Zo organiseer je een ondernemersbeurs zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en gewenste capaciteit; die bepalen de indeling, het aantal exposantentafels en de techniek. Werk daarna de exposantenlijst, standplaatsen en het programma uit, zodat uitnodigingen en aanmeldingen dezelfde informatie bevatten. Verzamel dieetwensen, presentaties, logo’s en techniekbehoeften ruim voor de beursdag. In de laatste week draait alles om bevestigingen, printwerk, leveringen, registratie en een duidelijke taakverdeling op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Beursindeling uitwerken
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Exposanten benaderen
2 personen
7
Sprekers bevestigen
8
Programma opstellen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Exposanteninformatie versturen
12
Sponsorenlogo's verzamelen
13
Promotiebericht publiceren
14
Reserveringen maken
15
Cateringbestelling plaatsen
16
Techniekbehoeften inventariseren
2 personen
17
Presentaties verzamelen
18
Standplaatsen toewijzen
2 personen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Bewegwijzering ontwerpen
21
Printwerk uitvoeren
2 personen
22
Vrijwilligers indelen
23
Leveringen bevestigen
24
Registratielijst afdrukken
25
Materialen verzamelen
3 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Catering controleren
2 personen
28
Dozen per stand labelen
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Leveringen ontvangen
3 personen
31
Registratiebalie opbouwen
2 personen
32
Exposantentafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Stands nummeren
2 personen
35
Exposanten ontvangen
3 personen
36
Standmaterialen uitdelen
2 personen
37
Presentatieruimte inrichten
3 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Bewegwijzering ophangen
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
42
Hapjes voorbereiden
3 personen
43
Naamkaartjes sorteren
2 personen
44
Briefing serviceteam geven
2 personen
45
Briefing exposanten geven
2 personen
46
Registratiebalie bemannen
2 personen
47
Bezoekers verwelkomen
3 personen
48
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Presentaties begeleiden
2 personen
51
Catering serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Fotomomenten verzorgen
57
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
58
Afsluitingswoord verzorgen
59
Exposanten uitchecken
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

61
Standmaterialen verzamelen
4 personen
62
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
70
Exposantenbedankingen versturen
71
Bezoekersmail versturen
72
Foto's archiveren
73
Declaraties verzamelen
74
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Exposantentafelsaantal 24
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 160
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 32
Plantenaantal 12
Slingersaantal 8
Naambordhoudersaantal 30
Logo postersaantal 30
Fotowand

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Oplaadstationsaantal 3
Presentatieklikkersaantal 2
Koelboxenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudkannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Openersaantal 6
Serveerschalenaantal 16

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursindeling vast voordat je standplaatsen toewijst. Houd naast exposantentafels ook ruimte vrij voor de registratiebalie, buffettafels, stoelen, looproutes en een eventuele fotowand.
Bevestig exposanten uiterlijk twee weken vooraf met hun standplaats, opbouwtijd, programma-informatie en aanleverdeadline voor presentaties en logo’s. Zo voorkom je last-minute wijzigingen in bewegwijzering en printwerk.
Maak één overzicht van alle techniekbehoeften: laptop, projector, projectiescherm, speakers, microfoons, microfoonstandaards, stekkerdozen en verlengkabels. Test de presentaties en het geluid minimaal één keer vóór de opening.
Sluit aanmeldingen enkele dagen voor de beurs af en verwerk dieetwensen direct in de cateringbestelling. Print daarna de registratielijst, naamkaartjes en bewegwijzering; wijzigingen op de ochtend zelf kosten onnodig tijd.
Plan op de beursdag een korte briefing voor vrijwilligers vóór de eerste bezoeker binnenkomt. Wijs iemand aan voor registratie, iemand voor exposanten en iemand voor techniek, en controleer tegelijk leveringen, oplaadstations, afvalbakken en waterkannen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ondernemersbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Plan de locatie, exposantenbenadering en het programma eerst; reserveringen, catering en printwerk volgen daarna.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een ondernemersbeurs?: Benader exposanten ongeveer 8 weken voor de beurs en geef een duidelijke aanmeldtermijn van 2 tot 3 weken. Stuur de definitieve standplaats en praktische informatie uiterlijk 2 weken vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een ondernemersbeurs?: Reserveer minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, bewegwijzering, techniek en catering. Laat exposanten eerder komen als zij eigen presentatiemateriaal of extra apparatuur meenemen.
Wanneer bestel je catering voor een ondernemersbeurs?: Plaats de cateringbestelling ongeveer 10 dagen vooraf en sluit dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de beurs af. Controleer één dag van tevoren de aantallen, levertijd, buffettafels, servies en drankvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.