Zo organiseer je een nieuwjaarsmarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, openingstijden en locatie; die bepalen vrijwel alles wat daarna komt. Controleer vervolgens vergunningen, verzekering en verkeersmaatregelen voordat je kraamhouders uitnodigt. Werk met een duidelijke plattegrond, vaste kraamnummers en een deelnemersdeadline, zodat je catering, stroom en materialen op tijd kunt regelen. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, boodschappen, koeling en een korte briefing van de organisatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Marktdatum en tijden vastleggen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Marktkraamhouders benaderen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Verkoopplaatsen toewijzen
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Reserveringen maken
12
Leveranciers bevestigen
13
Plattegrond van de markt maken
2 personen
14
Kraamnummering vastleggen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Parkeerinformatie publiceren
17
Socialmediaberichten plaatsen
18
Drukwerk voor de markt bestellen
19
Cateringmenu samenstellen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Materialen inventariseren
2 personen
22
Ontbrekende materialen reserveren
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
26
Terrein afzetten
3 personen
27
Marktkramen plaatsen
6 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Kraamnummers bevestigen
2 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Decoratie ophangen
3 personen
34
Catering opbouwen
3 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
37
Kraamhouders ontvangen
3 personen
38
Kraamplaatsen aanwijzen
3 personen
39
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

40
Informatiepunt openen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
4 personen
42
Kramen bemannen
12 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Warme dranken serveren
2 personen
45
Koude dranken serveren
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Looproutes vrijhouden
2 personen
51
Verdwaalde voorwerpen registreren
52
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
53
Laatste bestellingen opnemen
3 personen
54
Bezoekers vriendelijk uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Verkoopkramen afbouwen
6 personen
56
Catering opruimen
3 personen
57
Servies afwassen
3 personen
58
Afval verzamelen
4 personen
59
Terrein schoonmaken
4 personen
60
Verlichting uitschakelen
2 personen
61
Stroomkabels verwijderen
2 personen
62
Materialen terugbrengen
3 personen
63
Geleende spullen retourneren
2 personen
64
Koelproducten opruimen
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Kassamaterialen afsluiten
2 personen
67
Gevonden voorwerpen afhandelen
68
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 18
Partytentenaantal 6
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 12
Dranghekkenaantal 12
Afzetpalenaantal 10
Afzetlintaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Warmhoudersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Kassaboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Portofoonsaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
Ledlampenaantal 20
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Nieuwjaarsvlaggenaantal 6
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Kraamdoekenaantal 18
Prikbordenaantal 6
Kraamnummerbordenaantal 18

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Opbergkrattenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afwasteiltjesaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Menubordenaantal 6
Prijslijstenaantal 18
Allergenenkaartjesaantal 30
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Tips

Regel vergunningen, verzekering en eventuele verkeersmaatregelen direct nadat datum en locatie vaststaan. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan; aanvragen en wijzigingen kosten vaak meer tijd dan verwacht.
Benader marktkraamhouders voordat je de indeling definitief maakt. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld 4 weken vooraf en verzamel meteen dieetwensen, reserveringen en praktische informatie over laden, lossen en parkeren.
Maak de plattegrond op basis van looproutes, niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Zet kraamnummers, catering, betaalpunten en toiletten erop en stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf hun plek en aankomstinformatie.
Controleer stroom en verlichting per kraam en leg kabels veilig met kabelmatten. Tel koffiezetapparaten, waterkokers, warmhouders, pinapparaten en koelboxen vooraf na; ontbrekende apparatuur wordt op de marktdag zelden nog opgelost.
Doe houdbare boodschappen en materialen uiterlijk 2 dagen vooraf en koel dranken minstens 12 uur. Zet op de avond ervoor tafelkleden, bekers, servies, kassaboxen, portofoons en bewegwijzering per zone klaar, zodat de opbouw niet begint met zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer de eerste 2 weken voor datum, locatie, vergunningen en verzekering; daarna kun je kraamhouders benaderen en de indeling uitwerken.
Wanneer moet je kraamhouders uitnodigen voor een nieuwjaarsmarkt?: Nodig ze ongeveer 8 weken vooraf uit en sluit de aanmeldingen 4 weken voor de markt. Zo houd je nog tijd over om verkoopplaatsen toe te wijzen, kraamnummers vast te leggen en ontbrekende materialen te reserveren.
Hoeveel drank heb je nodig op een nieuwjaarsmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en daarna op 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de verblijfsduur. Koop houdbare voorraad uiterlijk 2 dagen vooraf en koel de dranken minimaal 12 uur.
Wanneer maak je de plattegrond van een nieuwjaarsmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de locatie en het verwachte aantal deelnemers bekend zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Stuur de definitieve plattegrond met kraamnummers, parkeerinformatie en aankomsttijden uiterlijk 7 dagen voor de markt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.