Zo organiseer je een nieuwjaarsconcert

Begin met de datum, het programma en de locatie; die drie bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Leg muzikanten en techniek vroeg vast en werk vervolgens naar een sluitende gastenlijst, cateringplanning en zaalindeling toe. Verzamel dieetwensen, druk programma’s en naamkaartjes op tijd en wijs vrijwilligers duidelijke taken toe. Plan op de dag zelf ruimte voor opbouw, een geluidscheck en een laatste controle van zaal, voorraad en route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Muzikanten vastleggen
2 personen
4
Techniekbehoefte inventariseren
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
10
Leveringen reserveren
11
Techniek reserveren
12
Muziek en partituren verzamelen
2 personen
13
Stoelenplan maken
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Routebeschrijving delen
18
Laatste aanmeldingen verwerken
19
Voorraad controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
4 personen
23
Servies en glazen klaarzetten
2 personen

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Zaal controleren
2 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Tafels opstellen
3 personen
28
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Licht aansluiten
2 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Instrumenten klaarzetten
3 personen
33
Partituren klaarleggen
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
4 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Lichttest uitvoeren
2 personen
38
Muzikanten ontvangen
2 personen
39
Programma en zaal controleren
2 personen
40
Entreebalie inrichten
2 personen
41
Publieksbegeleiders instrueren
2 personen
42
Deuren openen
3 personen
43
Gasten ontvangen
4 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Jassen aannemen
2 personen
46
Welkomstwoord verzorgen
47
Concertbegeleiding verzorgen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Hapjes serveren
3 personen
50
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
51
Pauzedrankjes serveren
4 personen
52
Zaal en artiesten begeleiden
2 personen
53
Licht tijdens concert bedienen
54
Geluid tijdens concert bedienen
55
Nieuwjaarsproost voorbereiden
3 personen
56
Proostmoment serveren
4 personen
57
Gasten uitgeleide doen
3 personen
58
Jassen retourneren
2 personen
59
Restanten veilig opbergen
2 personen

Nazorg

60
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
61
Lichtinstallatie afbouwen
2 personen
62
Instrumenten inpakken
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Buffet opruimen
3 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Zaal schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Materialen naar opslag brengen
3 personen
70
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
71
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
72
Locatiesleutels retourneren
73
Geleende materialen terugbrengen
2 personen
74
Gasten bedanken
75
Muzikanten bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Buffettafelsaantal 3
Muzikantenstoelenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Koffielepelsaantal 90
Gebaksbordjesaantal 100
Dessertvorkjesaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Vaasjesaantal 10
Kunstbloemenaantal 20
Kaarsenhoudersaantal 12
LED-kaarsenaantal 24

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 2
Luidsprekerkabelsaantal 4
Microfoonkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Actieve piano
Pianobank

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Snoerdimmersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Broodmessenaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Overig

Entreebord
Programma'saantal 100
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 10
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Tie-wrapsaantal 100
Gaffer tapeaantal 4
Klemmenaantal 20
Opbergkrattenaantal 12
Paraplubak
EHBO-doos

Tips

Leg muzikanten, programma en techniekbehoefte vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo weet je hoeveel muzikantenstoelen, muzieklessenaars, microfoons en speakers nodig zijn.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit de telling enkele dagen voor het concert af. Gebruik die eindstand voor catering, stoelen, glazen, koffie en naamkaartjes; anders koop je vaak te weinig of te veel.
Plan de zaalindeling vóór de opbouw. Houd rekening met stoelen voor bezoekers, een aparte plek voor muzikanten, buffettafels en kabelroutes met kabelmatten.
Reserveer techniek niet pas voor de concertdag. Test mengpaneel, draadloze microfoons, DI-boxen, kabels en stekkerdozen tijdens de opbouw en plan daarna nog tijd voor een korte geluidscheck.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok aan voor ontvangst, catering, zaalcontrole en opruimen. Zet routebeschrijving, programma en laatste aanmeldingen uiterlijk de dag ervoor klaar, zodat de entree niet ophoopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een nieuwjaarsconcert organiseren?: Leg datum, locatie en muzikanten bij voorkeur enkele maanden vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en zaal bekend zijn en sluit de definitieve telling enkele dagen voor het concert af.
Hoeveel drank heb je nodig voor een nieuwjaarsconcert?: Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna circa 1 drankje per uur. Tel daarnaast water apart mee en stem de voorraad af op de definitieve aanmeldingen.
Wanneer moet je de techniek voor een nieuwjaarsconcert regelen?: Inventariseer de techniek zodra de muzikanten en het programma vastliggen en reserveer speakers, microfoons en bekabeling ruim vóór de concertdag. Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en geluidscheck.
Hoeveel stoelen moet je klaarzetten voor een nieuwjaarsconcert?: Zet voor iedere bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd enkele extra stoelen achter de hand voor late aanmeldingen. Maak het stoelenplan vóór de opbouw, inclusief ruimte voor muzikantenstoelen en looppaden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.