Organiser un salon des entrepreneurs, étape par étape

Un salon des entrepreneurs se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une suite de rendez-vous opérationnels. Commencez par fixer la date, les horaires et le profil des participants avant de contacter les exposants. Ensuite, ouvrez les inscriptions, répartissez les stands et construisez un programme réaliste. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins techniques, les données des badges, la restauration et les consignes pratiques envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires du salon
2
Définir le profil des participants
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Inscrire les exposants
2 personnes
8
Établir la répartition des stands
2 personnes
9
Établir le programme
2 personnes
10
Confirmer les intervenants
2 personnes
11
Calculer les besoins en restauration
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Envoyer les confirmations
2 personnes
15
Collecter les données des badges nominatifs
16
Faire les réservations
17
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
18
Publier les informations de stationnement
19
Envoyer les consignes aux exposants
20
Recueillir les besoins techniques
21
Concevoir les badges nominatifs
22
Imprimer le programme
23
Imprimer les badges nominatifs
24
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
25
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Refroidir les boissons
2 personnes
29
Préparer le service traiteur
3 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
33
Marquer la zone d'exposition
2 personnes
34
Apposer les numéros de stand
2 personnes
35
Installer les tables
4 personnes
36
Installer les chaises
3 personnes
37
Aménager les stands
6 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Tester l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
40
Tester les présentations
2 personnes
41
Mettre en place le point café
3 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
44
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
45
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
46
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

47
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
48
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Encadrer les exposants
2 personnes
52
Annoncer le programme
53
Animer les présentations
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Servir le cocktail réseau
4 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
61
Annoncer le mot de remerciement final
62
Procéder au départ des exposants
2 personnes
63
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

64
Démonter le matériel du stand
6 personnes
65
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Trier les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Rapporter le matériel
4 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Archiver la liste de présence
75
Envoyer un message de remerciement
76
Transmettre les demandes de contact

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 12
Jupes de tableqté 18
Porte-manteauxqté 3
Poteaux de balisageqté 8
Comptoir d'inscription

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminal de paiement

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 8
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Décoration de tableqté 18
Compositions floralesqté 6
Numéros de standqté 30
Pâte adhésiveqté 6
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Cordeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balais à main et pellesqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires avant de solliciter les exposants. Demandez ensuite leurs besoins techniques et leurs contraintes de stand avec une échéance précise, idéalement trois à quatre semaines avant le salon.
Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme provisoire et la liste des exposants sont suffisamment avancés. Prévoyez une relance sept jours avant la clôture pour récupérer les coordonnées manquantes et les besoins alimentaires.
Répartissez les stands avant d’imprimer les badges et le programme. Gardez un plan à jour avec les tables, chaises, tables hautes et comptoir d’inscription afin d’éviter des déplacements de dernière minute.
Traitez la technique comme un contrôle séparé : vidéoprojecteur, écran, câbles HDMI, rallonges, multiprises, micro sans fil et enceintes doivent être testés sur place au moins la veille.
Envoyez les consignes pratiques aux exposants avant leur arrivée : horaires d’installation, accès, stationnement, emplacement du stand et matériel fourni. Préparez aussi les panneaux de direction et les badges nominatifs avant le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des entrepreneurs ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, ouvrir les inscriptions, construire le programme et réserver la restauration. Ajoutez une semaine de marge pour les confirmations, les badges et les tests techniques.
Quand faut-il envoyer les invitations à un salon des entrepreneurs ?: Envoyez une première invitation environ 6 semaines avant l’événement, puis une relance 10 à 14 jours avant la clôture des inscriptions. Une dernière confirmation peut partir 3 à 5 jours avant le salon avec les horaires, l’accès et le stationnement.
Combien de temps avant faut-il confirmer les besoins alimentaires ?: Demandez les allergies, régimes et restrictions au moment de l’inscription, puis consolidez les réponses au plus tard 10 jours avant le salon. Transmettez ensuite un nombre final au prestataire de restauration.
Quand imprimer les badges et le programme ?: Fermez la collecte des données de badges 5 à 7 jours avant l’événement. Imprimez les badges nominatifs et le programme après cette vérification, en gardant quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.

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