Neujahrsempfang organisieren: der praktische Ablauf

Ein Neujahrsempfang wirkt entspannt, wenn die Abstimmung spätestens mehrere Wochen vorher beginnt. Zuerst stehen Termin, Raum und Einladungen fest; danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und die verbindliche Gästezahl. In der letzten Woche planst du Catering, Getränke, Geschirr und Technik anhand dieser Zahl. Am Veranstaltungstag zählen kurze Kontrollwege: Zugang öffnen, Raum lüften, Tische und Buffet aufbauen und Mikrofon sowie Musik vor dem Eintreffen der Gäste testen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
3
Einladungen erstellen
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Erinnerung senden
8
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
9
Diätübersicht ausdrucken
10
Cateringbestellung aufgeben
11
Kühlschränke kontrollieren
2 Personen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Snacks abholen
2 Personen
15
Getränke kühlen
2 Personen
16
Gläser und Geschirr kontrollieren
2 Personen
17
Musik-Playlist erstellen
18
Technik testen
2 Personen
19
Schlüssel und Zugang organisieren
20
Location öffnen
2 Personen
21
Raum lüften
2 Personen
22
Tische aufstellen
4 Personen
23
Stühle aufstellen
3 Personen
24
Buffettische einrichten
3 Personen
25
Geschirr bereitstellen
2 Personen
26
Getränkestation einrichten
2 Personen
27
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
28
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
29
Diätgerichte kennzeichnen
2 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Licht und Musik einstellen
2 Personen
32
Toiletten kontrollieren
33
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
34
Programm am Eingang auslegen

Event

35
Empfangstisch betreuen
2 Personen
36
Gäste begrüßen
2 Personen
37
Aperitif servieren
3 Personen
38
Snacks servieren
3 Personen
39
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Buffet auffüllen
3 Personen
42
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
43
Mülleimer leeren
2 Personen
44
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

45
Reste sicher verpacken
2 Personen
46
Buffet abräumen
3 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
49
Dekoration entfernen
2 Personen
50
Raum reinigen
4 Personen
51
Toiletten reinigen
2 Personen
52
Abfall entsorgen
2 Personen
53
Geräte ausschalten
2 Personen
54
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
55
Materialien zurückgeben
2 Personen
56
Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
GarderobenständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 15
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EislöffelAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 5
Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Laptop

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
NeujahrsbannerAnz. 3
Konfettifreie TischdekorationAnz. 8
VasenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
LED-TischlampenAnz. 8
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Beginn und Ende mindestens 6 Wochen vorher fest und verschicke die Einladungen direkt danach. Bitte um eine Rückmeldung mit fester Frist, idealerweise 14 Tage vor dem Empfang.
Führe Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer Liste zusammen. Drucke die endgültige Diätübersicht spätestens am Vortag aus und gib sie beim Aufbau an die zuständige Person weiter.
Bestelle das Catering nach der bestätigten Gästezahl und plane die Abholung von Snacks mindestens 2 Stunden vor Beginn. Kontrolliere Kühlschränke, Kühlboxen und gekühlte Getränke am Vortag statt erst beim Aufbau.
Prüfe Gläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Servierzangen anhand der Gästeliste. Rechne bei Gläsern und Geschirr mit mindestens 10 Prozent Reserve, damit Nachzügler und beschädigte Teile nicht den Ablauf stören.
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop und Verlängerungskabel am Vortag mit genau dem Aufbau vor Ort. Lege wiederaufladbare Batterien bereit und kläre Schlüssel sowie Zugang spätestens 24 Stunden vorher.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang organisieren?: Beginne etwa 6 Wochen vorher mit Termin, Raum und Einladungen. Zwei Wochen vor dem Empfang sollten Anmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend vorliegen, damit Catering und Raumplanung belastbar werden.
Wann verschickt man die Einladungen zum Neujahrsempfang?: Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vor dem Termin und setze eine Rückmeldefrist 14 Tage vorher. Sende anschließend etwa 7 Tage vor dem Empfang eine Erinnerung an noch fehlende Antworten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Neujahrsempfangs?: Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Buffet, Geschirr, Getränke und Technik ein. Öffne die Location früh genug, damit Lüften und ein vollständiger Funktionstest mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste abgeschlossen sind.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Neujahrsempfang?: Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich jederzeit Wasser bereit und kühle die Getränke spätestens am Vortag.

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