Cómo organizar un Oktoberfest sin que falte nada

Un Oktoberfest necesita más que cerveza y decoración azul y blanca: hay que coordinar invitados, frío, comida caliente y espacio para sentarse. Empieza fijando fecha, lugar, presupuesto y número de asistentes; después confirma las inscripciones y sus preferencias dietéticas. Reserva con tiempo las mesas, bancos, neveras y equipos de servicio. La víspera deja listas las bebidas, los alimentos secos y parte de la comida, para que el día del evento solo tengas que rematar, servir y controlar las temperaturas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir el presupuesto y el número de visitantes
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar inscripciones
7
Comprobar el pronóstico del tiempo
8
Hacer reservas de material
9
Confirmar reserva y entrega
10
Llamar a los proveedores
11
Comprobar la lista de la compra
2 personas
12
Elaborar la lista de alérgenos
13
Organizar la distribución del lugar
2 personas
14
Definir el menú y los momentos de servicio
2 personas
15
Elaborar la lista de canciones
16
Hacer la compra
3 personas
17
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
18
Clasificar los alimentos secos
2 personas
19
Mantener la carne y los lácteos refrigerados
2 personas
20
Preparar los pretzels y el pan
2 personas
21
Cocer patatas y huevos
2 personas
22
Preparar la ensalada de patatas
3 personas
23
Preparar la lombarda
2 personas
24
Porcionar las salsas y dips
2 personas
25
Clasificar la vajilla y los cubiertos
2 personas
26
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
27
Montar mesas y bancos
4 personas
28
Colocar mesas de buffet
2 personas
29
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colocar las coronas de cerveza y las banderas
2 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Conectar el equipo de música
2 personas
34
Probar la música y el micrófono
2 personas
35
Terminar los platos del bufé
4 personas
36
Preparar las salchichas
3 personas
37
Llenar los recipientes de mantenimiento en caliente
2 personas
38
Preparar bebidas y vasos
3 personas
39
Colocar la carta de alérgenos
40
Abastecer los baños
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
43
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

44
Recibir a los invitados
3 personas
45
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
46
Servir cerveza y refrescos
3 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Abrir el buffet
2 personas
50
Servir el bufé
4 personas
51
Reponer comida caliente
3 personas
52
Recoger la vajilla usada
2 personas
53
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
54
Coordinar la música y el programa
2 personas
55
Dirigir los juegos de Oktoberfest
2 personas
56
Servir el postre y el café
3 personas
57
Anunciar la última ronda
58
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas

Seguimiento

59
Cerrar y contar las bebidas
2 personas
60
Enfriar los alimentos de forma segura
2 personas
61
Recoger la basura
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar la cocina
3 personas
64
Limpiar mesas y bancos
3 personas
65
Barrer y fregar el recinto
3 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Desmontar el material
4 personas
68
Limpiar el material prestado
3 personas
69
Devolver el material
2 personas
70
Repartir la comida sobrante
2 personas
71
Vaciar los refrigeradores
2 personas
72
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
73
Gestionar la fianza y los envases retornables
74
Recopilar facturas y recibos
75
Entregar el recinto definitivamente
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 8
Bancos de cervezacant. 16
Mesas de buffetcant. 4
Armario de bar
Sillas plegablescant. 12

Vajilla

Jarras de cervezacant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 100
Platos de postrecant. 90
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Guirnaldas azul y blancocant. 6
Banners de Oktoberfestcant. 4
Banderas alemanascant. 6
Guirnaldas en forma de rombocant. 8
Decoración de corona de cervezacant. 4
Mantelescant. 12
Porta-servilletascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Carteles del menúcant. 4
Rotuladores para pizarracant. 6
Tarjetas de nombrecant. 90

Equipo

Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Barbacoa de gascant. 2
Botellas de gascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Termoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de cocinacant. 6
Bandejas de aluminiocant. 12
Guantes de hornocant. 4
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Contenedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 3

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de invitados al menos 7 días antes y anota por separado las alergias y preferencias dietéticas. Usa ese número para calcular vajilla, bancos, bebidas y raciones sin comprar a ciegas.
Reserva el mobiliario y el material con 2 o 3 semanas de antelación. Confirma la entrega unos días antes, sobre todo si necesitas mesas y bancos de cerveza, neveras o bandejas para mantener la comida caliente.
Refrigera las bebidas desde el día anterior y mantén carne y lácteos fríos hasta el momento de prepararlos. Las bebidas que no quepan en las neveras deben pasar a neveras portátiles con hielo.
Prepara la ensalada de patatas, la lombarda, las salsas y los huevos con antelación, pero deja los pretzels y el pan para el mismo día. Coloca carteles del menú y una lista de alérgenos antes de abrir el buffet.
Distribuye primero las mesas y bancos de cerveza, después el buffet y el bar, dejando pasillos despejados. Comprueba la previsión meteorológica 24 horas antes y ten un plan alternativo si el espacio exterior no se puede utilizar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Oktoberfest?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes: fija el lugar, el presupuesto y el número previsto de asistentes, y reserva el material. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para ajustar compras y cantidades.
¿Cuánta cerveza necesito para un Oktoberfest?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 bebida por hora adicional. Añade agua y bebidas sin alcohol según las preferencias registradas, y mantén una parte refrigerada desde el día anterior.
¿Qué comida se puede preparar el día anterior para un Oktoberfest?: Puedes preparar el día anterior la ensalada de patatas, la lombarda, los huevos y las salsas. Guarda carne y lácteos refrigerados, y prepara los pretzels y el pan el mismo día para que conserven mejor su textura.
¿Cuándo debo comprobar el tiempo para un Oktoberfest al aire libre?: Haz una primera comprobación 48 horas antes y vuelve a revisar la previsión 24 horas antes. Si el tiempo cambia, reorganiza mesas, buffet y equipos antes de que llegue el primer invitado.

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