Organiser un salon des entrepreneurs, étape par étape

Un salon des entrepreneurs se prépare d’abord comme un parcours visiteur, puis comme une suite de livrables à verrouiller. Commencez par confirmer la date et le lieu, dessinez le plan des espaces et fixez le nombre d’exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, coordonnez les intervenants, le programme, les besoins techniques et le traiteur. Les dernières semaines servent surtout à attribuer les emplacements, préparer les badges, imprimer la signalétique et vérifier chaque livraison.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Contacter les exposants
2 personnes
7
Confirmer les intervenants
8
Élaborer le programme
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux exposants
12
Rassembler les logos des sponsors
13
Publier le message promotionnel
14
Faire les réservations
15
Passer la commande traiteur
16
Recenser les besoins techniques
2 personnes
17
Rassembler les présentations
18
Attribuer les emplacements
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Concevoir la signalétique
21
Réalisation des impressions
2 personnes
22
Répartir les bénévoles
23
Confirmer les livraisons
24
Imprimer la liste d'inscription
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Faire les courses
2 personnes
27
Vérifier le catering
2 personnes
28
Étiqueter les cartons par stand
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
32
Installer les tables des exposants
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Numéroter les stands
2 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Distribuer les supports de stand
2 personnes
37
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Installer la signalétique
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Préparer les en-cas
3 personnes
43
Trier les badges nominatifs
2 personnes
44
Faire le briefing de l’équipe de service
2 personnes
45
Faire le briefing des exposants
2 personnes
46
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
47
Accueillir les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les badges
2 personnes
49
Faire le discours d’ouverture
50
Animer les présentations
2 personnes
51
Servir le service traiteur
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Gérer les moments photo
57
Animer le cocktail networking
3 personnes
58
Préparer le discours de clôture
59
Faire le départ des exposants
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

61
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
62
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Envoyer les remerciements aux exposants
71
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
72
Archiver les photos
73
Collecter les notes de frais
74
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables des exposantsqté 24
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 160
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Nappesqté 32
Plantesqté 12
Guirlandesqté 8
Porte-nomsqté 30
Affiches du logoqté 30
Mur photo

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Stations de rechargeqté 3
Cliques de présentationqté 2
Glacièresqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4
Ouvre-bouteillesqté 6
Plateaux de serviceqté 16

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan du salon avant d’attribuer les stands : prévoyez les tables exposants, l’accueil, le buffet, les chaises et des passages assez larges pour éviter de déplacer le mobilier le matin même.
Ouvrez les inscriptions après avoir défini les informations indispensables à recueillir. Demandez notamment les besoins alimentaires et utilisez la liste imprimée des inscrits pour accélérer l’accueil le jour J.
Fixez une date limite pour les exposants : logos, présentations, besoins électriques et matériel audiovisuel doivent être reçus assez tôt pour préparer les impressions et les tests techniques.
Ne gardez pas la signalétique pour la veille. Préparez les affiches, porte-noms, logos sponsors et indications des stands après l’attribution des emplacements, afin d’éviter les corrections de dernière minute.
Confirmez chaque livraison séparément au cours de la dernière semaine : mobilier, traiteur, impressions, matériel de projection, microphones, rallonges et multiprises. Une vérification sur place la veille permet de repérer les oublis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des entrepreneurs ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants et intervenants. Les 2 dernières semaines doivent être réservées aux confirmations, aux impressions, aux badges et aux contrôles logistiques.
Quand ouvrir les inscriptions à un salon des entrepreneurs ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant l’événement, une fois la date, le lieu et les premières informations du programme confirmés. Fixez une date de clôture 7 à 10 jours avant le salon pour finaliser l’accueil et le traiteur.
Quand attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les emplacements 2 à 3 semaines avant le salon, après avoir reçu les besoins techniques et les éléments de communication. Vous pourrez alors finaliser les porte-noms, la signalétique et le plan remis aux participants.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des entrepreneurs ?: La veille, contrôlez le mobilier, l’accueil, les badges, les impressions, les branchements, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones. Vérifiez aussi que le traiteur, les boissons et les livraisons sont confirmés, puis préparez la liste des inscrits.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.