Cómo organizar un Mercado de Año Nuevo sin improvisar
Un Mercado de Año Nuevo se organiza en este orden: primero se fija la fecha, el horario y el recinto; después se cierran permisos, seguro y medidas de tráfico. Con el espacio confirmado, puedes contactar los puestos, gestionar inscripciones y asignar ubicaciones. Las últimas semanas se dedican al plano, la información a participantes, proveedores, catering y materiales. La víspera conviene dejar listas las provisiones, enfriar las bebidas y comprobar que la instalación eléctrica y la iluminación funcionan.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y los horarios del mercado
- 2
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Solicitar medidas de tráfico
- 6
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Asignar puestos de venta
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Hacer reservas
- 12
Confirmar proveedores
- 13
Crear un plano del mercado
2 personas
- 14
Fijar la numeración de los puestos
- 15
Enviar información a los participantes
- 16
Publicar información de estacionamiento
- 17
Publicar mensajes en redes sociales
- 18
Pedir la impresión para el mercado
- 19
Preparar el menú de catering
2 personas
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Inventariar materiales
2 personas
- 22
Reservar materiales faltantes
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 26
Cerrar el recinto
3 personas
- 27
Colocar los puestos del mercado
6 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Confirmar los números de los puestos
2 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Montar el catering
3 personas
- 35
Preparar aperitivos
4 personas
- 36
Preparar café y té
2 personas
- 37
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
- 38
Asignar puestos del mercado
3 personas
- 39
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
- 40
Abrir el punto de información
2 personas
- 41
Recibir a los visitantes
4 personas
- 42
Atender los puestos
12 personas
- 43
Servir aperitivos
3 personas
- 44
Servir bebidas calientes
2 personas
- 45
Servir bebidas frías
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer el stock del buffet
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Mantener libres las vías de paso
2 personas
- 51
Registrar los objetos perdidos
- 52
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
- 53
Tomar los últimos pedidos
3 personas
- 54
Despedir cordialmente a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 55
Desmontar los puestos de venta
6 personas
- 56
Recoger el catering
3 personas
- 57
Lavar la vajilla
3 personas
- 58
Recoger la basura
4 personas
- 59
Limpiar el recinto
4 personas
- 60
Apagar la iluminación
2 personas
- 61
Retirar los cables de alimentación
2 personas
- 62
Devolver los materiales
3 personas
- 63
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 64
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 65
Guardar el stock restante
2 personas
- 66
Cerrar el material de caja
2 personas
- 67
Gestionar objetos perdidos
- 68
Entregar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 18
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesascant. 12
- Sillas plegablescant. 24
- Mantelescant. 12
- Vallas de control de multitudescant. 12
- Postes separadorescant. 10
- Cinta de balizamientocant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cucharonescant. 8
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Datáfonoscant. 3
- Cajas de cajacant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Walkie-talkiescant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas LEDcant. 20
- Linternas a pilascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Decoración
- Banderas de Año Nuevocant. 6
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Decoración de mesacant. 12
- Manteles para puestoscant. 18
- Tableros de corchocant. 6
- Carteles con número de standcant. 18
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Pinzas de cocinacant. 6
- Acumuladores de fríocant. 24
- Cajas de almacenamientocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Cubetas para lavarcant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Carteles del menúcant. 6
- Listas de precioscant. 18
- Tarjetas de alérgenoscant. 30
- Porta-servilletascant. 12
- Compras
Consejos
- Cierra el recinto antes de invitar a los puestos. El plano debe contemplar carpas, mesas, vallas, circulación y una zona clara para carga y descarga; cambiarlo después obliga a renumerar y reenviar toda la información.
- Comprueba permisos, seguro y medidas de tráfico con varias semanas de margen. No esperes a tener las inscripciones completas: estos trámites pueden condicionar la ubicación, el horario y el acceso al mercado.
- Pide a cada participante sus necesidades y preferencias dietéticas al inscribirse. Después asigna los puestos, fija la numeración y envía un plano único con horarios de llegada, estacionamiento y datos de contacto.
- Haz un inventario separado de mobiliario, vajilla y equipos. Cuenta mesas, sillas, vasos, platos, cubiertos, cafeteras, termos, neveras, datáfonos, alargadores y regletas; los cables y las alfombrillas suelen olvidarse hasta el montaje.
- Prepara el catering y las bebidas en dos fases: deja listas las provisiones no perecederas con antelación y enfría las bebidas el día anterior. Reserva tiempo el día del mercado para montar la señalización, probar la iluminación y distribuir los walkie-talkies.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Año Nuevo?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite comprobar permisos y seguro, contratar medidas de tráfico, contactar los puestos, gestionar inscripciones y confirmar proveedores sin cerrar decisiones a última hora.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos del mercado?
- Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas y, preferiblemente, entre 2 y 3 semanas antes. Envía entonces la numeración, el plano, las instrucciones de llegada y la información de estacionamiento.
- ¿Cuándo se prepara la comida y se enfrían las bebidas?
- Prepara las provisiones no perecederas entre 2 y 3 días antes y comprueba la lista de la compra en ese momento. Enfría las bebidas el día anterior, para que estén listas al abrir sin ocupar durante horas las neveras portátiles.
- ¿Qué hay que revisar el día antes del mercado?
- Revisa durante una comprobación de 60 a 90 minutos el plano, la numeración, la señalización, los puestos, los equipos eléctricos y la iluminación. También cuenta la vajilla, carga los datáfonos y confirma con proveedores y participantes sus horarios de llegada.
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