Comment organiser un marché du Nouvel An sans rien laisser au dernier moment

Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis vérifiez les autorisations, l’assurance et les éventuelles mesures de circulation. Le marché repose ensuite sur deux flux à gérer en parallèle : les exposants et la logistique du site. Attribuez les emplacements avant d’envoyer les informations pratiques, puis réservez les fournisseurs et contrôlez le matériel. Les boissons, les stocks non périssables et l’éclairage doivent être prêts avant l’installation, pas pendant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du marché
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Demander des mesures de circulation
6
Contacter les exposants du marché
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Faire les réservations
12
Confirmer les fournisseurs
13
Créer le plan du marché
2 personnes
14
Fixer la numérotation des stands
15
Envoyer les informations aux participants
16
Publier les informations de stationnement
17
Publier des messages sur les réseaux sociaux
18
Commander les imprimés pour le marché
19
Composer le menu traiteur
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Inventorier le matériel
2 personnes
22
Réserver les fournitures manquantes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
26
Balisage du site
3 personnes
27
Installer les stands du marché
6 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Confirmer les numéros des stands
2 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
38
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
39
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

40
Ouvrir le point d'information
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Tenir les stands
12 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Servir des boissons chaudes
2 personnes
45
Servir les boissons froides
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Dégager les voies de circulation
2 personnes
51
Enregistrer les objets perdus
52
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
53
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

55
Démonter les stands de vente
6 personnes
56
Ranger le service traiteur
3 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Nettoyer le site
4 personnes
60
Éteindre l’éclairage
2 personnes
61
Retirer les câbles électriques
2 personnes
62
Rapporter le matériel
3 personnes
63
Rendre les articles empruntés
2 personnes
64
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Ranger le matériel de caisse
2 personnes
67
Gérer les objets trouvés
68
Rendre le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 18
Tentes de réceptionqté 6
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Nappesqté 12
Barrières de fouleqté 12
Poteaux de balisageqté 10
Ruban de balisageqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Chauffes-platqté 4
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Drapeaux du Nouvel Anqté 6
Guirlandesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Draps de standqté 18
Panneaux d’affichageqté 6
Panneaux de numéro de standqté 18

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 24
Caisses de rangementqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Bacs à vaisselleqté 3
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Panneaux de menuqté 6
Listes de prixqté 18
Cartes des allergènesqté 30
Porte-serviettesqté 12
Courses

Conseils

Bloquez le plan du terrain avant d’attribuer les stands : prévoyez les accès, les files, les barrières et le passage des câbles. Numérotez chaque emplacement et transmettez le plan aux exposants avant leur arrivée.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis composez le menu traiteur avec des quantités par personne. Une modification reçue la veille peut encore changer les réservations et la liste des courses.
Réservez tôt les tentes, tables, chaises et stands de marché. Comptez aussi les rallonges, multiprises et passe-câbles : le mobilier arrive souvent à temps, mais les accessoires électriques manquent au montage.
Préparez la communication en deux temps : annonce du marché plusieurs semaines avant, puis rappel des horaires, du stationnement et de l’accès quelques jours avant. Les visiteurs cherchent surtout où se garer et quand venir.
Faites un inventaire séparé pour le service et pour le paiement. Refroidissez les boissons à l’avance, mettez les stocks non périssables en place avant l’ouverture et testez les terminaux de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché du Nouvel An ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour contacter les exposants, traiter les inscriptions et vérifier les autorisations. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les fournisseurs, finaliser le plan et préparer les achats.
Quand faut-il attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les stands dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, idéalement 2 à 3 semaines avant le marché. Envoyez ensuite le numéro du stand, le plan, les horaires d’arrivée et les consignes de stationnement.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché du Nouvel An ?: Contrôlez les réservations, l’assurance, les autorisations, l’inventaire et le plan numéroté. Préparez aussi les boissons au frais, les stocks non périssables, les lampes et les équipements de paiement au plus tard la veille.
Combien de temps prévoir pour installer le marché ?: Réservez au minimum 3 à 4 heures avant l’ouverture pour monter les tentes et les stands, disposer les tables, installer l’éclairage et sécuriser les câbles. Ajoutez un contrôle final 30 minutes avant l’arrivée du public.

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