Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie

Begin met de datum, tijden en locatie; die bepalen hoeveel voorbereiding je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen voordat je catering en drank definitief bestelt. Plan de praktische opbouw pas nadat je weet hoeveel gasten komen. Op de dag zelf draait het om koelen, klaarzetten, testen en een duidelijke volgorde: eerst de ruimte, dan buffet en servies, daarna techniek en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering versturen
8
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
9
Dieetoverzicht afdrukken
10
Cateringbestelling plaatsen
11
Koelkasten controleren
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Hapjes ophalen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Glazen en servies controleren
2 personen
17
Muziek afspeellijst maken
18
Techniek testen
2 personen
19
Sleutels en toegang regelen
20
Locatie openen
2 personen
21
Ruimte ventileren
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen neerzetten
3 personen
24
Buffettafels inrichten
3 personen
25
Servies klaarzetten
2 personen
26
Drankenstation inrichten
2 personen
27
Koffiepunt inrichten
2 personen
28
Hapjes op schalen leggen
3 personen
29
Dieetgerechten markeren
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Licht en muziek instellen
2 personen
32
Toiletten controleren
33
Entree en garderobe inrichten
2 personen
34
Programma bij entree leggen

Event

35
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
36
Gasten verwelkomen
2 personen
37
Aperitief serveren
3 personen
38
Hapjes serveren
3 personen
39
Koffie en thee serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Buffet aanvullen
3 personen
42
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
43
Afvalbakken legen
2 personen
44
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

45
Restanten veilig verpakken
2 personen
46
Buffet afruimen
3 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Versiering verwijderen
2 personen
50
Ruimte schoonmaken
4 personen
51
Toiletten schoonmaken
2 personen
52
Afval afvoeren
2 personen
53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Locatie afsluiten
2 personen
55
Materialen retourneren
2 personen
56
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Champagneglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 15
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJslepelsaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 5
Oplaadbare batterijenaantal 12
Laptop

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Nieuwjaarsbannersaantal 3
Confettivrije tafelversieringaantal 8
Vaasjesaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledtafellampenaantal 8
Reserveledlampenaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging uiterlijk drie weken vooraf en vraag om een RSVP-datum die minstens tien dagen voor de receptie ligt. Zo kun je de definitieve gastenlijst, dieetwensen en cateringbestelling nog op tijd afronden.
Maak twee dagen vooraf een aparte controle van koelkasten, glazen, servies en serveermateriaal. Vooral champagneglazen, waterglazen, koffiekopjes, serveertangen en afvalbakken worden bij een nieuwjaarsreceptie makkelijk vergeten.
Koel dranken uiterlijk de avond ervoor en houd op de dag zelf een reserve koelbox met ijs achter de hand. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en plan extra water naast wijn en champagne.
Test muziek, luidsprekers, mengpaneel, microfoon en laptop minimaal één uur vóór de ontvangst. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en oplaadbare batterijen; een technische storing vlak voor een toost kost meer tijd dan je verwacht.
Open de locatie minstens twee uur voor aanvang. Ventileer eerst, zet daarna tafels, stoelen en buffettafels neer, richt het buffet in en plaats pas als laatste de glazen, borden, bestek en warme koffievoorziening.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een nieuwjaarsreceptie?: Begin vier tot zes weken vooraf met locatie, datum en tijden. Verstuur de uitnodigingen ongeveer drie weken voor de receptie en leg catering en drank uiterlijk tien dagen vooraf definitief vast.
Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en zet daarnaast voldoende water klaar. Voor een receptie van twee uur kun je als startpunt vier tot vijf consumpties per gast aanhouden, met extra marge voor champagne tijdens de toost.
Wanneer moet je dieetwensen verzamelen voor een nieuwjaarsreceptie?: Vraag dieetwensen meteen mee bij de uitnodiging en sluit de inventarisatie zeven tot tien dagen voor het evenement. Geef het definitieve overzicht bij de cateringbestelling door en druk op de dag zelf een exemplaar af voor de organisatie.
Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?: Plan minimaal twee uur voor de opbouw en voeg dertig minuten toe als je techniek of een uitgebreide koffiehoek gebruikt. Test muziek en microfoon minstens één uur voor ontvangst, zodat je nog tijd hebt voor een reserveoplossing.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.