Neujahrsempfang der Gemeinde organisieren

Ein Neujahrsempfang der Gemeinde braucht vor allem einen klaren Ablauf: Erst Termin und Ort festlegen, dann Einladungen und Anmeldung starten. Danach folgen Gästeliste, Namensschilder, Programm und Sprecherbriefing. Kurz vor dem Empfang müssen Catering, Getränke, Technik und Raumaufteilung zusammenpassen. Dieser Plan zeigt, welche Entscheidungen früh fallen müssen und was am Veranstaltungstag häufig zu spät geprüft wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
3
Einladungstext erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
8
Erinnerung an Gäste senden
9
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
10
Namensschilder entwerfen
11
Namensschilder drucken
12
Programm erstellen
2 Personen
13
Begrüßungswort vorbereiten
14
Sprecherbriefing versenden
15
Musikauswahl zusammenstellen
16
Reservierung der Location bestätigen
17
Catering bestellen
2 Personen
18
Materialreservierungen bestätigen
19
Liefertermine abstimmen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks prüfen
2 Personen
24
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
25
Location inspizieren
2 Personen
26
Fluchtwege freihalten
2 Personen
27
Toiletten kontrollieren
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
4 Personen
30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
31
Buffettische einrichten
3 Personen
32
Bar einrichten
3 Personen
33
Geschirr bereitstellen
2 Personen
34
Gläser bereitstellen
2 Personen
35
Namensschilder bereitlegen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Blumengestecke platzieren
2 Personen
38
Beleuchtung testen
2 Personen
39
Musikanlage anschließen
2 Personen
40
Mikrofon testen
2 Personen
41
Präsentationstechnik testen
2 Personen
42
Kaffeemaschinen auffüllen
2 Personen
43
Snacks auspacken
3 Personen
44
Snacks anrichten
3 Personen
45
Getränke aufstellen
3 Personen
46
Allergeninformationen aushängen
2 Personen
47
Empfangsteam einweisen
3 Personen
48
Cateringteam instruieren
3 Personen
49
Garderobe einrichten
2 Personen
50
Eingang ausschildern
2 Personen

Event

51
An der Registrierungstheke Dienst machen
3 Personen
52
Gäste begrüßen
3 Personen
53
Jacken entgegennehmen
2 Personen
54
Aperitif servieren
4 Personen
55
Snacks servieren
4 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
3 Personen
58
Buffet nachfüllen
3 Personen
59
Benutztes Geschirr abholen
3 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Programm ankündigen
62
Begrüßungswort übernehmen
63
Redner betreuen
2 Personen
64
Lautstärke kontrollieren
65
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
66
Garderobe bewachen
2 Personen
67
Letzte Runde servieren
3 Personen
68
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Garderobe abschließen
2 Personen
70
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
71
Geschirr sammeln
3 Personen
72
Bar abbauen
3 Personen
73
Buffet abbauen
3 Personen
74
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
75
Dekoration entfernen
3 Personen
76
Geräte ausschalten
2 Personen
77
Geschirr abwaschen
4 Personen
78
Location reinigen
4 Personen
79
Toiletten reinigen
2 Personen
80
Abfall entsorgen
2 Personen
81
Restbestand einlagern
2 Personen
82
Materialien prüfen
2 Personen
83
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
84
Fundgegenstände registrieren
85
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EmpfangstischeAnz. 12
Hohe StehtischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 6
Bartheke
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 120
WeingläserAnz. 150
BiergläserAnz. 120
WassergläserAnz. 150
DesserttellerAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServierzangenAnz. 12
KaffeelöffelAnz. 120
GabelnAnz. 150
ServiettenhalterAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Laptop
Beamer
Bildschirm
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
NummernhängerAnz. 200

Dekoration

TischläuferAnz. 18
BlumenarrangementsAnz. 12
NeujahrsflaggenAnz. 6
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonständerAnz. 6
KerzenAnz. 30
KerzenhalterAnz. 15
TischdekorationenAnz. 18
NamensschildhalterAnz. 120
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

LichtschläucheAnz. 6
LED-SpotsAnz. 8
LaternenAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und ServiermesserAnz. 8
SchälchenAnz. 30
ServierschalenAnz. 24
ThermoskannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 6
KorkenzieherAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
StaubsaugerAnz. 2
WischsetsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutztücherAnz. 20
EimerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginnen Sie 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Öffnen Sie das Anmeldeformular erst, wenn Einladungstext, Rückmeldefrist und Ansprechpartner feststehen.
Setzen Sie die Anmeldefrist auf etwa 10 bis 14 Tage vor dem Empfang. Erfassen Sie dabei nicht nur Zusagen, sondern auch Ernährungswünsche und kennzeichnen Sie Diätmahlzeiten später eindeutig.
Erstellen Sie das Programm spätestens 2 Wochen vorher und verschicken Sie das Sprecherbriefing mindestens 7 Tage vor dem Termin. Legen Sie für jedes Grußwort eine feste Dauer fest, damit der Empfang nicht aus dem Zeitplan läuft.
Prüfen Sie die Raumaufteilung 3 bis 5 Tage vorher vor Ort: Empfangstische, Stehtische, Sitzplätze, Buffet, Garderobe und Technik müssen Wege freilassen. Testen Sie Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop, Beamer und Bildschirm nicht erst beim Einlass.
Kühlen Sie Getränke am Vortag und stimmen Sie alle Liefertermine spätestens 48 Stunden vorher ab. Kontrollieren Sie außerdem Gläser, Tassen, Besteck, Serviermaterial und Verlängerungskabel anhand der Einkaufsliste, weil fehlendes Kleinzubehör am Empfang kaum ersetzt werden kann.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang der Gemeinde planen?: Starten Sie idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Für Einladungen, Anmeldungen, Catering, Programm und Technik bleiben so mehrere Korrekturschleifen.
Wann verschickt man die Einladungen zum Neujahrsempfang?: Verschicken Sie die Einladungen etwa 6 Wochen vorher und setzen Sie eine Rückmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Empfang. Senden Sie 3 bis 5 Tage vor dem Termin eine Erinnerung an noch nicht angemeldete oder eingeladene Gäste.
Wie viele Getränke braucht man für einen kommunalen Neujahrsempfang?: Rechnen Sie für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, einschließlich Wasser, Kaffee und weiteren angebotenen Getränken. Bestellen Sie zusätzlich eine Reserve von rund 10 Prozent, besonders wenn die Teilnehmerzahl nur geschätzt ist.
Wann sollte das Catering für den Neujahrsempfang bestellt werden?: Bestellen Sie das Catering etwa 3 bis 4 Wochen vorher und übermitteln Sie die endgültige Personenzahl 7 bis 10 Tage vor dem Empfang. Ernährungswünsche sollten zu diesem Zeitpunkt bereits erfasst und den einzelnen Mahlzeiten zugeordnet sein.

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