Organiser un concert du Nouvel An : la bonne méthode

Un concert du Nouvel An demande de coordonner la date, le programme, les musiciens, la salle et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis validez les besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, calculer le catering, préparer le plan de salle et vérifier le matériel. Le jour J, prévoyez une ouverture assez tôt pour tester le son, installer les chaises et refroidir les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Réserver les musiciens
2 personnes
4
Recenser les besoins techniques
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Calculer les quantités de catering
2 personnes
10
Réserver les livraisons
11
Réserver la technique
12
Rassembler la musique et les partitions
2 personnes
13
Établir le plan des sièges
2 personnes
14
Imprimer le programme
15
Préparer les badges nominatifs
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Partager l’itinéraire
18
Traiter les dernières inscriptions
19
Vérifier les stocks
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
4 personnes
23
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier la salle
2 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
29
Installer la décoration
3 personnes
30
Brancher l’éclairage
2 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Installer les instruments
3 personnes
33
Préparer les partitions
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
37
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
38
Accueillir les musiciens
2 personnes
39
Vérifier le programme et la salle
2 personnes
40
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
41
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes
42
Ouvrir les portes
3 personnes
43
Accueillir les invités
4 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Prendre les vestes
2 personnes
46
Assurer le mot de bienvenue
47
Assurer l’accompagnement du concert
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
51
Servir les boissons de la pause
4 personnes
52
Encadrer la salle et les artistes
2 personnes
53
Gérer l’éclairage pendant le concert
54
Gérer le son pendant le concert
55
Préparer le toast du Nouvel An
3 personnes
56
Servir le moment du toast
4 personnes
57
Raccompagner les invités
3 personnes
58
Retourner les manteaux
2 personnes
59
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Suivi

60
Démonter la sono
3 personnes
61
Démonter l'installation d'éclairage
2 personnes
62
Emballer les instruments
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Démonter le buffet
3 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Nettoyer la salle
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
70
Retourner le matériel loué
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Restituer les clés du lieu
73
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
74
Remercier les invités
75
Remercier les musiciens

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Tables de buffetqté 3
Chaises de musicienqté 8
Pupitres de musiqueqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Tasses à caféqté 90
Cuillères à caféqté 90
Assiettes à pâtisserieqté 100
Fourchettes à dessertqté 100
Couverts de serviceqté 12

Décoration

Ballons du Nouvel Anqté 40
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Petits vasesqté 10
Fleurs artificiellesqté 20
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtiers DIqté 2
Câbles de haut-parleurqté 4
Câbles de microqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Piano actif
Banc de piano

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Gradateurs à câbleqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Couteaux à painqté 2
Planches à découperqté 3
Pains de glaceqté 16

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 3

Autre

Panneau d’entrée
Programmesqté 100
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 10
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Attaches-câblesqté 100
Ruban gafferqté 4
Pincesqté 20
Caisses de rangementqté 12
Porte-parapluies
Trousse de premiers secours

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme, la salle et les musiciens. Attendez d’avoir ces quatre éléments confirmés avant d’envoyer les invitations, sinon vous devrez corriger les informations auprès des invités.
Recensez les besoins techniques plusieurs semaines avant le concert : table de mixage, microphones, pieds, boîtiers DI, câbles, rallonges et passe-câbles. Faites valider le branchement sur place avant le jour J.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les retardataires 7 jours avant le concert. Utilisez le nombre final de participants pour calculer les boissons, les en-cas, les assiettes, les verres et les places assises.
Préparez le plan des sièges, les badges nominatifs et le programme imprimé au plus tard la veille. Gardez une petite réserve de programmes et de badges pour les inscriptions de dernière minute.
Ouvrez la salle suffisamment tôt pour vérifier les chaises, les tables, le vestiaire, le buffet et la sonorisation. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du public, car ces tâches prennent facilement 60 à 90 minutes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du Nouvel An ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et les musiciens, confirmer la technique, envoyer les invitations et organiser le catering.
Quand envoyer les invitations pour un concert du Nouvel An ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, avec la date, le programme, l’itinéraire et la date limite d’inscription. Faites une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand confirmer le nombre de repas et de boissons ?: Arrêtez le nombre définitif de participants 5 à 7 jours avant le concert. Prévoyez ensuite les livraisons et les achats selon les inscriptions et les besoins alimentaires reçus.
À quelle heure ouvrir la salle le jour du concert ?: Ouvrez-la au moins 3 heures avant l’arrivée du public si une sonorisation et un plan de salle sont nécessaires. Gardez les 30 dernières minutes pour une vérification générale et les imprévus.

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