Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie zonder last-minute stress

Begin met de zaal, datum en eindtijd; die bepalen hoeveel gasten, servies en drank je nodig hebt. Verstuur de uitnodigingen vroeg en verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Geef het definitieve aantal gasten pas door nadat je ontbrekende reacties hebt nagebeld. Plan daarna de boodschappen, koeling en voorbereiding. Op de dag zelf werk je van techniek en meubilair naar buffet, drankenbar, garderobe en verlichting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Datum en tijden bevestigen
3
Uitnodigingen opstellen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Aanmeldingen nabellen
8
Aantal gasten doorgeven
9
Boodschappenlijst controleren
10
Voorraad servies controleren
2 personen
11
Apparatuur testen
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Hapjes voorbereiden
3 personen
16
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
17
Tafels opstellen
3 personen
18
Stoelen opstellen
3 personen
19
Buffet inrichten
3 personen
20
Servies klaarzetten
2 personen
21
Drankenbar inrichten
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Muziek installeren
2 personen
24
Verlichting aansluiten
2 personen
25
Garderobe inrichten
2 personen
26
Toiletten controleren
27
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
28
Laatste veiligheidscontrole
2 personen

Event

29
Gasten ontvangen
3 personen
30
Jasjes aannemen
2 personen
31
Welkomstdrank serveren
3 personen
32
Koffie en thee serveren
2 personen
33
Hapjes serveren
3 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Afvalbakken legen
2 personen
37
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
38
Toiletten tussentijds controleren
39
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

40
Dranken opruimen
2 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
43
Versiering verwijderen
2 personen
44
Afval afvoeren
2 personen
45
Zaal schoonmaken
3 personen
46
Toiletten schoonmaken
2 personen
47
Apparatuur opbergen
2 personen
48
Voorraad terugbrengen
2 personen
49
Geleende spullen retourneren
2 personen
50
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Garderoberekkenaantal 2
Klaptafelsaantal 2

Servies

Wijnglazenaantal 70
Champagneglazenaantal 70
Longdrinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Koffielepelsaantal 70
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Serveerplateausaantal 12
Schaaltjesaantal 16
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Slingerverlichtingaantal 4
Tafellampenaantal 6

Decoratie

Ballonnenbogenaantal 2
Nieuwjaarsdecoratie
Tafellopersaantal 8
Kaarsenhoudersaantal 12
Cijferslinger

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en zet een uiterste aanmelddatum 10 tot 14 dagen voor de receptie. Zo houd je tijd over om niet-reageerders na te bellen en het gastenaantal door te geven.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en markeer ze op een aparte lijst voor het buffet. Controleer die lijst opnieuw wanneer je de hapjes voorbereidt; een losse mondelinge mededeling raakt snel kwijt.
Koel dranken minstens 6 uur vooraf en gebruik koelboxen voor wat niet in de koelkast past. Zet waterkannen naast de alcoholische dranken, zodat gasten niet alleen naar wijn of champagne grijpen.
Test koffiezetapparaten, waterkokers, Bluetoothspeakers en de microfoon uiterlijk de dag ervoor. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar voordat je tafels en versiering plaatst; anders moet je een ingerichte ruimte weer openbreken.
Richt de zaal op volgorde in: tafels en stoelen, buffet en servies, drankenbar, garderobe en pas daarna verlichting en decoratie. Reserveer 60 tot 90 minuten voor de opbouw en houd een vrije doorgang naar de garderobe en uitgang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren stuur je uitnodigingen voor een nieuwjaarsreceptie?: Stuur de uitnodigingen 4 tot 6 weken van tevoren. Vraag gasten om uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de receptie te reageren, zodat je dieetwensen en het definitieve aantal kunt verwerken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast continu water en stem de verdeling af op de verwachte duur en het aantal gasten.
Wanneer geef je het aantal gasten door aan de locatie?: Geef het definitieve aantal ongeveer 7 tot 10 dagen vooraf door, nadat je ontbrekende aanmeldingen hebt nagebeld. Meld dieetwensen en eventuele wijzigingen direct mee.
Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?: Plan minimaal 60 tot 90 minuten voor een eenvoudige opbouw en langer als je meerdere tafels, een buffet, drankenbar en techniek installeert. Test apparatuur liefst al de dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.