucciones a los expositores
20
Recopilar necesidades técnicas
21
Diseñar tarjetas de nombre
22
Imprimir el programa
23
Imprimir tarjetas de nombre
24
Preparar señales de ruta
2 personas
25
Recoger material promocional
2 personas
26
Comprobar la lista de la compra
2 personas
27
Hacer la compra
3 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar el catering
3 personas
30
Llevar materiales al lugar
4 personas
31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Colocar el mostrador de entrada
2 personas
33
Marcar el espacio de la feria
2 personas
34
Colocar los números de stand
2 personas
35
Montar mesas
4 personas
36
Colocar las sillas
3 personas
37
Montar los stands
6 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Probar luces y corriente
2 personas
40
Probar presentaciones
2 personas
41
Montar el punto de café
3 personas
42
Preparar los aperitivos
3 personas
43
Preparar el material de registro
2 personas
44
Colocar señales de ruta
2 personas
45
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas
46
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

47
Registrar a los visitantes
4 personas
48
Repartir tarjetas con nombres
2 personas
49
Recibir a los visitantes
3 personas
50
Servir café y té
3 personas
51
Atender a los expositores
2 personas
52
Anunciar el programa
53
Coordinar presentaciones
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer el bufé
3 personas
57
Servir el cóctel de networking
4 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
60
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
61
Anunciar el agradecimiento final
62
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
63
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

64
Desmontar los materiales del stand
6 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Vaciar neveras portátiles
2 personas
69
Clasificar residuos
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Devolver los materiales
4 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Guardar el stock sobrante
2 personas
74
Archivar la lista de asistencia
75
Enviar mensaje de agradecimiento
76
Reenviar solicitudes de contacto

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Faldones para mesascant. 18
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 8
Mostrador de registro

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófono inalámbricocant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavoces móvilescant. 2
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminal de pago

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 10
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 2
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 8
Decoración de mesacant. 18
Arreglos floralescant. 6
Números de standcant. 30
Masilla adhesivacant. 6
Cinta americanacant. 4
Tijerascant. 6
Cuerdacant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Escobillas y recogedorescant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el horario antes de contactar con los expositores. Deja al menos 6 semanas para registrar participantes, enviar invitaciones y resolver cambios.
No diseñes la distribución de stands con estimaciones. Espera a tener las inscripciones confirmadas y reserva espacio para circulación, registro, ponencias y mesas altas.
Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción: electricidad, proyección, micrófono o conexión. Comprueba cada cable, regleta y alargador entre 3 y 5 días antes.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recopila las preferencias dietéticas con la confirmación. Para una recepción de una hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona.
Envía a cada expositor las instrucciones al menos 7 días antes, con acceso, estacionamiento, horario de montaje y ubicación del stand. Prepara la señalización y las tarjetas de nombre como mínimo 2 días antes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de emprendedores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ponentes, captar expositores, cerrar inscripciones y preparar la distribución de stands sin improvisar.
¿Cuándo debo cerrar la inscripción de los expositores?: Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para enviar confirmaciones, recopilar los nombres de las tarjetas, calcular el catering y ajustar el programa.
¿Cuántas bebidas necesito para una feria?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade margen para ponentes y personal. Confirma el número final de asistentes entre 7 y 10 días antes para ajustar neveras, café, té, vasos y tazas.
¿Cuándo envío las instrucciones a los expositores?: Envíalas al menos 7 días antes y vuelve a confirmar los detalles 2 o 3 días antes. Incluye horario de montaje, acceso, estacionamiento, ubicación del stand y necesidades técnicas pendientes.

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