Zo organiseer je een nieuwjaarsreceptie zonder haast

Begin met de locatie, het verwachte aantal gasten en het programma. Daarna leg je de aanmeldingen, dieetwensen en catering vast, zodat je weet hoeveel glazen, kopjes, hapjes en zitplaatsen nodig zijn. Plan de inrichting en techniek niet pas op de dag zelf: controleer vooraf de route, ontvangstbalie, geluidsinstallatie en verlichting. Op de dag zelf werk je van opbouwen en koelen naar ontvangen en serveren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Catering bestellen
6
Muziek samenstellen
7
Vrijwilligers indelen
8
Route en ontvangst controleren
2 personen
9
Boodschappen doen
2 personen
10
Dranken koelen
2 personen
11
Hapjes voorbereiden
3 personen
12
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
13
Tafels opstellen
3 personen
14
Stoelen plaatsen
3 personen
15
Tafels feestelijk dekken
3 personen
16
Versiering ophangen
2 personen
17
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
18
Verlichting controleren
2 personen
19
Naamkaartjes klaarleggen
20
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
21
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

22
Gasten ontvangen
3 personen
23
Welkomstdrank serveren
3 personen
24
Koffie en thee serveren
2 personen
25
Hapjes serveren
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Gebruikt servies afruimen
2 personen
28
Muziek verzorgen
29
Nieuwjaarswens uitspreken
30
Bittergarnituur serveren
3 personen
31
Laatste ronde aankondigen
32
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

33
Eten en drinken opruimen
3 personen
34
Servies afwassen
2 personen
35
Afval verzamelen
2 personen
36
Locatie schoonmaken
3 personen
37
Meubilair terugplaatsen
3 personen
38
Decoratie verwijderen
2 personen
39
Apparatuur inpakken
2 personen
40
Voorraad controleren
41
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 70
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplateausaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Nieuwjaarsballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Tafelstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de praktische voorbereiding minimaal 2 uur vóór ontvangst: zet tafels, stoelen, buffettafels en kapstokken neer voordat de eerste gasten komen. Houd een vrije looproute tussen entree, ontvangstbalie, buffet en koffie- en theepunt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf in één overzicht. Bestel hapjes daarna op basis van het definitieve aantal gasten en reserveer aparte serveerplateaus voor dieetopties.
Koel dranken en zet glazen klaar voordat de ontvangst begint. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of koelboxen of koelkasten die hoeveelheid aankunnen.
Test microfoon, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten binnenkomen. Leg naamkaartjes en het welkomstdrankje bij de ontvangstbalie klaar, zodat vrijwilligers niet tegelijk hoeven te zoeken en te serveren.
Plan vóór opening een laatste ronde van 15 minuten: controleer verlichting, tafeldekking, koffie- en theepunt, afvalbakken, toiletroute en veiligheid. Zet emmers en dweilen direct bereikbaar voor gemorste drankjes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsreceptie organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vóór de receptie, zodat je catering en dieetwensen kunt vastleggen.
Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsreceptie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor een receptie van 2 uur komt dat neer op ongeveer 4 tot 5 drankjes per gast, naast koffie, thee en water.
Wanneer moet je de catering voor een nieuwjaarsreceptie bestellen?: Bestel de catering zodra de locatie en het verwachte aantal gasten bekend zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Geef het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór het evenement door.
Hoeveel tijd heb je nodig om een nieuwjaarsreceptie op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, versiering, koffie- en theepunt en techniek. Reserveer daarnaast 15 minuten voor de laatste veiligheids- en ontvangstcontrole voordat de gasten arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.