Eine Unternehmermesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Unternehmermesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Datum, Ort und Messeaufteilung, bevor du Aussteller einlädst oder das Programm veröffentlichst. Danach folgen Anmeldungen, Standplätze, Referenten, Technik, Catering und Beschilderung. Plane feste Fristen ein: Viele Angaben kommen erst spät, etwa Logos, Präsentationen, Ernährungswünsche oder der konkrete Technikbedarf.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Messeaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Aussteller kontaktieren
2 Personen
- 7
Referenten bestätigen
- 8
Programm erstellen
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Ausstellerinformationen versenden
- 12
Sponsorenlogos sammeln
- 13
Werbebeitrag veröffentlichen
- 14
Reservierungen vornehmen
- 15
Cateringbestellung aufgeben
- 16
Technikbedarf erfassen
2 Personen
- 17
Präsentationen sammeln
- 18
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Beschilderung entwerfen
- 21
Drucksachen erstellen
2 Personen
- 22
Freiwillige einteilen
- 23
Lieferungen bestätigen
- 24
Registrierungsliste drucken
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Catering prüfen
2 Personen
- 28
Kisten pro Stand beschriften
2 Personen
Event
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 31
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 32
Ausstellertische aufstellen
4 Personen
- 33
Stühle aufstellen
3 Personen
- 34
Stände nummerieren
2 Personen
- 35
Aussteller empfangen
3 Personen
- 36
Standmaterialien verteilen
2 Personen
- 37
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
- 38
Beschallungsanlage testen
2 Personen
- 39
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 42
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 43
Namenskarten sortieren
2 Personen
- 44
Briefing für das Serviceteam geben
2 Personen
- 45
Aussteller briefen
2 Personen
- 46
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 47
Besucher begrüßen
3 Personen
- 48
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 49
Eröffnungsrede halten
- 50
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 51
Catering ausgeben
3 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 54
Mülleimer leeren
2 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
- 56
Fotomomente organisieren
- 57
Networking-Event betreuen
3 Personen
- 58
Schlusswort übernehmen
- 59
Aussteller auschecken
2 Personen
- 60
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 62
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 63
Geräte ausschalten
2 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Catering aufräumen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Location reinigen
4 Personen
- 68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 69
Restbestand einlagern
2 Personen
- 70
Dankeschön an Aussteller versenden
- 71
Besucher-E-Mail versenden
- 72
Fotos archivieren
- 73
Abrechnungen sammeln
- 74
Anmeldedaten archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Aussteller-TischeAnz. 24
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- Registrierungstheke
- BuffetischeAnz. 4
- BarhockerAnz. 8
- AbfallbehälterAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 160
- TellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 140
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 32
- PflanzenAnz. 12
- GirlandenAnz. 8
- NamensschildhalterAnz. 30
- Logo-PosterAnz. 30
- Fotowand
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermokannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- MessbecherAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 6
- ServierschalenAnz. 16
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Messeaufteilung fest, bevor du die Ausstellerliste versendest. Weise jedem Standplatz eine eindeutige Nummer zu und dokumentiere, wie viele Tische und Stühle dort stehen.
- Setze für Ausstellerinformationen eine Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen vor der Messe. Fordere dabei Logos, Präsentationen, Strombedarf und besondere Aufbauwünsche gemeinsam an.
- Sammle Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Termin und gib die Cateringbestellung danach auf. So kannst du Portionszahlen und Sonderkost noch anpassen, statt am Veranstaltungstag nachzubestellen.
- Plane die Technik nicht erst beim Aufbau. Prüfe mindestens 7 Tage vorher Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer und Verlängerungskabel; teste die Präsentationen einmal mit dem vorhandenen Gerät.
- Drucke Registrierungsliste und Namensschilder am Vortag und packe sie getrennt vom übrigen Material ein. Am Eingang sollten Registrierungstheke, Namensschildhalter und ein klar sichtbarer Ablauf bereits vor dem ersten Gast bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man eine Unternehmermesse organisieren?
- Beginne etwa 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Messeaufteilung und Ausstellerliste. Einladungen und das Anmeldeformular sollten spätestens 8 bis 10 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
- Wann muss man Aussteller für eine Unternehmermesse anschreiben?
- Schicke die erste Einladung 8 bis 10 Wochen vor der Messe. Bitte bestätigte Aussteller spätestens 14 Tage vorher um Logos, Präsentationen, Technikbedarf und Aufbauinformationen.
- Wie viele Tage vorher muss man das Catering bestellen?
- Gib die Cateringbestellung ungefähr 10 Tage vor der Messe auf, nachdem die Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Plane zusätzlich eine kleine Reserve für kurzfristige Anmeldungen ein.
- Wann sollte man die Technik für eine Unternehmermesse testen?
- Erfasse den Technikbedarf spätestens 3 Wochen vorher und führe den vollständigen Test 7 Tage vor der Messe durch. Prüfe dabei auch Präsentationen, Mikrofone, Lautsprecher, Projektor und Verlängerungskabel.
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