Organiser une réception du Nouvel An sans stress

Pour une réception du Nouvel An, commencez par le lieu et le nombre d’invités avant de commander quoi que ce soit. Les inscriptions servent ensuite à confirmer le traiteur, les besoins alimentaires, les badges et la répartition des bénévoles. Le jour J, prévoyez une installation en plusieurs étapes : tables, accueil, buffet, boissons, musique et éclairage. Gardez enfin du temps pour refroidir les boissons, tester la sonorisation et effectuer le contrôle de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Commander le catering
6
Composer la musique
7
Répartir les bénévoles
8
Vérifier le parcours et l'accueil
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Préparer les en-cas
3 personnes
12
Installer le point café et thé
2 personnes
13
Installer les tables
3 personnes
14
Installer les chaises
3 personnes
15
Dresser les tables de fête
3 personnes
16
Suspendre la décoration
2 personnes
17
Raccorder la sonorisation
2 personnes
18
Vérifier l'éclairage
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
20
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
21
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

22
Accueillir les invités
3 personnes
23
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
24
Servir le café et le thé
2 personnes
25
Servir des amuse-bouches
3 personnes
26
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
27
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
28
Fournir la musique
29
Prononcer le vœu du Nouvel An
30
Servir les amuse-bouches
3 personnes
31
Annoncer le dernier tour
32
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

33
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
34
Faire la vaisselle
2 personnes
35
Rassembler les déchets
2 personnes
36
Nettoyer le lieu
3 personnes
37
Remettre le mobilier en place
3 personnes
38
Retirer la décoration
2 personnes
39
Emballer le matériel
2 personnes
40
Vérifier les stocks
41
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Ballons du Nouvel Anqté 40
Guirlandesqté 8
Centres de tableqté 8
Badges nominatifsqté 70

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 8

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Porte-sacs-poubelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre d’invités au moins 10 à 14 jours avant la réception. Vous pourrez alors confirmer les besoins alimentaires et ajuster la commande du catering sans travailler sur des estimations.
Organisez l’accueil avant l’arrivée du premier invité : comptoir dégagé, badges nominatifs préparés et parcours vérifié. Prévoyez au moins 30 minutes pour cette mise en place finale.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance, puis répartissez verres, pichets et plateaux près du point de service. Une seule glacière ou un seul comptoir devient vite un bouchon dès le premier verre de bienvenue.
Testez la sonorisation, le microphone, les rallonges et l’éclairage avant de dresser les tables de fête. Faites ce contrôle avant l’arrivée des invités, car déplacer des câbles dans une salle déjà occupée ralentit tout.
Ne repoussez pas le café, le thé et les amuse-bouches à la dernière minute. Installez les thermos, tasses, bouilloires et plateaux avant l’accueil, puis gardez les en-cas prêts à être servis dès le début.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réception du Nouvel An ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la réception. Fixez une date limite de réponse environ 10 à 14 jours avant l’événement afin de traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 3 heures pour installer les tables, chaises, buffet, décoration, accueil et éclairage. Ajoutez 30 à 45 minutes pour le test de la sonorisation et le dernier contrôle de sécurité.
Quand commander le catering pour le Nouvel An ?: Passez la commande dès que le lieu et l’estimation des invités sont confirmés, idéalement 10 à 14 jours avant la réception. Confirmez le nombre final et les régimes alimentaires quelques jours avant la livraison.
Combien de boissons prévoir pour le début de la réception ?: Comptez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, en prévoyant des options avec et sans alcool. Refroidissez-les plusieurs heures avant l’accueil et gardez une réserve accessible pendant le service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.