Cómo organizar una recepción de Año Nuevo paso a paso
Una recepción de Año Nuevo se organiza mejor empezando por el lugar, la fecha y el número real de invitados. Después vienen las invitaciones, las preferencias dietéticas y el pedido de catering; en los últimos días se concentran las compras, las bebidas y las comprobaciones técnicas. El día del evento, reserva varias horas para abrir, ventilar, montar mesas y preparar el buffet. Este orden evita descubrir a última hora que faltan copas, hielo, enchufes o información sobre una dieta especial.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y las horas
2 personas
- 3
Redactar invitaciones
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Enviar recordatorio
- 8
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
- 9
Imprimir el resumen de dietas
- 10
Realizar el pedido de catering
- 11
Revisar refrigeradores
2 personas
- 12
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Recoger los aperitivos
2 personas
- 15
Enfriar bebidas
2 personas
- 16
Comprobar vasos y vajilla
2 personas
- 17
Crear lista de reproducción
- 18
Probar la técnica
2 personas
- 19
Gestionar llaves y acceso
- 20
Abrir la ubicación
2 personas
- 21
Ventilar el espacio
2 personas
- 22
Montar mesas
4 personas
- 23
Colocar sillas
3 personas
- 24
Montar mesas de buffet
3 personas
- 25
Preparar la vajilla
2 personas
- 26
Montar la estación de bebidas
2 personas
- 27
Montar el punto de café
2 personas
- 28
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
- 29
Marcar los platos dietéticos
2 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Configurar la luz y la música
2 personas
- 32
Comprobar los baños
- 33
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 34
Colocar el programa en la entrada
Evento
- 35
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 36
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
- 37
Servir el aperitivo
3 personas
- 38
Servir aperitivos
3 personas
- 39
Servir café y té
2 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Reponer el bufé
3 personas
- 42
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 44
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Seguimiento
- 45
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 46
Desmontar el bufé
3 personas
- 47
Lavar la vajilla
3 personas
- 48
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 49
Retirar la decoración
2 personas
- 50
Limpiar el espacio
4 personas
- 51
Limpiar los baños
2 personas
- 52
Retirar los residuos
2 personas
- 53
Apagar el equipo
2 personas
- 54
Cerrar el recinto
2 personas
- 55
Devolver los materiales
2 personas
- 56
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 5
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Copas de champáncant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 15
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cucharillas para heladocant. 3
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 5
- Baterías recargablescant. 12
- Portátil
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Pesos para globoscant. 6
- Mantelescant. 8
- Banners de Año Nuevocant. 3
- Decoración de mesa sin confeticant. 8
- Jarroncitoscant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de mesa LEDcant. 8
- Lámparas LED de repuestocant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el acceso al lugar antes de enviar las invitaciones. Confirma quién tiene las llaves y cuánto tiempo necesitas para entrar, ventilar y montar el espacio.
- Envía un primer aviso con suficiente antelación y fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas. Entre 5 y 7 días antes, manda un recordatorio y prepara la lista definitiva de invitados.
- Haz el pedido de catering cuando termine el plazo de inscripción y comprueba que el resumen de dietas llega a quien prepara la comida. No dejes para el mismo día la compra, la recogida de aperitivos ni la revisión de los refrigeradores.
- Enfría las bebidas con antelación y separa las copas de agua, vino y champán antes de montar el buffet. Para el primer tramo de la recepción, calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y revisa también tazas, platos y cubiertos.
- Prueba el portátil, los altavoces, la mesa de mezclas y el micrófono antes de que lleguen los invitados. Comprueba los cables alargadores, las regletas y las baterías recargables, y deja despejados los accesos y las zonas de paso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de Año Nuevo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, fijar el horario y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y las dietas al menos 7 días antes, para poder confirmar el catering y la compra.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio a los invitados?
- Envíalo entre 5 y 7 días antes de la recepción. Incluye la hora de llegada, la información de acceso y una última fecha para comunicar cambios en la asistencia o en la dieta.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el espacio?
- Reserva como mínimo 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite abrir el lugar, ventilar, colocar mesas y sillas, preparar el buffet, ordenar la vajilla y probar el sonido sin trabajar con prisa.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración y el tipo de recepción. Enfría las bebidas antes de montar las mesas y comprueba que hay suficientes vasos, copas de vino y copas de champán.
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