Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie van de gemeente

Begin met de datum, locatie en verwachte opkomst. Daarna werk je in deze volgorde: gasten uitnodigen en aanmelden, dieetwensen verzamelen, programma en techniek vastleggen en catering en materialen reserveren. Plan een afsluitende controle op de locatie voordat de eerste gasten binnenkomen. Vooral naamkaartjes, dieetmaaltijden, leveringsmomenten en microfoons worden vaak te laat geregeld. Met een definitieve gastenlijst en een draaiboek voor de laatste 24 uur voorkom je verrassingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Gastenlijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
8
Herinnering aan gasten sturen
9
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
10
Naamkaartjes ontwerpen
11
Naamkaartjes printen
12
Programma opstellen
2 personen
13
Welkomstwoord voorbereiden
14
Sprekersbriefing versturen
15
Muziekselectie samenstellen
16
Reservering locatie bevestigen
17
Catering bestellen
2 personen
18
Materiaalreserveringen bevestigen
19
Leveringsmomenten afspreken
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes controleren
2 personen
24
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
25
Locatie inspecteren
2 personen
26
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
27
Toiletten controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Buffettafels inrichten
3 personen
32
Bar inrichten
3 personen
33
Servies klaarzetten
2 personen
34
Glazen klaarzetten
2 personen
35
Naamkaartjes klaarleggen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Bloemstukken plaatsen
2 personen
38
Verlichting testen
2 personen
39
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
40
Microfoon testen
2 personen
41
Presentatietechniek testen
2 personen
42
Koffiezetapparaten vullen
2 personen
43
Hapjes uitpakken
3 personen
44
Hapjes schikken
3 personen
45
Dranken opstellen
3 personen
46
Allergeneninformatie plaatsen
2 personen
47
Ontvangstteam instrueren
3 personen
48
Cateringteam instrueren
3 personen
49
Garderobe inrichten
2 personen
50
Ingang bewegwijzeren
2 personen

Event

51
Registratietafel bemannen
3 personen
52
Gasten verwelkomen
3 personen
53
Jassen aannemen
2 personen
54
Aperitief serveren
4 personen
55
Hapjes serveren
4 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Dranken bijvullen
3 personen
58
Buffet bijvullen
3 personen
59
Gebruikt servies ophalen
3 personen
60
Afvalbakken legen
2 personen
61
Programma aankondigen
62
Welkomstwoord verzorgen
63
Sprekers begeleiden
2 personen
64
Geluidsniveau controleren
65
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
66
Garderobe bewaken
2 personen
67
Laatste ronde serveren
3 personen
68
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

69
Garderobe afronden
2 personen
70
Eten en drinken opruimen
3 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Bar afbouwen
3 personen
73
Buffet afbouwen
3 personen
74
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
75
Decoratie verwijderen
3 personen
76
Apparatuur uitschakelen
2 personen
77
Servies afwassen
4 personen
78
Locatie schoonmaken
4 personen
79
Toiletten schoonmaken
2 personen
80
Afval afvoeren
2 personen
81
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
82
Materialen controleren
2 personen
83
Huurmaterialen retourneren
2 personen
84
Gevonden voorwerpen registreren
85
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 12
Hoge statafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 6
Barmeubel
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 20

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 150
Bierglazenaantal 120
Waterglazenaantal 150
Dessertbordjesaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveertangenaantal 12
Koffielepeltjesaantal 120
Vorkenaantal 150
Servettenhoudersaantal 20

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Laptop
Beamer
Beeldscherm
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Nummerhangersaantal 200

Decoratie

Tafellopersaantal 18
Bloemstukkenaantal 12
Nieuwjaarsvlaggenaantal 6
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonnenstandaardsaantal 6
Kaarsenaantal 30
Kaarsenhoudersaantal 15
Tafeldecoratiesaantal 18
Naamkaarthoudersaantal 120
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8

Verlichting

Lichtslangenaantal 6
Ledspotsaantal 8
Lantaarnsaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en serveermessenaantal 8
Schaaltjesaantal 30
Serveerschalenaantal 24
Thermoskannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Kruimeldievenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stofzuigeraantal 2
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Poetsdoekenaantal 20
Emmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de receptie af. Verwerk daarna de dieetwensen en maak de definitieve gastenlijst, zodat catering en naamkaartjes op dezelfde aantallen zijn gebaseerd.
Plan het programma in blokken van 15 tot 30 minuten. Brief sprekers minimaal 5 werkdagen vooraf over hun spreektijd, volgorde en het gebruik van de draadloze microfoon.
Controleer 2 dagen vooraf alle leveringsmomenten van catering, meubilair en apparatuur. Laat bevestigen wie de receptietafels, statafels, buffettafels en garderoberekken opbouwt.
Koel dranken uiterlijk de avond ervoor. Controleer op de ochtend zelf of er naast wijnglazen en bierglazen ook waterglazen, koffiekopjes, servetten en voldoende serveerbestek bij het buffet staan.
Loop de locatie 2 tot 3 uur voor aanvang volledig na. Test luidsprekers, microfoons, laptop, beamer, beeldscherm, stekkerdozen en verlengkabels en zet dieetmaaltijden apart gelabeld klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een gemeentelijke nieuwjaarsreceptie?: Start bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodiging 4 tot 6 weken voor de receptie en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer moet je de catering voor een nieuwjaarsreceptie bestellen?: Bestel de catering zodra je een realistische voorlopige opkomst hebt, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten, dieetwensen en dieetmaaltijden uiterlijk 5 tot 7 dagen voor aanvang door.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een nieuwjaarsreceptie?: Reken minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw en controle. Bij een programma met microfoons, luidsprekers, beamer en beeldscherm plan je nog 30 minuten extra voor een technische test.
Wanneer maak je de definitieve gastenlijst en naamkaartjes?: Maak de definitieve gastenlijst direct na het sluiten van de aanmeldingen, bij voorkeur 7 dagen voor het evenement. Ontwerp en print de naamkaartjes daarna, zodat wijzigingen in namen en dieetwensen nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.