Zo organiseer je een obstacle run

Begin met de datum, locatie en het parcours voordat je deelnemers uitnodigt. Inspecteer de route, kies obstakels die passen bij de ondergrond en leg per onderdeel vast wie toezicht houdt. Daarna regel je inschrijvingen, startgroepen, vrijwilligers, EHBO, materiaal en communicatie. De laatste week draait vooral om controleren: weersverwachting, obstakels, startnummers en een alternatief bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Parcours inspecteren
3 personen
3
Obstakels selecteren
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Startgroepen indelen
2 personen
11
Deelnemersinformatie versturen
12
Vrijwilligers inplannen
2 personen
13
EHBO-bezetting indelen
14
Weersverwachting controleren
15
Weersscenario communiceren
16
Boodschappen doen
3 personen
17
Materialen controleren
3 personen
18
Startnummers sorteren
2 personen
19
Vrijwilligerspakketten samenstellen
2 personen
20
Catering voorbereiden
3 personen
21
Obstakels lossen
4 personen
22
Terrein afzetten
4 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Registratietafel opstellen
2 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Parcours uitzetten
5 personen
27
Obstakels opbouwen
6 personen
28
Obstakels beveiligen
4 personen
29
Waterpunten inrichten
3 personen
30
EHBO-punt inrichten
2 personen
31
Finishzone inrichten
3 personen
32
Geluid en microfoon testen
2 personen
33
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
37
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen

Event

38
Registratie openen
4 personen
39
Startnummers uitdelen
3 personen
40
Bagage innemen
2 personen
41
Deelnemers welkom heten
2 personen
42
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
43
Warming-up begeleiden
2 personen
44
Startgroepen oproepen
2 personen
45
Startschoten begeleiden
3 personen
46
Obstakels bemannen
12 personen
47
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
48
Water uitdelen
3 personen
49
Veiligheid op parcours bewaken
4 personen
50
Tijdregistratie bijhouden
3 personen
51
EHBO verlenen
2 personen
52
Finishers registreren
3 personen
53
Medaille uitdelen
2 personen
54
Schone kleding uitdelen
2 personen
55
Buffet openen
3 personen
56
Hapjes en eten serveren
4 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
59
Muziek verzorgen
60
Laatste ronde aankondigen
61
Bagage teruggeven
2 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Parcours veilig afsluiten
4 personen
64
Obstakels afbouwen
6 personen
65
Terrein leegmaken
5 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Koelboxen legen
2 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Tenten afbreken
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen inventariseren
2 personen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Gevonden voorwerpen sorteren
76
Gevonden voorwerpen berichten
77
Uitslagen publiceren
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledingbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Modderbakkenaantal 3
Klimnettenaantal 2
Houten hindernissenaantal 4
Kruiptunnelsaantal 3
Bandenaantal 30
Hooibalenaantal 20
Touwenaantal 12
Waterbakkenaantal 4
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 10
Startnummersaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Finishtimersaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Megfoonsaantal 3
Handdoekenaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 20
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 10
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Geluidsmixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Richtingsbordenaantal 20
Startboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumblokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Gasbarbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop het volledige parcours minstens één keer vóór je obstakels bestelt of reserveert. Noteer per hindernis de aanvoerroute, benodigde ruimte en een veilige omloop voor deelnemers die niet verder kunnen.
Plan startgroepen in plaats van iedereen tegelijk te laten vertrekken. Houd rekening met opstoppingen bij modderbakken, klimnetten, kruiptunnels en waterbakken en geef deelnemers hun starttijd vooraf door.
Zet EHBO en toezicht niet alleen bij de start en finish. Verdeel vrijwilligers over de risicovolle obstakels en geef hen veiligheidshesjes, een megafon of telefoon en duidelijke instructies voor stoppen.
Controleer materiaal uiterlijk de dag vóór het evenement. Tel startnummers, medaillelinten, pionnen, linten en afzetmateriaal; test finishtimers en stopwatches voordat de eerste groep start.
Communiceer een weersscenario vóór de wedstrijddag. Geef aan wanneer deelnemers een wijziging horen en controleer of partytenten, handdoeken, reddingsdekens, koelkompressen en extra afzetmateriaal klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een obstacle run organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en reserveringen. Plan de veiligheidsbezetting en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de run, zodat er nog tijd is voor wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een obstacle run?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per risicovol obstakel en extra mensen voor registratie, startgroepen en finish. Voor een parcours met 8 obstakels heb je daardoor al snel 10 tot 14 vrijwilligers nodig, exclusief EHBO.
Hoe deel je deelnemers in startgroepen in?: Werk met groepen van ongeveer 10 tot 20 deelnemers, afhankelijk van de breedte van het parcours en de drukte bij obstakels. Laat meestal 5 tot 10 minuten tussen groepen, zodat de eerste hindernissen niet direct vollopen.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een obstacle run?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Leg vooraf vast wanneer je het parcours aanpast of de run uitstelt en communiceer dat besluit uiterlijk 2 tot 3 uur vóór de eerste startgroep.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.