Organiser une réception du Nouvel An, étape par étape

Une réception du Nouvel An se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par confirmer la date, les horaires et la réservation avant d’envoyer les invitations. Suivez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et les quantités, puis vérifiez la vaisselle, le matériel technique et les boissons. Le jour même, gardez les produits non périssables pour l’installation et prévoyez assez de temps pour refroidir les boissons, monter le buffet et tester le son.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Confirmer la date et les heures
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Relancer les inscriptions par téléphone
8
Communiquer le nombre d’invités
9
Vérifier la liste des courses
10
Vérifier le stock de vaisselle
2 personnes
11
Tester l'équipement
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Préparer le café et le thé
2 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Installer les chaises
3 personnes
19
Installer le buffet
3 personnes
20
Préparer la vaisselle
2 personnes
21
Installer le bar à boissons
2 personnes
22
Suspendre la décoration
3 personnes
23
Installer la musique
2 personnes
24
Brancher l’éclairage
2 personnes
25
Aménager le vestiaire
2 personnes
26
Vérifier les toilettes
27
Installer la table d’inscription
2 personnes
28
Dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Recevoir les vestes
2 personnes
31
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Servir des amuse-bouches
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
36
Vider les poubelles
2 personnes
37
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
38
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
39
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

40
Ranger les boissons
2 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
43
Retirer la décoration
2 personnes
44
Évacuer les déchets
2 personnes
45
Nettoyer la salle
3 personnes
46
Nettoyer les toilettes
2 personnes
47
Ranger le matériel
2 personnes
48
Rapporter le stock
2 personnes
49
Rendre les articles empruntés
2 personnes
50
Trier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Portantsqté 2
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 70
Verres à champagneqté 70
Verres à long drinkqté 70
Tasses à caféqté 70
Cuillères à caféqté 70
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 16
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de tableqté 6

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Décoration du Nouvel An
Chemins de tableqté 8
Bougeoirsqté 12
Guirlande de chiffres

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la réception. Appelez les personnes qui n’ont pas répondu 3 à 5 jours avant cette échéance afin d’obtenir un nombre fiable d’invités et leurs besoins alimentaires.
Communiquez le nombre final d’invités dès que les inscriptions sont closes. Utilisez-le pour contrôler les verres à vin, les flûtes à champagne, les assiettes, les couverts et les places assises, en gardant environ 10 % de vaisselle supplémentaire.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures avant l’arrivée des invités. Réservez des glacières pour le stock de réserve et gardez des carafes d’eau visibles près du bar afin d’éviter que tout le monde se serve uniquement des boissons alcoolisées.
Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’installation finale. Faites ce test avec les lumières branchées, car une prise ou une rallonge insuffisante peut interrompre la musique ou l’éclairage pendant la soirée.
Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, le bar, le vestiaire et enfin la décoration. Commencez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes : les arches de ballons et les guirlandes lumineuses prennent souvent plus de temps que prévu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une réception du Nouvel An ?: Prévoyez 3 à 4 semaines pour réserver la salle, envoyer les invitations et suivre les inscriptions. Fermez la liste des invités environ 10 jours avant la réception pour acheter les quantités et confirmer les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour le Nouvel An ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 10 jours avant la réception. Faites une relance téléphonique 3 à 5 jours avant cette limite pour réduire les réponses manquantes.
Quand installer la salle pour une réception du Nouvel An ?: Commencez l’installation environ 3 heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez encore 30 minutes pour tester la musique, le microphone et l’éclairage après avoir installé les tables, le buffet et le bar.
Combien de boissons prévoir par personne pour le Nouvel An ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité visible et gardez une réserve séparée dans les glacières pour le réassort.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.