Cómo organizar una carrera de obstáculos sin perder el control

Una carrera de obstáculos se organiza en este orden: recorrido, seguridad, inscripciones, personal y montaje. Antes de enviar invitaciones, prueba cada obstáculo y calcula cuánto tardará un grupo en completarlo. El día del evento necesitarás separar bien registro, salida, recorrido y llegada, además de prever barro, agua, ropa mojada y pequeñas lesiones. Este plan te ayuda a llegar con dorsales, voluntarios, primeros auxilios y material comprobados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Inspeccionar el recorrido
3 personas
3
Seleccionar obstáculos
2 personas
4
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
5
Hacer reservas
6
Comprobar el seguro
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Dividir los grupos de salida
2 personas
11
Enviar información a los participantes
12
Programar voluntarios
2 personas
13
Asignar el personal de primeros auxilios
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Comunicar el plan meteorológico
16
Hacer la compra
3 personas
17
Comprobar los materiales
3 personas
18
Ordenar los dorsales
2 personas
19
Preparar paquetes para voluntarios
2 personas
20
Preparar el catering
3 personas
21
Resolver obstáculos
4 personas
22
Cerrar el recinto
4 personas
23
Montar las carpas
4 personas
24
Preparar la mesa de registro
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Marcar el recorrido
5 personas
27
Montar obstáculos
6 personas
28
Asegurar los obstáculos
4 personas
29
Montar puntos de agua
3 personas
30
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
31
Montar la zona de meta
3 personas
32
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
33
Colocar la señalización
3 personas
34
Preparar el buffet de catering
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Instruir a los voluntarios
3 personas
37
Realizar el control de seguridad
4 personas

Evento

38
Abrir el registro
4 personas
39
Repartir dorsales
3 personas
40
Recibir el equipaje
2 personas
41
Dar la bienvenida a los participantes
2 personas
42
Dar la charla de seguridad
2 personas
43
Guiar el calentamiento
2 personas
44
Llamar a los grupos de salida
2 personas
45
Coordinar las salidas
3 personas
46
Gestionar los obstáculos
12 personas
47
Animar a los participantes
4 personas
48
Repartir agua
3 personas
49
Vigilar la seguridad en el recorrido
4 personas
50
Llevar el registro del tiempo
3 personas
51
Prestar primeros auxilios
2 personas
52
Registrar a los finalistas
3 personas
53
Entregar la medalla
2 personas
54
Distribuir ropa limpia
2 personas
55
Abrir el buffet
3 personas
56
Servir los aperitivos y la comida
4 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Gestionar la entrega de premios
3 personas
59
Proporcionar la música
60
Anunciar la última ronda
61
Devolver el equipaje
2 personas
62
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

63
Cerrar el recorrido de forma segura
4 personas
64
Desmontar los obstáculos
6 personas
65
Despejar el recinto
5 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Vaciar neveras portátiles
2 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Desmontar las tiendas
4 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
75
Clasificar los objetos perdidos
76
Avisos de objetos perdidos
77
Publicar los resultados
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Percheroscant. 2
Contenedores para ropacant. 12

Material deportivo

Cubetas de barrocant. 3
Redes de escaladacant. 2
Obstáculos de maderacant. 4
Túneles de gateocant. 3
Neumáticoscant. 30
Fardos de henocant. 20
Cuerdascant. 12
Bandejas de aguacant. 4
Conoscant. 40
Cintascant. 10
Dorsalescant. 120
Cintas de medallacant. 120
Cronómetros de llegadacant. 2
Cronómetroscant. 6
Megáfonoscant. 3
Toallascant. 120

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 20
Mantas térmicascant. 10
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 20
Vallas de separacióncant. 20
Cinta de balizamientocant. 10
Linternascant. 8
Extintorescant. 2

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Señales direccionalescant. 20
Arco de salida
Guirnaldascant. 8
Bloques de podiocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 130
Cubiertoscant. 130
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Barbacoas de gascant. 3
Botellas de gascant. 3
Papel de aluminiocant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Sets de escobacant. 4
Papeleracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel higiénicocant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Inspecciona y recorre el circuito completo antes de fijar el diseño definitivo. Deja zonas de separación entre obstáculos y calcula al menos 10 minutos extra por grupo para atascos, cambios de ritmo o retiradas.
Cierra el plan de seguridad antes de abrir las inscripciones. Define quién atiende cada incidente, dónde estará el personal de primeros auxilios y cómo se evacúa a una persona desde cada tramo del recorrido.
Divide las salidas en grupos pequeños y envía la información a los participantes varios días antes. Indica la hora de llegada, la ropa que puede mojarse o ensuciarse, el punto de registro y qué hacer si cambia el tiempo.
Asigna voluntarios por zonas, no solo por tareas generales. Prepara un paquete para cada equipo con chaleco reflectante, guantes de trabajo, megáfono o linterna cuando corresponda, y una indicación clara de cuándo pedir ayuda.
Monta primero el registro, la señalización y las zonas de seguridad; después coloca los obstáculos y el catering. Comprueba dorsales, cronómetros, vallas, cinta de balizamiento, botiquines, compresas frías y mantas térmicas antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de obstáculos?: Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar el recinto, contratar seguros y pedir dorsales. La inspección del recorrido y el plan de seguridad deberían estar cerrados 4 semanas antes; la distribución de voluntarios puede completarse durante la última semana.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de obstáculos?: Como referencia, asigna 1 voluntario por obstáculo activo y añade 2 personas para registro, 2 para salida y llegada y 1 coordinador por cada 10 voluntarios. El personal de primeros auxilios debe estar asignado aparte y cubrir todo el recorrido.
¿Qué se hace si llueve el día de la carrera?: Define un plan meteorológico al menos 48 horas antes y comunícalo a los participantes. Decide con antelación qué obstáculos se retiran, si se retrasa la salida o si se cancela; revisa el circuito de nuevo entre 2 y 3 horas antes de empezar.
¿Cuándo se preparan los dorsales y los paquetes de voluntarios?: Prepara los dorsales y separa los paquetes de voluntarios entre 3 y 5 días antes. Haz una comprobación final la víspera para confirmar cantidades, nombres, horarios, chalecos, guantes y el material de cada zona.

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