Neujahrsempfang organisieren: der praktische Ablauf
Ein Neujahrsempfang wirkt entspannt, wenn die Reihenfolge der Vorbereitung stimmt. Beginne mit der Location, dem Termin und den Einladungen, bevor du Catering und Getränke festlegst. Danach bearbeitest du Anmeldungen und Ernährungswünsche und planst den Aufbau von Empfang, Sitzplätzen, Buffet und Kaffeebereich. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, gekühlte Getränke und ein klarer Empfang. Der Plan auf dieser Seite führt dich durch alle 41 Aufgaben und berücksichtigt die 32 benötigten Gegenstände.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Catering bestellen
- 6
Musik zusammenstellen
- 7
Freiwillige einteilen
- 8
Route und Empfang prüfen
2 Personen
- 9
Einkaufen gehen
2 Personen
- 10
Getränke kühlen
2 Personen
- 11
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 12
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 13
Tische aufstellen
3 Personen
- 14
Stühle aufstellen
3 Personen
- 15
Tische festlich eindecken
3 Personen
- 16
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 17
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 18
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 19
Namensschilder bereitlegen
- 20
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 21
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 22
Gäste empfangen
3 Personen
- 23
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 24
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 25
Snacks servieren
3 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 27
Benutztes Geschirr abräumen
2 Personen
- 28
Musik organisieren
- 29
Neujahrsgruß aussprechen
- 30
Bittergarnitur servieren
3 Personen
- 31
Letzte Runde ankündigen
- 32
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 33
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 34
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 35
Abfall sammeln
2 Personen
- 36
Location reinigen
3 Personen
- 37
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 38
Dekoration entfernen
2 Personen
- 39
Geräte einpacken
2 Personen
- 40
Bestand prüfen
- 41
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierplattenAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NeujahrsballonsAnz. 40
- GirlandenAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- MüllsackhalterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Empfang auswerten kannst. Erst danach bestellst du das Catering verbindlich.
- Plane für die Begrüßung zwei bis drei Getränke pro Person in der ersten Stunde und stelle Gläser, Ausgießkannen sowie Kühlboxen spätestens am Vortag bereit.
- Richte Empfangstheke, Namensschilder und Kleiderständer vor dem Eintreffen der Gäste ein. So bleibt die erste halbe Stunde frei für Begrüßungsgetränke statt für Suchen und Nachbessern.
- Baue den Kaffee- und Teebereich mit Kaffeemaschinen, Wasserkochern und Thermoskannen getrennt vom Buffet auf. Prüfe mindestens 60 Minuten vor Beginn Stromanschlüsse und Verlängerungskabel.
- Plane den letzten Rundgang etwa 30 Minuten vor dem Empfang ein: Beleuchtung, Lautsprecher, Mikrofon, Fluchtwege, Abfallbehälter und rutschige Stellen müssen dann bereits kontrolliert sein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Neujahrsempfang organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit der Location und den Einladungen. Eine Woche vor dem Termin solltest du Anmeldungen und Ernährungswünsche abschließen und das Catering bestätigen.
- Wann muss das Catering für einen Neujahrsempfang bestellt werden?
- Bestelle das Catering etwa drei bis vier Wochen vor dem Empfang, sobald die erwartete Gästezahl feststeht. Melde die endgültige Zahl und besondere Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher.
- Wie viel Getränke braucht man bei einem Neujahrsempfang?
- Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane danach etwa ein Getränk pro Stunde ein. Kühle die Getränke am Vorabend und halte zusätzlich Wasser bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Neujahrsempfangs?
- Für Tische, Stühle, Eindecken, Dekoration, Technik und den Kaffeebereich solltest du mindestens drei Stunden einplanen. Der abschließende Sicherheits- und Technikcheck beginnt etwa 30 Minuten vor dem Empfang.
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