So organisierst du ein Neujahrskonzert ohne Hektik

Ein Neujahrskonzert braucht eine feste Reihenfolge: Zuerst legst du Datum, Programm, Saal und Musiker fest, danach planst du Technik, Einladungen und Bewirtung. Beginne mehrere Wochen vorher, damit Anmeldungen, Ernährungswünsche und Lieferungen noch verarbeitet werden können. In den letzten Tagen geht es um Bestände, Sitzplan, Programmhefte und die Einsatzplanung. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein kontrollierter Saal, gekühlte Getränke und funktionierende Technik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Musiker festlegen
2 Personen
4
Technikbedarf erfassen
2 Personen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Cateringmengen berechnen
2 Personen
10
Lieferungen reservieren
11
Technik reservieren
12
Musik und Noten sammeln
2 Personen
13
Bestuhlungsplan erstellen
2 Personen
14
Programm drucken
15
Namensschilder vorbereiten
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Wegbeschreibung teilen
18
Letzte Anmeldungen bearbeiten
19
Bestand prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Getränke kühlen
2 Personen
22
Snacks vorbereiten
4 Personen
23
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Saal kontrollieren
2 Personen
26
Stühle aufstellen
4 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Licht anschließen
2 Personen
31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
32
Instrumente bereitstellen
3 Personen
33
Notenblätter bereitlegen
2 Personen
34
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Soundcheck durchführen
3 Personen
37
Lichttest durchführen
2 Personen
38
Musiker empfangen
2 Personen
39
Programm und Saal prüfen
2 Personen
40
Eingangstresen einrichten
2 Personen
41
Publikumsbetreuer instruieren
2 Personen
42
Türen öffnen
3 Personen
43
Gäste empfangen
4 Personen
44
Programm verteilen
2 Personen
45
Jacken entgegennehmen
2 Personen
46
Begrüßungswort übernehmen
47
Konzertbegleitung übernehmen
2 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
51
Pausengetränke servieren
4 Personen
52
Saal und Künstler begleiten
2 Personen
53
Licht während des Konzerts bedienen
54
Ton während des Konzerts steuern
55
Neujahrsanstoß vorbereiten
3 Personen
56
Anstoßen servieren
4 Personen
57
Gäste verabschieden
3 Personen
58
Jacken zurückgeben
2 Personen
59
Reste sicher verstauen
2 Personen

Nachbereitung

60
Tonanlage abbauen
3 Personen
61
Lichtanlage abbauen
2 Personen
62
Instrumente einpacken
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Buffet aufräumen
3 Personen
65
Abfall sammeln
2 Personen
66
Saal reinigen
4 Personen
67
Toiletten reinigen
2 Personen
68
Dekoration entfernen
3 Personen
69
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
70
Gemietete Geräte zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
72
Locationschlüssel zurückgeben
73
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Gäste bedanken
75
Musiker bedanken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 90
TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 3
MusikerstühleAnz. 8
NotenpulteAnz. 8

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
KaffeelöffelAnz. 90
TortenplattenAnz. 100
DessertgabelnAnz. 100
ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

NeujahrsballonsAnz. 40
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
VasenAnz. 10
KunstblumenAnz. 20
KerzenhalterAnz. 12
LED-KerzenAnz. 24

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 2
LautsprecherkabelAnz. 4
MikrofonkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Aktives Klavier
Klavierbank

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
KabeldimmerAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12
ZangenAnz. 6
BrotmesserAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
KühlelementeAnz. 16

Catering

Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
GummihandschuheAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 3

Sonstiges

Eingangsschild
ProgrammeAnz. 100
NamensschilderAnz. 20
StifteAnz. 10
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 4
KlemmenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Regenschirmständer
Erste-Hilfe-Kasten

Tipps

Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Reserviere Saal und Musiker anschließend verbindlich, damit du mit einer realistischen Gästezahl planen kannst.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend und berechne die Cateringmengen erst nach einer letzten Rückmeldefrist. Plane diese Frist mindestens 7 Tage vor dem Konzert ein.
Kläre den Technikbedarf früh: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen sowie Kabel müssen zusammenpassen. Reserviere die Technik spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin.
Erstelle den Bestuhlungsplan nicht erst am Konzerttag. Berücksichtige Musikerstühle, Notenpulte, Buffetische und den Zugang zum Saal und drucke Programm sowie Namensschilder spätestens am Vortag.
Teile Freiwillige mit klaren Zeiten ein: Öffnen, Saalkontrolle, Getränke kühlen, Snacks vorbereiten und Aufräumen. Prüfe am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn Geschirr, Gläser, Kabel und Verlängerungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Neujahrskonzert organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Saal und Musikern. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden.
Wann sollte die Technik für ein Neujahrskonzert reserviert werden?: Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Kabel spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Prüfe den Aufbau und die Stromwege am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Beginn.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Neujahrskonzert?: Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für Musiker und Helfer ein. Die genaue Menge ergibt sich nach dem Anmeldeschluss und dem geplanten Catering.
Was wird bei einem Neujahrskonzert häufig vergessen?: Oft fehlen am Ende Namensschilder, gedruckte Programme, Kabelmatten oder ausreichend Gläser. Kontrolliere Bestand und Saal spätestens am Vortag und lege Geschirr, Technikzubehör und Drucksachen nach einem festen Plan bereit.

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