Cómo organizar una feria de emprendedores paso a paso

Organizar una feria de emprendedores empieza mucho antes de montar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, define la distribución y confirma cuántos expositores y ponentes participarán. Después ordena las inscripciones, el programa, la comunicación y las necesidades técnicas. La mayoría de los problemas aparecen en la última semana: faltan logotipos, presentaciones, cables, identificaciones o información clara para los expositores.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Desarrollar la distribución de la feria
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Contactar a los expositores
2 personas
7
Confirmar ponentes
8
Elaborar el programa
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar información a los expositores
12
Recopilar los logotipos de los patrocinadores
13
Publicar mensaje promocional
14
Hacer reservas
15
Realizar el pedido de catering
16
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
17
Recopilar las presentaciones
18
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Diseñar la señalización
21
Realizar impresión
2 personas
22
Asignar voluntarios
23
Confirmar entregas
24
Imprimir la lista de registro
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Comprobar el catering
2 personas
28
Etiquetar las cajas por stand
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Recibir entregas
3 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas
32
Montar las mesas de los expositores
4 personas
33
Colocar las sillas
3 personas
34
Numerar los stands
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Repartir materiales del stand
2 personas
37
Preparar el espacio de presentación
3 personas
38
Probar el sistema de sonido
2 personas
39
Colgar señalización
2 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar aperitivos
3 personas
43
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
44
Dar la briefing al equipo de servicio
2 personas
45
Dar briefing a los expositores
2 personas
46
Atender la mesa de registro
2 personas
47
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
48
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
49
Dar el discurso de apertura
50
Coordinar presentaciones
2 personas
51
Servir el catering
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Reponer el bufé
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Organizar los momentos fotográficos
57
Guiar el cóctel de networking
3 personas
58
Hacer el discurso de clausura
59
Registrar a los expositores
2 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

61
Reunir materiales del stand
4 personas
62
Desmontar mesas y sillas
4 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger el catering
3 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Guardar el stock restante
2 personas
70
Enviar agradecimientos a los expositores
71
Enviar correo a los visitantes
72
Archivar fotos
73
Recoger los gastos
74
Archivar datos de inscripción

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de expositorescant. 24
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Mantelescant. 32
Plantascant. 12
Guirnaldascant. 8
Portanombrescant. 30
Pósters con logocant. 30
Photowall

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 2
Neveras portátilescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Jarras térmicascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Abrebotellascant. 6
Bandejas de servircant. 16

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la distribución con al menos 6 semanas de antelación. Así puedes saber cuántas mesas de expositores, sillas y tomas eléctricas necesitas antes de abrir las inscripciones.
Pide a cada expositor sus datos, logotipo y necesidades técnicas en el formulario de inscripción. Establece una fecha límite de 10 a 14 días antes de la feria para evitar cambios de última hora.
Envía a los expositores un documento único con horarios, ubicación del puesto, programa, normas de montaje y contactos. Reenvíalo 3 días antes del evento junto con la hora exacta de llegada.
Prepara el programa cuando estén confirmados los ponentes y recopila sus presentaciones al menos 5 días antes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos el día anterior.
Calcula el registro y la atención del público por franjas horarias, no solo por el total de asistentes. Coloca el mostrador de registro, la lista impresa, las tarjetas de nombre y la señalización antes de que llegue el primer expositor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de emprendedores?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero la fecha y el espacio, y deja las últimas 2 semanas para confirmar expositores, ponentes, catering, entregas y equipo técnico.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los expositores?: Ábrelas aproximadamente 5 semanas antes y fija el cierre entre 10 y 14 días antes de la feria. Ese margen permite asignar puestos, preparar identificaciones y enviar la información definitiva.
¿Cuándo se debe confirmar el catering de una feria?: Confirma el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una cifra bastante estable de asistentes y las preferencias dietéticas recopiladas. Revisa la entrega y el montaje 24 horas antes.
¿Cuándo hay que probar el equipo técnico?: Haz una prueba completa el día anterior y una comprobación rápida 60 minutos antes de abrir. Revisa proyector, pantalla, portátil, altavoces, micrófonos, regletas y cables alargadores.

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