So organisierst du einen Neujahrsmarkt ohne Last-Minute-Stress

Ein Neujahrsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Gelände fest, danach klärst du Genehmigungen, Verkehr und Versicherung. Sobald die Rahmenbedingungen stehen, folgen Standbetreiber, Anmeldungen und die Einteilung der Verkaufsplätze. In den letzten Wochen geht es um Marktplan, Teilnehmerinfos, Catering, Beleuchtung und Technik. Plane außerdem feste Kontrolltermine ein – besonders für Lieferanten, fehlende Materialien und gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Marktdatum und -zeiten festlegen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Verkehrsmaßnahmen beantragen
6
Marktstandbetreiber ansprechen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Verkaufsplätze zuweisen
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Reservierungen vornehmen
12
Lieferanten bestätigen
13
Marktplan erstellen
2 Personen
14
Standnummerierung festlegen
15
Teilnehmerinformationen versenden
16
Parkinformationen veröffentlichen
17
Social-Media-Beiträge posten
18
Drucksachen für den Markt bestellen
19
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Materialien inventarisieren
2 Personen
22
Fehlende Materialien reservieren
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
26
Gelände absperren
3 Personen
27
Marktstände aufstellen
6 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Stromversorgung anschließen
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Standnummern anbringen
2 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
3 Personen
34
Catering aufbauen
3 Personen
35
Snacks vorbereiten
4 Personen
36
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
37
Standbetreiber empfangen
3 Personen
38
Standplätze zuweisen
3 Personen
39
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

40
Infopunkt eröffnen
2 Personen
41
Besucher empfangen
4 Personen
42
Stände besetzen
12 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Heiße Getränke servieren
2 Personen
45
Kalte Getränke servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
50
Laufwege freihalten
2 Personen
51
Verlorene Gegenstände erfassen
52
Besucherströme lenken
2 Personen
53
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
54
Besucher freundlich verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

55
Verkaufsstände abbauen
6 Personen
56
Catering aufräumen
3 Personen
57
Geschirr abwaschen
3 Personen
58
Abfall sammeln
4 Personen
59
Gelände reinigen
4 Personen
60
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
61
Stromkabel entfernen
2 Personen
62
Materialien zurückbringen
3 Personen
63
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
64
Kühlprodukte wegräumen
2 Personen
65
Restbestand einlagern
2 Personen
66
Kassenmaterialien abschließen
2 Personen
67
Fundsachen bearbeiten
68
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 18
PartyzelteAnz. 6
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 24
TischdeckenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 10
AbsperrbandAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KartenlesegeräteAnz. 3
KassenboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

NeujahrsflaggenAnz. 6
GirlandenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
StandtücherAnz. 18
PinnwändeAnz. 6
StandnummernschilderAnz. 18

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 24
SpülbeckenAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

MenükartenAnz. 6
PreislisteAnz. 18
AllergiekärtchenAnz. 30
ServiettenhalterAnz. 12
Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Öffnungszeiten und die Aufteilung des Geländes zuerst fest. Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Verkehrsmaßnahmen direkt danach, damit du nicht Wochen später den gesamten Ablauf ändern musst.
Bestätige Marktstandbetreiber nicht nur mündlich. Verschicke spätestens 14 Tage vor dem Markt Standnummer, Aufbauzeit, Zufahrt, Parkinformationen und den endgültigen Marktplan.
Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und Reservierungen. Gib dem Catering eine abschließende Personenzahl mindestens 7 Tage vor dem Markt, statt am Vortag nachzubestellen.
Prüfe Materialien und Technik spätestens 3 Tage vorher vor Ort: Marktstände, Absperrungen, Verlängerungskabel, Kabelmatten, Funkgeräte, Kartenlesegeräte und Kassenboxen werden häufig zu spät getestet.
Kühle Getränke erst kurz vor dem Einsatz, stelle haltbare Vorräte aber schon am Vortag bereit. Plane für Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Warmhaltebehälter außerdem genügend Stromanschlüsse und beleuchte Wege mit LED-Lampen oder Batterielaternen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Neujahrsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Standbetreiber und Lieferanten sollten spätestens 4 Wochen vor dem Markt angesprochen und bestätigt sein.
Wann sollte der Marktplan fertig sein?: Erstelle einen ersten Marktplan, sobald die Standbetreiber feststehen, und verschicke die endgültige Version spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung. So können Standnummern, Zufahrten, Parkhinweise und Absperrungen rechtzeitig abgestimmt werden.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Neujahrsmarkt?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Person und Stunde ein. Ergänze Kaffee und alkoholfreie Getränke separat, besonders bei kaltem Wetter und längeren Öffnungszeiten.
Wann muss ich Technik und Beleuchtung testen?: Führe den vollständigen Test spätestens 3 Tage vor dem Markt durch. Prüfe dabei Stromversorgung, Verlängerungskabel, Kabelmatten, Kaffeemaschinen, Kartenlesegeräte, Funkgeräte sowie Lichterketten und Batterielaternen an ihrem vorgesehenen Einsatzort.

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