Unternehmermesse organisieren: der praktische Ablauf
Eine Unternehmermesse gelingt, wenn Aussteller, Programm und Besucherinformationen früh zusammenpassen. Starte mit Termin, Zielgruppe und erwarteter Teilnehmerzahl, bevor du Einladungen verschickst oder die Standaufteilung planst. Danach folgen Anmeldungen, Technik, Catering und die Unterlagen für den Messetag. Plane feste Fristen ein: Fehlende technische Angaben oder Ernährungswünsche werden kurz vor der Veranstaltung schnell zum Engpass.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messetermin und -zeiten bestätigen
- 2
Teilnehmerprofil erfassen
2 Personen
- 3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 4
Einladungen gestalten
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Aussteller anmelden
2 Personen
- 8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 9
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 10
Referenten festlegen
2 Personen
- 11
Cateringbedarf berechnen
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Bestätigungen versenden
2 Personen
- 15
Namensschilddaten sammeln
- 16
Reservierungen vornehmen
- 17
Werbung in sozialen Medien posten
- 18
Parkinformationen veröffentlichen
- 19
Anweisungen an Standbetreiber versenden
- 20
Technische Anforderungen sammeln
- 21
Namensschilder entwerfen
- 22
Programm drucken
- 23
Namensschilder drucken
- 24
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Werbematerial sammeln
2 Personen
- 26
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Getränke kühlen
2 Personen
- 29
Catering vorbereiten
3 Personen
- 30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
- 31
Location öffnen
2 Personen
- 32
Eingangstheke aufstellen
2 Personen
- 33
Messefläche markieren
2 Personen
- 34
Standnummern anbringen
2 Personen
- 35
Tische aufstellen
4 Personen
- 36
Stühle aufstellen
3 Personen
- 37
Stände einrichten
6 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 39
Licht und Strom testen
2 Personen
- 40
Präsentationen testen
2 Personen
- 41
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 42
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 43
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
- 44
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 45
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
- 46
Standaussteller briefen
2 Personen
Event
- 47
Besucher registrieren
4 Personen
- 48
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 49
Besucher empfangen
3 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 51
Standbetreiber betreuen
2 Personen
- 52
Programm ankündigen
- 53
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Buffet auffüllen
3 Personen
- 57
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Toiletten kontrollieren
- 60
Besucherfragen beantworten
2 Personen
- 61
Abschiedsdank ankündigen
- 62
Auschecken der Standbetreiber
2 Personen
- 63
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 64
Messestandmaterial abbauen
6 Personen
- 65
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
3 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Kühlboxen leeren
2 Personen
- 69
Abfall trennen
3 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Materialien zurückbringen
4 Personen
- 72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 74
Anwesenheitsliste archivieren
- 75
Dankesnachricht versenden
- 76
Kontaktanfragen weiterleiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 12
- TischröckeAnz. 18
- KleiderständerAnz. 3
- AbsperrpfostenAnz. 8
- Registrierungstheke
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- PräsentationsklickerAnz. 2
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Kartenterminal
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- GläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 180
- ServiertablettsAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 10
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 2
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- KüchentücherAnz. 12
Dekoration
- BannerAnz. 6
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 18
- BlumenarrangementsAnz. 6
- StandnummernAnz. 30
- KlebestiftAnz. 6
- GewebeklebebandAnz. 4
- SchereAnz. 6
- SeilAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst Messetermin und Öffnungszeiten fest und erfasse das Teilnehmerprofil. So kannst du Aussteller gezielt ansprechen und die Größe von Raum, Standflächen und Catering realistisch planen.
- Öffne das Anmeldeformular, bevor du Einladungen verschickst, und setze eine klare Anmeldefrist. Verschicke Bestätigungen zeitnah und sammle Namensschilddaten separat, damit am Empfang keine Listen nachbearbeitet werden müssen.
- Fordere technische Anforderungen der Standbetreiber spätestens 14 Tage vor der Messe an. Frage konkret nach Strombedarf, Präsentationen und Anschlüssen; HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Beamer und Mikrofon lassen sich am Veranstaltungstag nur schwer ersetzen.
- Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Aussteller zugesagt haben, und sende anschließend genaue Aufbau- und Anreisehinweise. Veröffentliche außerdem Parkinformationen und bereite Routenschilder vor, damit Besucher und Standbetreiber den Eingang ohne Rückfragen finden.
- Berechne Catering nach bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Plane neben Kaffee und Wasser auch ausreichend Tassen, Gläser, Teller und Besteck ein; fehlendes Serviergeschirr fällt meist erst beim Aufbau auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Unternehmermesse organisieren?
- Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Messetermin. In den ersten zwei Wochen legst du Termin, Zielgruppe und Teilnehmerprofil fest; danach folgen Ausstellerakquise, Anmeldung und Programm.
- Wann sollte man Aussteller für eine Unternehmermesse einladen?
- Sprich Aussteller spätestens 10 bis 12 Wochen vorher an. Gib ihnen mindestens 14 Tage für die Rückmeldung und setze die technische Bedarfserfassung etwa 14 Tage vor der Messe als feste Frist.
- Wie viele Aussteller passen auf eine Unternehmermesse?
- Das hängt von Raumgröße und Standaufteilung ab, nicht nur von der erwarteten Besucherzahl. Plane pro Aussteller mindestens die benötigte Tisch- und Präsentationsfläche ein und halte zusätzlich Wege, Registrierungstheke und Sitzbereiche frei.
- Wann muss das Catering für eine Unternehmermesse bestellt werden?
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung und bestätige danach die Mengen. Eine vorläufige Berechnung kannst du früher machen, aber die endgültige Bestellung sollte auf den bestätigten Anmeldungen beruhen.
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