Organiser la réception du Nouvel An de la mairie

Une réception du Nouvel An de la mairie se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et la date, cadrer les invités, puis verrouiller le traiteur et le matériel. Le formulaire d’inscription permet de suivre les réponses et de recueillir les besoins alimentaires avant de commander. La dernière semaine, concentrez-vous sur les badges, le programme, les boissons et la visite de la salle. Le jour J, prévoyez un accueil fluide, un buffet lisible et des prises de parole bien briefées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Rédiger le texte de l’invitation
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Envoyer un rappel aux invités
9
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
10
Concevoir les badges nominatifs
11
Imprimer les badges nominatifs
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Préparer le mot de bienvenue
14
Envoyer le briefing des intervenants
15
Composer la sélection musicale
16
Confirmer la réservation du lieu
17
Commander le catering
2 personnes
18
Confirmer les réservations de matériel
19
Convenir des créneaux de livraison
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Vérifier les amuse-bouches
2 personnes
24
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
25
Inspecter le lieu
2 personnes
26
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
27
Vérifier les toilettes
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Aménager la table d'accueil
2 personnes
31
Installer les tables de buffet
3 personnes
32
Aménager le bar
3 personnes
33
Préparer la vaisselle
2 personnes
34
Préparer les verres
2 personnes
35
Préparer les badges nominatifs
36
Suspendre la décoration
3 personnes
37
Placer les compositions florales
2 personnes
38
Tester l’éclairage
2 personnes
39
Raccorder la sonorisation
2 personnes
40
Tester le microphone
2 personnes
41
Tester la technique de présentation
2 personnes
42
Remplir les machines à café
2 personnes
43
Déballer les amuse-bouches
3 personnes
44
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
45
Mettre en place les boissons
3 personnes
46
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
47
Briefer l’équipe d’accueil
3 personnes
48
Briefing de l’équipe traiteur
3 personnes
49
Aménager le vestiaire
2 personnes
50
Signaler l’entrée
2 personnes

Événement

51
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
52
Accueillir les invités
3 personnes
53
Prendre les vestes
2 personnes
54
Servir l'apéritif
4 personnes
55
Servir des amuse-bouches
4 personnes
56
Servir le café et le thé
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
59
Récupérer la vaisselle utilisée
3 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Annoncer le programme
62
Assurer le mot de bienvenue
63
Accompagner les intervenants
2 personnes
64
Vérifier le niveau sonore
65
Servir les repas diététiques
2 personnes
66
Surveiller le vestiaire
2 personnes
67
Servir le dernier tour
3 personnes
68
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

69
Finaliser le vestiaire
2 personnes
70
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
72
Démonter le bar
3 personnes
73
Démonter le buffet
3 personnes
74
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
75
Retirer la décoration
3 personnes
76
Éteindre l’équipement
2 personnes
77
Faire la vaisselle
4 personnes
78
Nettoyer le lieu
4 personnes
79
Nettoyer les toilettes
2 personnes
80
Évacuer les déchets
2 personnes
81
Ranger le stock restant
2 personnes
82
Vérifier le matériel
2 personnes
83
Retourner les matériels de location
2 personnes
84
Enregistrer les objets trouvés
85
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 12
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 6
Meuble de bar
Portantsqté 4
Tabouretsqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 120
Verres à vinqté 150
Verres à bièreqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Louchesqté 12
Pinces de serviceqté 12
Petites cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 150
Porte-serviettesqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Pochettes numérotéesqté 200

Décoration

Chemins de tableqté 18
Compositions floralesqté 12
Drapeaux du Nouvel Anqté 6
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 150
Pieds de ballonsqté 6
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Décorations de tableqté 18
Porte-nomsqté 120
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs LEDqté 8
Lanternesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Petits bolsqté 30
Plateaux de serviceqté 24
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Ramasse-miettesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons de nettoyageqté 20
Seauxqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et la capacité d’accueil, puis envoyez les invitations avec un formulaire d’inscription. Fixez une date limite de réponse au moins 10 jours avant la réception pour obtenir une liste exploitable.
Après les inscriptions, séparez les besoins alimentaires et étiquetez les repas spéciaux avant la livraison du traiteur. Faites parvenir le nombre définitif de convives au traiteur au plus tard 5 jours avant l’événement.
Prévoyez les espaces selon les usages : tables de réception et chaises pour les échanges, tables hautes et tabourets pour circuler, buffet et meuble de bar dans des zones distinctes. Gardez un passage libre d’au moins 1,20 m vers les sorties et les sanitaires.
Testez les microphones sans fil, les haut-parleurs, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les multiprises et rallonges : un test de 30 minutes sur place évite les changements de dernière minute.
La veille, refroidissez les boissons, contrôlez les amuse-bouches et vérifiez la liste des courses. Le jour J, inspectez la salle au moins 2 heures avant l’accueil pour repérer les livraisons manquantes, les branchements ou les badges oubliés.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An de la mairie ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la réception. Laissez au moins 10 jours pour les inscriptions, puis envoyez un rappel 5 à 7 jours avant la date limite.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Transmettez la liste définitive environ 5 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Gardez une copie des repas spéciaux pour l’étiquetage à la livraison.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Bloquez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar et les équipements techniques. Ajoutez 30 minutes si plusieurs livraisons arrivent séparément.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un premier test la veille si possible, puis un contrôle complet 60 à 90 minutes avant l’accueil. Vérifiez le son, les microphones, la projection, les câbles et les multiprises avec le programme définitif.

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