Organiser un Oktoberfest : la méthode, de la préparation au service

Un Oktoberfest se prépare d’abord comme un repas à horaires précis, puis comme une fête de brasserie. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et le nombre d’invités avant de réserver le mobilier, le matériel et les boissons. Ensuite, verrouille les inscriptions, les allergies et le menu, puis organise les achats et le stockage au froid. Le jour J, installe les tables, le buffet et le bar avant de lancer le service des plats et des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le budget et le nombre de visiteurs
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Vérifier les prévisions météo
8
Faire les réservations pour le matériel
9
Confirmer la réservation et la livraison
10
Appeler les fournisseurs
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Établir la liste des allergènes
13
Créer l’agencement du lieu
2 personnes
14
Déterminer le menu et les horaires de service
2 personnes
15
Composer la playlist
16
Faire les courses
3 personnes
17
Stocker les boissons au frais
2 personnes
18
Trier les produits secs
2 personnes
19
Conserver la viande et les produits laitiers au frais
2 personnes
20
Préparer les bretzels et le pain
2 personnes
21
Faire cuire les pommes de terre et les œufs
2 personnes
22
Préparer la salade de pommes de terre
3 personnes
23
Préparer le chou rouge
2 personnes
24
Portionner les sauces et les dips
2 personnes
25
Trier la vaisselle et les couverts
2 personnes
26
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
27
Installer les tables et les bancs
4 personnes
28
Installer les tables du buffet
2 personnes
29
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer les guirlandes et drapeaux de bière
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
34
Tester la musique et le micro
2 personnes
35
Finaliser les plats du buffet
4 personnes
36
Préparer les saucisses
3 personnes
37
Remplir les bacs chauffants
2 personnes
38
Préparer les boissons et les verres
3 personnes
39
Installer la carte des allergènes
40
Réapprovisionner les toilettes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Installer la table d’accueil
2 personnes
43
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

44
Accueillir les invités
3 personnes
45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
46
Servir la bière et les boissons sans alcool
3 personnes
47
Servir les amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Servir le buffet
4 personnes
51
Réapprovisionner les plats chauds
3 personnes
52
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
53
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
54
Encadrer la musique et le programme
2 personnes
55
Encadrer les jeux de l’Oktoberfest
2 personnes
56
Servir le dessert et le café
3 personnes
57
Annoncer le dernier tour
58
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

59
Fermer et compter les boissons
2 personnes
60
Conserver les aliments au frais
2 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer la cuisine
3 personnes
64
Nettoyer les tables et les bancs
3 personnes
65
Balayer et laver le lieu
3 personnes
66
Retirer la décoration
3 personnes
67
Démonter le matériel
4 personnes
68
Nettoyer le matériel emprunté
3 personnes
69
Retourner le matériel
2 personnes
70
Distribuer les restes
2 personnes
71
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
72
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
73
Gérer la consigne et le retour des emballages
74
Rassembler les factures et les reçus
75
Livrer définitivement le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Bancs de brasserieqté 16
Tables de buffetqté 4
Armoire de bar
Chaises pliantesqté 12

Vaisselle

Bocks à bièreqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes bleu et blancqté 6
Bannières Oktoberfestqté 4
Drapeaux allemandsqté 6
Guirlandes en losangeqté 8
Décoration de couronne de bièreqté 4
Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux de menuqté 4
Feutres pour tableau noirqté 6
Badges nominatifsqté 90

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Barbecue à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Gants de cuisineqté 4
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixe le nombre de convives avant de commander les tables de bière, les bancs, la vaisselle et les bocks : prévois une place assise par invité si le repas est servi à table.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et établis une liste d’allergènes au plus tard une semaine avant la fête. Affiche ensuite le menu et les allergènes près du buffet.
Réserve le matériel plusieurs semaines à l’avance et confirme la livraison quelques jours avant. Vérifie notamment les réfrigérateurs, les glacières, les bacs de maintien au chaud et le barbecue à gaz.
Prépare la salade de pommes de terre, le chou rouge, les sauces et les dips la veille lorsque c’est possible. Garde la viande et les produits laitiers au réfrigérateur, et stocke les boissons au frais avant l’arrivée des invités.
Prévois un ordre de service : installe d’abord le mobilier et la décoration, puis les boissons, le buffet et la vaisselle. Contrôle aussi la météo la veille si une partie de l’Oktoberfest se déroule dehors.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Oktoberfest ?: Prévois au moins 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, le mobilier, le matériel et gérer les inscriptions. Commence les confirmations finales environ 7 jours avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour un Oktoberfest ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, surtout si tu dois louer des tables de bière, des bancs ou des équipements de cuisine. Fixe une date limite de réponse environ 10 jours avant la fête.
Quelle quantité de bière prévoir pour un Oktoberfest ?: Pour le premier service, compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée et les autres boissons proposées. Refroidis une première partie à l’avance et garde le reste dans des réfrigérateurs ou des glacières.
Que préparer la veille pour un Oktoberfest ?: Prépare la salade de pommes de terre, le chou rouge, les sauces, les dips et les éléments de décoration qui ne craignent pas le transport. Trie aussi la vaisselle et les couverts, puis réserve le jour J à la cuisson, au maintien au chaud et au dressage du buffet.

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