Zo organiseer je een nieuwjaarsshow zonder tijdsdruk

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg daarna artiesten, presentator, catering en techniek vast, zodat je weet wat de avond nodig heeft. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen vroeg en vertaal die naar een draaiboek met duidelijke tijden en verantwoordelijken. Regel in de laatste week de boodschappen, showbestanden en materialen. Op de dag zelf bouw je eerst de zaal en techniek op, waarna je microfoons, licht en het programma volledig test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Vergunningen en huisregels controleren
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Artiesten en presentator bevestigen
2 personen
8
Cateringbestelling plaatsen
9
Techniek en licht reserveren
2 personen
10
Muziek en showbestanden verzamelen
2 personen
11
Draaiboek afdrukken
12
Gastenlijst afdrukken
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
4 personen
16
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
17
Materialen naar locatie brengen
4 personen
18
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
19
Tafels opstellen
4 personen
20
Stoelen plaatsen
4 personen
21
Podiumdelen plaatsen
4 personen
22
Achterwand monteren
3 personen
23
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
24
Lichtapparatuur opstellen
3 personen
25
Microfoons testen
2 personen
26
Muziek afspelen testen
2 personen
27
Lichtshow testen
2 personen
28
Decoratie ophangen
3 personen
29
Ballonnenboog plaatsen
2 personen
30
Tafels feestelijk dekken
4 personen
31
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
32
Hapjes op schalen leggen
3 personen
33
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
34
Garderobe inrichten
2 personen
35
Registratietafel klaarzetten
2 personen
36
Toiletten controleren
2 personen
37
Crewbriefing houden
6 personen

Event

38
Gasten ontvangen
4 personen
39
Gasten registreren
2 personen
40
Jassen aannemen
2 personen
41
Openingsmuziek starten
42
Opening presenteren
43
Middagshow begeleiden
3 personen
44
Dranken schenken
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet aanvullen
2 personen
48
Servies en glazen verzamelen
2 personen
49
Middagpauze aankondigen
50
Pauzemuziek afspelen
51
Avondprogramma presenteren
52
Avondshow begeleiden
3 personen
53
Dinerbuffet openen
3 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Muziekprogramma verzorgen
2 personen
56
Countdown klaarzetten
2 personen
57
Feestverlichting dimmen
58
Aftelmoment presenteren
2 personen
59
Proostmoment begeleiden
3 personen
60
Slotoptreden verzorgen
3 personen
61
Gasten uitzwaaien
4 personen

Nazorg

62
Garderobe leegmaken
2 personen
63
Eten en drinken afruimen
4 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
68
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
69
Podium en achterwand afbreken
4 personen
70
Meubilair terugplaatsen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Zaal grondig schoonmaken
4 personen
73
Toiletten schoonmaken
2 personen
74
Voorraad tellen en koelen
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
3 personen
76
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Rechthoekige tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Hoge statafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Spreektafel

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 110
Champagneglazenaantal 110
Koffiekopjesaantal 80
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 16

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Laptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-kabelsaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtbalkenaantal 4
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatiefaantal 2

Decoratie

Achterwanddoek
Ballonnenbogenaantal 2
Gouden slingersaantal 12
Zilveren slingersaantal 12
Confettikanonnenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 16
Feesthoedenaantal 110
Fotopropsaantal 20

Keuken

Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniek niet pas op de dag zelf: reserveer geluidsapparatuur en licht zodra artiesten en presentator bevestigd zijn. Test microfoons, laptop, HDMI-kabels en reservebatterijen vóór de gasten binnenkomen.
Sluit de gastenlijst en dieetwensen enkele dagen vóór de show af. Verpak dieetmaaltijden apart en leg een gelabelde lijst bij het buffet, zodat bediening niet hoeft te zoeken.
Maak de zaalindeling vóór het transport definitief. Houd de zaalvloer vrij voor het podium en de show, en plaats tafels, stoelen, statafels en garderoberekken volgens één plattegrond.
Zet dranken ruim vóór aanvang koud en tel champagneglazen, waterglazen en wijnglazen per tafel of uitgiftepunt. Een ontbrekende glassoort merk je meestal pas wanneer de ontvangst al bezig is.
Druk draaiboek en gastenlijst op papier af en wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan. Plan minimaal 60 minuten vóór ontvangst voor de laatste techniekcheck en het klaarzetten van hapjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsshow organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Bevestig artiesten, presentator, catering en techniek uiterlijk 4 weken vóór de show.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een nieuwjaarsshow?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en geef 2 tot 3 weken voor de uiterste aanmelddatum. Vraag dieetwensen direct mee, zodat je de catering tijdig kunt bestellen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsshow op te bouwen?: Plan voor zaal, podium, geluid en licht minimaal 3 uur op locatie. Reserveer daarnaast 60 minuten voor microfoontests, showbestanden en een volledige doorloop van de belangrijkste momenten.
Wat moet je op de dag van een nieuwjaarsshow als eerste doen?: Maak eerst de zaalvloer vrij en plaats podiumdelen, achterwand en tafels volgens de indeling. Bouw daarna geluid en licht op; zet dranken en hapjes pas klaar nadat de techniekcontrole is afgerond.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.