Eine Neujahrsshow Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Neujahrsshow greifen Programm, Bühne, Technik, Catering und Gästebetreuung eng ineinander. Beginne mit Datum, Ablauf und Raumaufteilung, bevor du Künstler, Moderator und Technik verbindlich bestätigst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Erfassung von Ernährungswünschen. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Dateien, Drehbuch, Getränke, Dekoration und Aufbau so vorzubereiten, dass am Veranstaltungstag niemand suchen muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Hausregeln prüfen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Künstler und Moderator bestätigen
2 Personen
8
Cateringbestellung aufgeben
9
Technik und Licht reservieren
2 Personen
10
Musik und Showdateien sammeln
2 Personen
11
Drehbuch ausdrucken
12
Gästeliste drucken
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Getränke kalt stellen
2 Personen
15
Snacks vorbereiten
4 Personen
16
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
17
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
18
Hallboden freiräumen
3 Personen
19
Tische aufstellen
4 Personen
20
Stühle aufstellen
4 Personen
21
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
22
Rückwand montieren
3 Personen
23
Tonanlage aufbauen
3 Personen
24
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
25
Mikrofone testen
2 Personen
26
Musikwiedergabe testen
2 Personen
27
Lichtshow testen
2 Personen
28
Dekoration aufhängen
3 Personen
29
Ballonbogen aufstellen
2 Personen
30
Tische festlich eindecken
4 Personen
31
Buffet und Getränkestation einrichten
3 Personen
32
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
33
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
34
Garderobe einrichten
2 Personen
35
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
36
Toiletten kontrollieren
2 Personen
37
Crew-Briefing abhalten
6 Personen

Event

38
Gäste empfangen
4 Personen
39
Gäste registrieren
2 Personen
40
Jacken entgegennehmen
2 Personen
41
Eröffnungsmusik starten
42
Eröffnung präsentieren
43
Nachmittagsshow begleiten
3 Personen
44
Getränke ausschenken
3 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffet auffüllen
2 Personen
48
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
49
Mittagspause ankündigen
50
Pausenmusik abspielen
51
Abendprogramm moderieren
52
Abendshow betreuen
3 Personen
53
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
54
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
55
Musikprogramm organisieren
2 Personen
56
Countdown einrichten
2 Personen
57
Festbeleuchtung dimmen
58
Countdown-Moment präsentieren
2 Personen
59
Prost-Moment begleiten
3 Personen
60
Abschlussauftritt organisieren
3 Personen
61
Gäste verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

62
Garderobe leeren
2 Personen
63
Essen und Getränke abräumen
4 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Geräte ausschalten
2 Personen
67
Lichttechnik abbauen
3 Personen
68
Tonanlage abbauen
3 Personen
69
Bühne und Hintergrundwand abbauen
4 Personen
70
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Saal gründlich reinigen
4 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Bestand zählen und kühlen
2 Personen
75
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
76
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
BuffetischeAnz. 4
Hohe StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 8
BühnenelementeAnz. 6
Rednertisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 120
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 110
ChampagnergläserAnz. 110
KaffeetassenAnz. 80
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 16

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Laptop
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
HDMI-KabelAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtbalkenAnz. 4
StimmungsleuchtenAnz. 12
LichtstativAnz. 2

Dekoration

Rückwandtuch
BallonbögenAnz. 2
Goldene GirlandenAnz. 12
Silberne GirlandenAnz. 12
KonfettikanonenAnz. 6
TischdeckenAnz. 16
ServiettenhalterAnz. 12
TischdekorationenAnz. 16
PartyhüteAnz. 110
FotopropsAnz. 20

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst den zeitlichen Ablauf fest: Plane neben Showblöcken auch Einlass, Essen, Umbauten und Pausen ein. Erst danach lassen sich Bühne, Bestuhlung und Technik sinnvoll reservieren.
Bestätige Künstler, Moderator und Showdateien spätestens zwei bis drei Wochen vor der Veranstaltung. Sammle Musik und Präsentationen an einem Ort und teste sie auf dem vorgesehenen Laptop.
Behandle Anmeldungen und Ernährungswünsche getrennt von der allgemeinen Gästeliste. Verpacke Diätmahlzeiten am Veranstaltungstag separat, damit sie beim Catering nicht verwechselt werden.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Zuerst Hallenboden freiräumen und Tische sowie Stühle stellen, danach Bühnenelemente, Rückwand, Ton und Licht aufbauen. Für Mikrofontest und Lichtprobe solltest du mindestens 60 Minuten ohne Gäste einplanen.
Stelle Getränke frühzeitig kalt und prüfe die Gläser nach Sorten: Wasser-, Wein- und Champagnergläser werden oft erst beim Eindecken vermisst. Lege Ersatzbatterien, Verlängerungskabel und HDMI-Kabel vor dem Transport zur Location in eine eigene Technikbox.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Neujahrsshow planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Künstler, Moderator, Catering und Technik sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wann verschickt man die Einladungen für eine Neujahrsshow?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Show. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 2 Wochen vorher, damit Catering, Sitzplätze und Diätmahlzeiten rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Neujahrsshow?: Für Möbel, Bühne, Rückwand, Ton und Licht solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden einplanen. Reserviere zusätzlich 60 Minuten für Mikrofone, Musik, Showdateien und einen vollständigen Techniktest.
Was muss man bei der Technik einer Neujahrsshow testen?: Teste vor dem Einlass jedes Funkmikrofon, die aktiven Lautsprecher, das Mischpult, den Laptop und die HDMI-Verbindung. Halte mindestens einen vollständigen Satz Ersatzbatterien sowie ein zusätzliches HDMI- und Verlängerungskabel bereit.

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