Organiser une réception du Nouvel An, étape par étape

Pour une réception du Nouvel An, commencez par bloquer le lieu, la date et les horaires avant de penser au menu ou à la décoration. Les invitations doivent partir assez tôt pour obtenir les réponses, les allergies et les besoins alimentaires. Ensuite, travaillez avec une liste définitive d’invités afin d’ajuster la commande traiteur, les boissons, les verres et les places assises. Le jour même, prévoyez une vraie séquence d’installation : accès, aération, tables, buffet, vaisselle, musique et technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer un rappel
8
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
9
Imprimer l’aperçu du régime
10
Passer la commande traiteur
11
Vérifier les réfrigérateurs
2 personnes
12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Récupérer les amuse-bouches
2 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Vérifier les verres et la vaisselle
2 personnes
17
Créer la playlist musicale
18
Tester la technique
2 personnes
19
Organiser les clés et l’accès
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Aérer la salle
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer les tables de buffet
3 personnes
25
Préparer la vaisselle
2 personnes
26
Installer le bar à boissons
2 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
29
Marquer les plats diététiques
2 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Régler la lumière et la musique
2 personnes
32
Vérifier les toilettes
33
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
34
Déposer le programme à l’entrée

Événement

35
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
36
Accueillir les invités
2 personnes
37
Servir l'apéritif
3 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Servir le café et le thé
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
42
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
43
Vider les poubelles
2 personnes
44
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

45
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
46
Désinstaller le buffet
3 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Retirer la décoration
2 personnes
50
Nettoyer l’espace
4 personnes
51
Nettoyer les toilettes
2 personnes
52
Évacuer les déchets
2 personnes
53
Éteindre l’équipement
2 personnes
54
Fermer le lieu
2 personnes
55
Retourner les matériels
2 personnes
56
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Portantsqté 2
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 5

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 80
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 15
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Cuillères à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 5
Piles rechargeablesqté 12
Ordinateur portable

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 6
Nappesqté 8
Bannières du Nouvel Anqté 3
Décoration de table sans confettisqté 8
Petits vasesqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de table LEDqté 8
Lampes LED de rechangeqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines avant le 31 décembre et fixez une date limite de réponse. Relancez les personnes silencieuses 7 à 10 jours avant la réception, puis établissez une liste définitive.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dès l’inscription. Transmettez ensuite un récapitulatif clair au traiteur et imprimez l’aperçu du régime pour éviter les erreurs au moment du service.
Ne commandez pas les amuse-bouches ni les boissons sur une estimation vague : attendez la liste finale des invités. Vérifiez aussi la capacité des réfrigérateurs et prévoyez le refroidissement des boissons plusieurs heures avant l’arrivée.
Testez la musique et le matériel audio avant l’ouverture, avec les haut-parleurs, la table de mixage, le microphone, les rallonges et les multiprises. Chargez les piles rechargeables et gardez un ordinateur portable prêt si la playlist dépend d’une connexion ou d’un appareil précis.
Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’accueil : ouvrez le lieu, aérez la salle, placez tables et chaises, puis préparez les tables de buffet et la vaisselle. Les verres à eau, à vin et à champagne sont souvent oubliés lorsqu’ils restent dans les cartons jusqu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser une réception du Nouvel An ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations et recevoir les réponses. Gardez les 7 derniers jours pour les relances, la liste définitive, les achats et les vérifications techniques.
Quand envoyer les invitations pour le Nouvel An ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la réception, avec une date limite de réponse fixée 2 à 3 semaines avant l’événement. Une relance 7 à 10 jours avant permet de finaliser le nombre de convives.
Quand commander le traiteur pour une réception du Nouvel An ?: Passez la commande après avoir arrêté la liste définitive des invités et leurs besoins alimentaires, idéalement 10 à 14 jours avant la réception. Contrôlez ensuite les quantités et les modalités de récupération des amuse-bouches quelques jours avant.
Quand installer la salle le soir du Nouvel An ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Utilisez ce délai pour aérer, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et la vaisselle, refroidir les boissons et tester la musique.

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