Oktoberfest organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Oktoberfest gelingt, wenn du zuerst Rahmen, Gästezahl und Budget festlegst und danach Essen, Getränke und Ausstattung darauf abstimmst. Plane früh genug, damit Biertische, Bierbänke, Kühlung und Warmhaltebehälter verfügbar sind. Die Gästerückmeldungen brauchst du nicht nur für die Menge, sondern auch für Allergien und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Ablauf, wann gekocht, gekühlt, aufgebaut und serviert wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget und Besucherzahl festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Anmeldungen bestätigen
7
Wettervorhersage prüfen
8
Materialreservierungen vornehmen
9
Reservierung und Lieferung bestätigen
10
Lieferanten anrufen
11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
12
Allergenliste erstellen
13
Aufteilung des Veranstaltungsorts erstellen
2 Personen
14
Menü und Servierzeiten festlegen
2 Personen
15
Musikliste zusammenstellen
16
Einkaufen gehen
3 Personen
17
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
18
Trockene Lebensmittel sortieren
2 Personen
19
Fleisch und Milchprodukte gekühlt aufbewahren
2 Personen
20
Brezeln und Brot bereitstellen
2 Personen
21
Kartoffeln und Eier kochen
2 Personen
22
Kartoffelsalat vorbereiten
3 Personen
23
Rotkohl vorbereiten
2 Personen
24
Soßen und Dips portionieren
2 Personen
25
Geschirr und Besteck sortieren
2 Personen
26
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
27
Tische und Bänke aufstellen
4 Personen
28
Buffet-Tische aufstellen
2 Personen
29
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Bierkränze und Fahnen anbringen
2 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
33
Musikanlage anschließen
2 Personen
34
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
35
Buffetgerichte fertigstellen
4 Personen
36
Würstchen vorbereiten
3 Personen
37
Warmhaltebehälter befüllen
2 Personen
38
Getränke und Gläser bereitstellen
3 Personen
39
Allergenenkarte aufstellen
40
Toiletten auffüllen
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
43
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

44
Gäste empfangen
3 Personen
45
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
46
Bier und Erfrischungsgetränke ausschenken
3 Personen
47
Snacks ausgeben
3 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Buffet eröffnen
2 Personen
50
Buffet servieren
4 Personen
51
Warmes Essen nachfüllen
3 Personen
52
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
53
Tische zwischendurch abräumen
2 Personen
54
Musik und Programm begleiten
2 Personen
55
Oktoberfestspiele begleiten
2 Personen
56
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

59
Getränke abschließen und zählen
2 Personen
60
Lebensmittel sicher kühlen
2 Personen
61
Abfall sammeln
4 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Küche reinigen
3 Personen
64
Tische und Bänke abwischen
3 Personen
65
Veranstaltungsort fegen und wischen
3 Personen
66
Dekoration entfernen
3 Personen
67
Material abbauen
4 Personen
68
Ausgeliehenes Material reinigen
3 Personen
69
Material zurückbringen
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
71
Kühlschränke leeren
2 Personen
72
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
73
Pfand und Verpackung abrechnen
74
Rechnungen und Belege sammeln
75
Location schlüsselfertig übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BiertischeAnz. 8
BierbänkeAnz. 16
BuffetischeAnz. 4
Barwagen
KlappstühleAnz. 12

Geschirr

BierkrügeAnz. 100
WassergläserAnz. 100
TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 90
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

Blau-weiße WimpelAnz. 6
Oktoberfest-BannerAnz. 4
Deutsche FahnenAnz. 6
RautengirlandenAnz. 8
Bierkranz-DekorationAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
MenükartenAnz. 4
TafelschreiberAnz. 6
NamensschilderAnz. 90

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
GasgrillAnz. 2
GasflaschenAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumschalenAnz. 12
OfenhandschuheAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
AbfallcontainerAnz. 4
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 3

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 6
AußenlampenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort, Budget und maximale Gästezahl mindestens 8 Wochen vorher fest. Prüfe bei einer Feier im Freien zusätzlich, wo Kühlschränke, Kühlboxen und ein trockener Lagerplatz stehen.
Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 3 Wochen. Bestätige die Anmeldungen danach gesammelt und erfasse Allergien sowie Ernährungswünsche separat.
Plane Getränke nicht erst am Aufbautag: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und lagere Bier, Wasser und andere Getränke spätestens am Vortag gekühlt ein.
Bereite Kartoffelsalat, Rotkohl, Soßen und Dips am Vortag vor. Kartoffeln und Eier lassen sich ebenfalls vorher kochen; Fleisch und Milchprodukte bleiben bis zur Verarbeitung durchgehend gekühlt.
Teile den Veranstaltungsort in Sitzbereich, Buffet, Getränkestation und Abfallbereich auf. Stelle Bierkrüge, Wassergläser, Teller und Besteck vor dem Eintreffen der Gäste bereit und plane mindestens 30 Minuten für den Aufbau ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Oktoberfest organisieren?: Beginne idealerweise 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Budget und Gästezahl. Reservierungen für Biertische, Bierbänke, Kühlung und weitere Ausstattung solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vorher bestätigen.
Wie viele Getränke braucht man für ein Oktoberfest?: Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich solltest du ausreichend Wasser bereitstellen und die tatsächliche Menge an Gästezahl, Wetter und Veranstaltungsdauer anpassen.
Was kann man für ein Oktoberfest am Vortag vorbereiten?: Kartoffeln und Eier kannst du am Vortag kochen; auch Kartoffelsalat, Rotkohl, Soßen und Dips lassen sich vorbereiten. Trockene Lebensmittel werden sortiert, Getränke gekühlt und Fleisch sowie Milchprodukte bis zum Servieren im Kühlschrank gelagert.
Wann sollte man die Gästezahl für ein Oktoberfest festlegen?: Setze die Rückmeldefrist etwa 3 Wochen vor der Feier und bestätige die Anmeldungen danach. So kannst du Mengen für Essen, Bierkrüge, Teller, Sitzplätze und Kühlung spätestens 2 Wochen vorher verlässlich planen.

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