Cómo organizar una recepción de Año Nuevo sin contratiempos
Una recepción de Año Nuevo se organiza mejor siguiendo un orden claro: primero se cierra la sala y el horario, después se confirma la asistencia y las necesidades dietéticas, y solo entonces se compra y se monta. La parte que más tarde se complica suele ser el recuento final de invitados, el enfriado de las bebidas y las conexiones de sonido e iluminación. Usa el plan como guía desde las primeras invitaciones hasta el montaje del buffet, la barra y el guardarropa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Confirmar la fecha y los horarios
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Llamar de seguimiento a las inscripciones
- 8
Indicar el número de invitados
- 9
Comprobar la lista de la compra
- 10
Comprobar el stock de vajilla
2 personas
- 11
Probar el equipo
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 14
Enfriar bebidas
2 personas
- 15
Preparar aperitivos
3 personas
- 16
Preparar café y té
2 personas
- 17
Montar mesas
3 personas
- 18
Colocar las sillas
3 personas
- 19
Montar el buffet
3 personas
- 20
Preparar la vajilla
2 personas
- 21
Montar la barra de bebidas
2 personas
- 22
Colgar la decoración
3 personas
- 23
Instalar la música
2 personas
- 24
Conectar la iluminación
2 personas
- 25
Montar el guardarropa
2 personas
- 26
Comprobar los baños
- 27
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 28
Última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 29
Recibir a los invitados
3 personas
- 30
Recoger las chaquetas
2 personas
- 31
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Servir aperitivos
3 personas
- 34
Rellenar las bebidas
2 personas
- 35
Reponer el bufé
2 personas
- 36
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 37
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 38
Comprobar los baños periódicamente
- 39
Despedirse de los invitados
2 personas
Seguimiento
- 40
Recoger las bebidas
2 personas
- 41
Lavar la vajilla
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 43
Retirar la decoración
2 personas
- 44
Retirar los residuos
2 personas
- 45
Limpiar la sala
3 personas
- 46
Limpiar los baños
2 personas
- 47
Guardar el equipo
2 personas
- 48
Devolver el stock
2 personas
- 49
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 50
Clasificar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Mesas plegablescant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 70
- Copas de champáncant. 70
- Vasos altoscant. 70
- Tazas de cafécant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas para servircant. 12
- Cuencoscant. 16
- Pinzas de servircant. 8
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 6
Decoración
- Arcos de globoscant. 2
- Decoración de Año Nuevo
- Manteles runnerscant. 8
- Portavelascant. 12
- Guirnalda de números
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados entre 5 y 7 días antes. Llama a quienes no hayan respondido y comunica el número definitivo antes de hacer la compra o preparar las mesas.
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja las bebidas sin alcohol claramente disponibles. Enfría champán, vino y agua con varias horas de antelación, no justo antes de abrir la sala.
- Haz una prueba completa del equipo el día anterior: altavoces, micrófono, iluminación, cables alargadores y regletas. Comprueba también que haya suficientes enchufes para no improvisar conexiones durante la recepción.
- Monta el buffet y la barra de bebidas antes de colocar la decoración. Así puedes comprobar que las bandejas, cuencos, pinzas, jarras y termos caben y que los invitados no tendrán que cruzarse con quienes sirven la comida.
- Prepara el café y el té en una zona separada de la barra y calcula al menos una taza por invitado si la recepción dura varias horas. Reserva espacio para las tazas, cucharillas y termos, y monta el guardarropa antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una recepción de Año Nuevo?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Pide la confirmación como máximo 7 días antes, para poder cerrar el número de invitados, las preferencias dietéticas y la compra.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una recepción de Año Nuevo?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 o 2 por persona por cada hora adicional. Añade agua y opciones sin alcohol para que no todo dependa de la barra.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?
- Mete las bebidas en frío al menos 4 horas antes de que lleguen los invitados; las botellas grandes pueden necesitar más tiempo. Comprueba el espacio de las neveras portátiles antes de hacer la compra.
- ¿Con cuánta antelación se monta la sala?
- Haz el montaje principal entre 3 y 4 horas antes: mesas, sillas, buffet, barra, vajilla, iluminación y guardarropa. Deja para la última hora los aperitivos, el café, el té y cualquier ajuste de sonido.
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