Cómo organizar una recepción de Año Nuevo del municipio

Una recepción municipal de Año Nuevo combina protocolo, registro de invitados, catering y un programa que debe cumplirse al minuto. Empieza cerrando fecha y recinto; después organiza las inscripciones, las necesidades dietéticas y el contenido del acto. Durante la última semana, confirma proveedores, ponentes, entregas y equipos técnicos. El día anterior, enfría las bebidas, etiqueta las comidas especiales y revisa el lugar con el programa en la mano.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
3
Redactar el texto de invitación
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Enviar recordatorio a los invitados
9
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
10
Diseñar tarjetas de nombre
11
Imprimir etiquetas con nombres
12
Elaborar el programa
2 personas
13
Preparar el discurso de bienvenida
14
Enviar briefing a los ponentes
15
Preparar la selección musical
16
Confirmar la reserva del recinto
17
Pedir el catering
2 personas
18
Confirmar las reservas de material
19
Coordinar los horarios de entrega
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Comprobar los aperitivos
2 personas
24
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
25
Inspeccionar el lugar
2 personas
26
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
27
Comprobar los baños
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
4 personas
30
Montar la mesa de recepción
2 personas
31
Montar mesas de buffet
3 personas
32
Montar la barra
3 personas
33
Preparar la vajilla
2 personas
34
Preparar los vasos
2 personas
35
Preparar tarjetas con nombres
36
Colgar la decoración
3 personas
37
Colocar arreglos florales
2 personas
38
Probar la iluminación
2 personas
39
Conectar el equipo de sonido
2 personas
40
Probar el micrófono
2 personas
41
Probar la técnica de presentación
2 personas
42
Rellenar las cafeteras
2 personas
43
Desembalar los aperitivos
3 personas
44
Disponer los aperitivos
3 personas
45
Montar las bebidas
3 personas
46
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
47
Instruir al equipo de recepción
3 personas
48
Instruir al equipo de catering
3 personas
49
Montar el guardarropa
2 personas
50
Señalizar la entrada
2 personas

Evento

51
Atender la mesa de registro
3 personas
52
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
53
Recibir abrigos
2 personas
54
Servir el aperitivo
4 personas
55
Servir aperitivos
4 personas
56
Servir café y té
2 personas
57
Rellenar las bebidas
3 personas
58
Reponer el bufé
3 personas
59
Recoger la vajilla usada
3 personas
60
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
61
Anunciar el programa
62
Dar la bienvenida
63
Coordinar a los ponentes
2 personas
64
Comprobar el nivel de sonido
65
Servir comidas especiales
2 personas
66
Vigilar el guardarropa
2 personas
67
Servir la última ronda
3 personas
68
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

69
Terminar el guardarropa
2 personas
70
Recoger comida y bebida
3 personas
71
Recoger la vajilla
3 personas
72
Desmontar el bar
3 personas
73
Desmontar el buffet
3 personas
74
Recoger mesas y sillas
4 personas
75
Retirar la decoración
3 personas
76
Apagar el equipo
2 personas
77
Lavar la vajilla
4 personas
78
Limpiar el lugar
4 personas
79
Limpiar los baños
2 personas
80
Retirar los residuos
2 personas
81
Guardar el stock restante
2 personas
82
Comprobar los materiales
2 personas
83
Devolver el material alquilado
2 personas
84
Registrar objetos perdidos
85
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 12
Mesas altas tipo cóctelcant. 10
Sillascant. 80
Mesas de buffetcant. 6
Mueble de bar
Percheroscant. 4
Taburetescant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 120
Copas de vinocant. 150
Copas de cervezacant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platos de postrecant. 150
Cucharonescant. 12
Pinzas de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 120
Tenedorescant. 150
Porta-servilletascant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 6
Percheroscant. 4
Dorsalescant. 200

Decoración

Manteles runnerscant. 18
Arreglos floralescant. 12
Banderas de Año Nuevocant. 6
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Soportes para globoscant. 6
Velascant. 30
Portavelascant. 15
Decoraciones de mesacant. 18
Portatarjetas de nombrecant. 120
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8

Iluminación

Cables de lucescant. 6
Focos LEDcant. 8
Farolescant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Cuencoscant. 30
Bandejas de servircant. 24
Termoscant. 8
Cubiterascant. 6
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4
Puertos de cargacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 20
Cuboscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el recinto antes de enviar invitaciones. Abre el formulario de inscripción con al menos 4 semanas de margen y pide allí las preferencias dietéticas.
Envía un recordatorio 5-7 días antes y prepara la lista definitiva 48 horas antes. Usa ese número para ajustar catering, sillas, tarjetas de nombre, vasos y mesas.
Ordena el programa por minutos y reserva bloques concretos para la bienvenida, los discursos, el servicio y la música. Envía el briefing a los ponentes al menos 3 días antes, con su hora de llegada y duración prevista.
Confirma catering, mobiliario, material audiovisual y horarios de entrega 72 horas antes. Comprueba especialmente micrófonos inalámbricos, altavoces, portátil, proyector, pantalla, regletas y cables alargadores.
Haz una inspección final del recinto el día anterior: comprueba la circulación entre recepción, buffet y bar, coloca percheros y verifica que haya vajilla y utensilios de servicio suficientes para el número confirmado de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción municipal de Año Nuevo?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Deja cerrados el recinto, las invitaciones y el formulario de inscripción durante la primera semana, y confirma proveedores y equipos al menos 72 horas antes.
¿Cuándo se debe enviar el recordatorio a los invitados?: Envíalo entre 5 y 7 días antes de la recepción. Incluye la hora, la ubicación, el programa resumido y un último plazo de 48 horas para comunicar cambios dietéticos.
¿Cuándo se prepara la lista definitiva de invitados?: Ciérrala 48 horas antes del acto. Así puedes ajustar el pedido de catering, imprimir las tarjetas de nombre y calcular mesas, sillas, copas y vasos sin trabajar con cifras provisionales.
¿Qué hay que comprobar el día antes de la recepción?: Dedica entre 60 y 90 minutos a inspeccionar el recinto. Prueba micrófonos y altavoces, confirma la conexión del portátil y el proyector, enfría las bebidas, revisa los aperitivos y separa las comidas especiales con etiquetas.

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