Organiser un spectacle du Nouvel An sans rien laisser au dernier moment

Pour un spectacle du Nouvel An, commencez par verrouiller la date, le programme et la salle avant de lancer les invitations. L’ordre des inscriptions détermine ensuite le traiteur, les besoins alimentaires, le mobilier et le nombre de verres à prévoir. Réservez tôt les artistes, l’animateur et le matériel technique, puis gardez une journée entière pour l’installation et les essais. Le jour J, le son, les micros, l’éclairage et les repas particuliers sont les points qui créent le plus souvent des retards.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et le règlement intérieur
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les artistes et l'animateur
2 personnes
8
Passer la commande traiteur
9
Réserver le matériel technique et l’éclairage
2 personnes
10
Rassembler les fichiers musique et spectacle
2 personnes
11
Imprimer le déroulé
12
Imprimer la liste des invités
13
Faire les courses
3 personnes
14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
15
Préparer les en-cas
4 personnes
16
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
18
Libérer le sol de la salle
3 personnes
19
Installer les tables
4 personnes
20
Installer les chaises
4 personnes
21
Installer les éléments de scène
4 personnes
22
Installer la toile de fond
3 personnes
23
Installer le matériel sonore
3 personnes
24
Installer l’éclairage
3 personnes
25
Tester les microphones
2 personnes
26
Tester la diffusion de musique
2 personnes
27
Tester le show lumière
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Installer l’arche de ballons
2 personnes
30
Dresser les tables de fête
4 personnes
31
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
32
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Préparer la table d'inscription
2 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Tenir le briefing de l’équipe
6 personnes

Événement

38
Accueillir les invités
4 personnes
39
Enregistrer les invités
2 personnes
40
Prendre les vestes
2 personnes
41
Lancer la musique d’ouverture
42
Présenter l’ouverture
43
Animer le spectacle de l’après-midi
3 personnes
44
Servir les boissons
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
49
Annoncer la pause de midi
50
Diffuser la musique de pause
51
Présenter le programme de la soirée
52
Encadrer le spectacle du soir
3 personnes
53
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Assurer le programme musical
2 personnes
56
Installer le compte à rebours
2 personnes
57
Tamiser l’éclairage de la fête
58
Présenter le compte à rebours
2 personnes
59
Animer le moment du toast
3 personnes
60
Assurer la prestation de clôture
3 personnes
61
Raccompagner les invités
4 personnes

Suivi

62
Vider le vestiaire
2 personnes
63
Débarrasser les plats et boissons
4 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
68
Démonter le matériel audio
3 personnes
69
Démonter la scène et le fond de scène
4 personnes
70
Remettre le mobilier en place
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Nettoyer la salle en profondeur
4 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Compter et réfrigérer les stocks
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
3 personnes
76
Rendre le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8
Éléments de podiumqté 6
Table de prise de parole

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 110
Verres à champagneqté 110
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 16

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles HDMIqté 3
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Barres lumineusesqté 4
Lampes d'ambianceqté 12
Pied de projecteurqté 2

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes doréesqté 12
Guirlandes argentéesqté 12
Canons à confettisqté 6
Nappesqté 16
Porte-serviettesqté 12
Décorations de tableqté 16
Chapeaux de fêteqté 110
Accessoires photoqté 20

Cuisine

Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Thermosqté 6
Poubellesqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant les invitations : prévoyez les horaires d’accueil, du repas, du spectacle et du passage à la nouvelle année. Imprimez ensuite un déroulé de secours pour l’équipe.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et arrêtez une date limite pour les besoins alimentaires, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Emballez les repas adaptés séparément pour éviter les erreurs au buffet.
Réservez le matériel technique en même temps que les artistes : table de mixage, microphones sans fil, câbles HDMI, rallonges et éclairage doivent être compatibles. Gardez des piles de rechange sur place.
Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour libérer le sol, installer les tables, les chaises, la scène, la toile de fond et le buffet. Testez chaque microphone avec l’animateur avant l’arrivée des invités.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil et préparez les encas avant le montage final. Comptez les verres par usage — eau, vin, champagne et café — plutôt que de les déposer tous au même endroit.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un spectacle du Nouvel An ?: Envoyez-les environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur, les repas adaptés et le mobilier.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 3 à 4 heures pour une salle avec tables, chaises, scène, fond de scène, son et éclairage. Ajoutez 30 à 45 minutes pour les tests des microphones, de la musique et de la projection.
Quand réserver les artistes et le matériel technique ?: Confirmez les artistes, l’animateur et le matériel dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de vérifier les branchements, les câbles et les besoins de scène.
Quand préparer les boissons et les encas ?: Placez les boissons au frais le jour même, plusieurs heures avant l’accueil, et préparez les encas avant l’installation finale. Gardez les repas diététiques séparés jusqu’au service pour éviter qu’ils soient distribués par erreur.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.