So organisierst du einen Neujahrsempfang
Ein Neujahrsempfang wirkt unkompliziert, braucht aber eine klare Reihenfolge: Erst legst du Saal, Datum und Zeiten fest, danach folgen Einladungen und Anmeldungen. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin solltest du Gästezahl und Ernährungswünsche nachfassen und den Bestand an Geschirr und Geräten prüfen. Am Vortag kühlst du Getränke und bereitest haltbare Vorräte vor. Am Veranstaltungstag stehen Aufbau, Buffet, Getränkebar, Kaffee und Technik im Mittelpunkt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Datum und Zeiten bestätigen
- 3
Einladungen erstellen
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Anmeldungen nachfassen
- 8
Anzahl der Gäste durchgeben
- 9
Einkaufsliste prüfen
- 10
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
- 11
Geräte testen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
2 Personen
- 13
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 14
Getränke kühlen
2 Personen
- 15
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 16
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 17
Tische aufstellen
3 Personen
- 18
Stühle aufstellen
3 Personen
- 19
Buffet aufbauen
3 Personen
- 20
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 21
Getränkebar einrichten
2 Personen
- 22
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 23
Musik installieren
2 Personen
- 24
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 25
Garderobe einrichten
2 Personen
- 26
Toiletten kontrollieren
- 27
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 28
Letzte Sicherheitskontrolle
2 Personen
Event
- 29
Gäste empfangen
3 Personen
- 30
Jacken annehmen
2 Personen
- 31
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 33
Snacks servieren
3 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 35
Buffet auffüllen
2 Personen
- 36
Mülleimer leeren
2 Personen
- 37
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 38
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 39
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Getränke wegräumen
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 42
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 43
Dekoration entfernen
2 Personen
- 44
Abfall entsorgen
2 Personen
- 45
Saal reinigen
3 Personen
- 46
Toiletten reinigen
2 Personen
- 47
Ausrüstung verstauen
2 Personen
- 48
Vorräte zurückbringen
2 Personen
- 49
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 50
Gefundene Gegenstände sortieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- GarderobenständerAnz. 2
- KlappischeAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 70
- ChampagnergläserAnz. 70
- LongdrinkgläserAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 70
- KaffeelöffelAnz. 70
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- ServierplattenAnz. 12
- SchälchenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LichtergirlandeAnz. 4
- TischlampenAnz. 6
Dekoration
- BallonbögenAnz. 2
- Neujahrsdekoration
- TischläuferAnz. 8
- KerzenhalterAnz. 12
- Zahlenkette
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Saal möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und bestätige Datum, Beginn und Ende schriftlich. Plane zusätzlich mindestens 90 Minuten für Aufbau und 45 Minuten für den Abbau ein.
- Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Empfang und setze eine Anmeldefrist spätestens 10 Tage vorher. So bleibt Zeit, bei fehlenden Rückmeldungen nachzufassen und die endgültige Gästezahl weiterzugeben.
- Prüfe 7 Tage vorher Gläser, Teller, Besteck, Servierplatten und Thermoskannen. Rechne bei einem Empfang mit etwa 2 bis 3 Gläsern pro Gast und halte bei Kaffee und Tee mindestens eine Tasse pro Person bereit.
- Kühle Getränke am Vortag und stelle haltbare Vorräte ebenfalls vorher bereit. Für das Buffet solltest du Snacks erst am Veranstaltungstag anrichten, damit sie frisch bleiben und Servierlöffel sowie Servierzangen nicht fehlen.
- Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag. Lege Verlängerungskabel, Beleuchtung und eine Garderobe vor Beginn bereit, weil diese Punkte beim spontanen Aufbau besonders häufig übersehen werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Datum und Zeiten. Einladungen sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Empfang verschickt werden, damit du die Gästezahl rechtzeitig ermitteln kannst.
- Wann verschickt man Einladungen zum Neujahrsempfang?
- Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf spätestens 10 Tage vor dem Empfang, damit Ernährungswünsche und die endgültige Gästezahl berücksichtigt werden können.
- Was muss man am Tag vor einem Neujahrsempfang vorbereiten?
- Kühle die Getränke, stelle haltbare Vorräte bereit und teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Lautsprecher und Mikrofon. Kontrolliere außerdem Geschirr, Serviermaterial und Verlängerungskabel, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Neujahrsempfang?
- Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Buffet, Getränkebar, Garderobe, Dekoration, Beleuchtung und Technik ein. Bei vielen Gästen oder einem großen Saal sind 2 Stunden realistischer.
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