Zo organiseer je een Oktoberfest zonder last-minute stress

Begin met het aantal gasten, de datum en de locatie; die keuzes bepalen hoeveel bierpullen, zitplaatsen, koeling en eten je nodig hebt. Leg daarna materiaal en leveranciers vast, voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en vertaal die naar je menu en allergenenlijst. Plan ten slotte de opbouw, koeling en serveermomenten: vooral aardappelsalade, rodekool, pretzels en warme gerechten vragen voorbereiding op verschillende momenten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Budget en bezoekersaantal bepalen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanmeldingen bevestigen
7
Weersverwachting controleren
8
Reserveringen voor materiaal maken
9
Reservering en levering bevestigen
10
Leveranciers bellen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Allergenenlijst opstellen
13
Indeling van de locatie maken
2 personen
14
Menu en serveermomenten bepalen
2 personen
15
Muzieklijst samenstellen
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
18
Droge boodschappen sorteren
2 personen
19
Vlees en zuivel gekoeld bewaren
2 personen
20
Pretzels en brood klaarzetten
2 personen
21
Aardappelen en eieren koken
2 personen
22
Aardappelsalade voorbereiden
3 personen
23
Rodekool voorbereiden
2 personen
24
Sauzen en dips portioneren
2 personen
25
Servies en bestek sorteren
2 personen
26
Locatie en toiletten controleren
2 personen
27
Tafels en banken opstellen
4 personen
28
Buffettafels plaatsen
2 personen
29
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Bierkransen en vlaggen plaatsen
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
34
Muziek en microfoon testen
2 personen
35
Buffetgerechten afmaken
4 personen
36
Worstjes voorbereiden
3 personen
37
Warmhoudbakken vullen
2 personen
38
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
39
Allergenenkaart plaatsen
40
Toiletten bevoorraden
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Welkomsttafel inrichten
2 personen
43
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

44
Gasten ontvangen
3 personen
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Bier en frisdrank schenken
3 personen
47
Hapjes uitserveren
3 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet serveren
4 personen
51
Warm eten bijvullen
3 personen
52
Gebruikt servies ophalen
2 personen
53
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
54
Muziek en programma begeleiden
2 personen
55
Oktoberfestspellen begeleiden
2 personen
56
Dessert en koffie serveren
3 personen
57
Laatste ronde aankondigen
58
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

59
Dranken afsluiten en tellen
2 personen
60
Voedsel veilig koelen
2 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Keuken schoonmaken
3 personen
64
Tafels en banken afnemen
3 personen
65
Locatie vegen en dweilen
3 personen
66
Versiering verwijderen
3 personen
67
Materiaal demonteren
4 personen
68
Geleend materiaal reinigen
3 personen
69
Materiaal retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen
71
Koelkasten leegmaken
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Borg en emballage afhandelen
74
Facturen en bonnetjes verzamelen
75
Locatie definitief opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Bierbankenaantal 16
Buffettafelsaantal 4
Barkast
Klapstoelenaantal 12

Servies

Bierpullenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Blauw-witte vlaggetjesaantal 6
Oktoberfestbannersaantal 4
Duitse vlaggenaantal 6
Ruitvormige slingersaantal 8
Bierkransdecoratieaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menubordenaantal 4
Krijtbordstiftenaantal 6
Naamkaartjesaantal 90

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Flessenopenersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 6
Buitenlampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de indeling voordat je tafels en apparatuur reserveert. Reken op aparte plekken voor bierpullen en waterglazen, een buffet met serveerschalen en voldoende loopruimte tussen biertafels en buffettafels.
Regel koeling niet pas op de dag zelf. Reserveer koelkasten of koelboxen voor dranken en houd vlees en zuivel apart gekoeld; bevestig levering en aansluiting uiterlijk enkele dagen vooraf.
Verzamel dieetwensen meteen met de aanmelding en maak daar één allergenenlijst van. Zet die bij het menu, zodat niemand tijdens het serveren hoeft te raden wat in een gerecht of saus zit.
Werk met serveermomenten in plaats van alles tegelijk klaar te zetten. Kook aardappelen en eieren vooraf, bereid aardappelsalade en rodekool op tijd en houd warme onderdelen in warmhoudbakken.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf wanneer je buiten zit. Leg dan vast waar je tafels, barbecue, gasflessen en decoratie komen te staan en welke onderdelen naar binnen kunnen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een Oktoberfest organiseren?: Leg datum, locatie, budget en bezoekersaantal minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Reserveer tafels, banken, koeling, barbecue en warmhoudbakken zodra je het verwachte aantal gasten kent. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor het feest een bruikbaar aantal aanmeldingen hebt.
Hoeveel bierpullen en zitplaatsen heb ik nodig voor een Oktoberfest?: Voorzie per aangemelde gast één zitplaats en minimaal één bierpul, plus ongeveer 10 procent extra voor breuk, verlies of een wissel tijdens het feest. Stem het aantal bierbanken en klapstoelen af op je indeling; houd bij buffettafels ruimte vrij voor het opscheppen en niet alleen voor zitplaatsen.
Wanneer moet ik eten en drinken voorbereiden voor een Oktoberfest?: Zet dranken en gekoelde producten uiterlijk de dag ervoor koud. Bereid aardappelen, eieren, aardappelsalade en rodekool bij voorkeur de dag ervoor; zet pretzels, brood, sauzen en dips op de feestdag klaar volgens de geplande serveermomenten. Warm gerechten pas kort voor het eten op.
Waar gaat de organisatie van een Oktoberfest meestal mis?: Meestal worden koeling, materiaalbevestiging en dieetwensen te laat geregeld. Bevestig reserveringen en levering uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, controleer de allergenenlijst vóór het boodschappen doen en tel servies, bestek en glazen opnieuw zodra alles op locatie staat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.