Cómo organizar una recepción de Año Nuevo sin improvisar
Una recepción de Año Nuevo funciona mejor cuando se organiza por fases: primero confirma el lugar y los invitados, después cierra la comida y el equipo, y deja el montaje para el final. En este plan encontrarás 41 tareas y 32 elementos para coordinar el evento desde las inscripciones hasta la despedida. Presta especial atención a las preferencias dietéticas, la refrigeración de las bebidas, la recepción y las conexiones eléctricas. Son detalles pequeños que suelen resolverse demasiado tarde.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Pedir el catering
- 6
Seleccionar la música
- 7
Asignar voluntarios
- 8
Comprobar la ruta y la recepción
2 personas
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Enfriar bebidas
2 personas
- 11
Preparar aperitivos
3 personas
- 12
Montar el punto de café y té
2 personas
- 13
Montar mesas
3 personas
- 14
Colocar las sillas
3 personas
- 15
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
- 16
Colgar la decoración
2 personas
- 17
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 18
Comprobar la iluminación
2 personas
- 19
Preparar tarjetas con nombres
- 20
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 21
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Evento
- 22
Recibir a los invitados
3 personas
- 23
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 24
Servir café y té
2 personas
- 25
Servir aperitivos
3 personas
- 26
Rellenar las bebidas
2 personas
- 27
Retirar la vajilla usada
2 personas
- 28
Proporcionar la música
- 29
Pronunciar el mensaje de Año Nuevo
- 30
Servir aperitivos
3 personas
- 31
Anunciar la última ronda
- 32
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 33
Recoger comida y bebida
3 personas
- 34
Lavar la vajilla
2 personas
- 35
Recoger la basura
2 personas
- 36
Limpiar el lugar
3 personas
- 37
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 38
Retirar la decoración
2 personas
- 39
Empacar el equipo
2 personas
- 40
Comprobar el inventario
- 41
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas para servircant. 12
- Jarras para servircant. 8
- Termoscant. 6
Decoración
- Mantelescant. 8
- Globos de Año Nuevocant. 40
- Guirnaldascant. 8
- Centros de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 70
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Soportes para bolsas de basuracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Hazlo al menos 7 días antes para poder ajustar cantidades y preparar alternativas sin prisas.
- Comprueba el lugar y la ruta con antelación, y haz una revisión técnica el mismo día. Prueba altavoces, micrófono, iluminación, cables alargadores y regletas antes de que lleguen los invitados.
- Enfría las bebidas varias horas antes y separa una zona clara para recibirlas. Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja jarras o bandejas listas para servir.
- Monta primero las mesas, sillas, percheros y papeleras; después coloca manteles, centros de mesa, globos y guirnaldas. Reserva al menos 90 minutos para el montaje decorativo y la preparación de la recepción.
- Prepara el punto de café y té antes de abrir las puertas, con tazas, termos, jarras y utensilios de servicio. Revisa también que haya espacio libre para circular entre el buffet, las mesas y la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de Año Nuevo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y asignar voluntarios. Deja cerrados el catering y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para Año Nuevo?
- Pídelo cuando terminen las inscripciones, idealmente 7 días antes de la recepción. Así puedes ajustar las raciones y confirmar las opciones para alergias o dietas especiales.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la recepción?
- Calcula entre 90 minutos y 2 horas para colocar mesas, sillas, manteles, decoración, recepción, café y té. Haz la prueba de sonido y la revisión de seguridad dentro de ese mismo bloque.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular por invitado?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Enfríalas varias horas antes y prepara una reserva para reponer sin interrumpir la recepción.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!