Cómo organizar un espectáculo de Año Nuevo paso a paso

Un espectáculo de Año Nuevo necesita más coordinación que una cena con música: hay que encajar el programa, los artistas, el catering y la parte técnica. Empieza por fijar la fecha, la duración y el orden de las actuaciones; después confirma el recinto, los permisos y los proveedores. Las últimas 24 horas deben quedar reservadas para enfriar bebidas, preparar los aperitivos, separar las comidas especiales y revisar el material. El plan completo reúne 76 tareas y 57 elementos para que el montaje no dependa de la memoria.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
3
Comprobar permisos y normas de la casa
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Confirmar artistas y presentador
2 personas
8
Realizar el pedido de catering
9
Reservar técnica e iluminación
2 personas
10
Reunir archivos de música y espectáculo
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Imprimir la lista de invitados
13
Hacer la compra
3 personas
14
Enfriar las bebidas
2 personas
15
Preparar aperitivos
4 personas
16
Empaquetar por separado las comidas de dieta
2 personas
17
Llevar materiales al lugar
4 personas
18
Despejar el suelo del salón
3 personas
19
Montar mesas
4 personas
20
Colocar las sillas
4 personas
21
Colocar las piezas del escenario
4 personas
22
Montar el fondo
3 personas
23
Montar el equipo de sonido
3 personas
24
Montar la iluminación
3 personas
25
Probar los micrófonos
2 personas
26
Probar la reproducción de música
2 personas
27
Probar el espectáculo de luces
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colocar el arco de globos
2 personas
30
Poner las mesas de forma festiva
4 personas
31
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
32
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Montar el guardarropa
2 personas
35
Preparar la mesa de registro
2 personas
36
Comprobar los baños
2 personas
37
Realizar briefing al personal
6 personas

Evento

38
Recibir a los invitados
4 personas
39
Registrar a los invitados
2 personas
40
Recibir abrigos
2 personas
41
Poner la música de apertura
42
Presentar la apertura
43
Dirigir el espectáculo de la tarde
3 personas
44
Servir bebidas
3 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Reponer el bufé
2 personas
48
Recoger vajilla y vasos
2 personas
49
Anunciar la pausa del mediodía
50
Poner música de pausa
51
Presentar el programa de la noche
52
Guiar el espectáculo nocturno
3 personas
53
Abrir el bufé de la cena
3 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Gestionar el programa musical
2 personas
56
Preparar la cuenta atrás
2 personas
57
Atenuar las luces de fiesta
58
Presentar la cuenta atrás
2 personas
59
Guiar el momento del brindis
3 personas
60
Organizar la actuación final
3 personas
61
Despedir a los invitados
4 personas

Seguimiento

62
Vaciar el guardarropa
2 personas
63
Retirar la comida y la bebida
4 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
68
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
69
Desmontar el escenario y el fondo
4 personas
70
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Limpiar a fondo la sala
4 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Contar el inventario y enfriar
2 personas
75
Devolver el material alquilado
3 personas
76
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Sillascant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altas tipo cóctelcant. 6
Percheroscant. 4
Taburetescant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Mesa de oradores

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 110
Copas de champáncant. 110
Tazas de cafécant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 16

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátil
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables HDMIcant. 3
Baterías de repuestocant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Barras de luzcant. 4
Luces decorativascant. 12
Soporte de iluminacióncant. 2

Decoración

Lienzo de fondo
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldas doradascant. 12
Guirnaldas plateadascant. 12
Cañones de confeticant. 6
Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 12
Decoraciones de mesacant. 16
Sombreros de fiestacant. 110
Accesorios para fotoscant. 20

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cubiterascant. 6
Termoscant. 6
Papeleracant. 8

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye la hora de llegada, la cena, las actuaciones, el momento del brindis y quién presenta cada parte; así sabrás cuánto tiempo deben permanecer los artistas y el equipo técnico.
Confirma el aforo y la distribución de la sala con antelación. Deja despejada la zona del escenario, reserva espacio para mesas de buffet y cóctel, y coloca los percheros sin bloquear las entradas ni las salidas.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrega esos datos al catering. Empaqueta por separado las comidas especiales y márcalas antes de llevarlas al recinto para evitar confusiones durante el servicio.
Programa la prueba técnica antes de que lleguen los invitados, no durante la recepción. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables HDMI, las regletas y las baterías de repuesto; después prueba cada foco y barra de luz.
Imprime el plan de trabajo y la lista de invitados el día del evento. Lleva el material agrupado por función y termina el montaje con una comprobación de sonido, iluminación y escenario; probar un micrófono cinco minutos antes suele ser demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de Año Nuevo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, confirmar artistas y contratar el catering y la técnica. Envía las invitaciones cuando el programa básico y la hora de inicio estén cerrados.
¿Cuándo se debe probar el sonido y la iluminación?: Haz la prueba técnica al menos 2 horas antes de abrir las puertas y deja 30 minutos adicionales para corregir fallos. Prueba cada micrófono, las pistas del espectáculo, los altavoces y las luces con el escenario ya montado.
¿Cuánta bebida necesito para la cuenta atrás de Año Nuevo?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una copa de champán para el brindis. Enfría las bebidas el mismo día y comprueba que haya suficientes copas de agua, vino y champán antes de recibir a los invitados.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades dietéticas del catering?: Recógelas al cerrar las inscripciones y envía el número definitivo al catering entre 7 y 10 días antes. Separa y etiqueta las comidas especiales durante la preparación, no al comenzar el servicio.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.