Cómo organizar un Concierto de Año Nuevo

Un Concierto de Año Nuevo combina un programa musical con una recepción, así que conviene trabajar en dos líneas desde el principio. Primero fija la fecha, el repertorio y la sala; después confirma músicos, necesidades técnicas, invitados y catering. Durante la última semana, el trabajo se concentra en cerrar inscripciones, preparar el plano de asientos, imprimir el programa y comprobar sonido, vajilla y bebidas. Este plan reúne 75 tareas y 65 artículos para avanzar en el orden adecuado sin dejar los detalles para el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Contratar músicos
2 personas
4
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
5
Diseñar invitaciones
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Calcular las cantidades de catering
2 personas
10
Reservar suministros
11
Reservar técnica
12
Reunir música y partituras
2 personas
13
Hacer el plano de asientos
2 personas
14
Imprimir el programa
15
Preparar tarjetas de nombre
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Compartir las indicaciones
18
Procesar las últimas inscripciones
19
Comprobar el inventario
2 personas
20
Hacer la compra
3 personas
21
Enfriar bebidas
2 personas
22
Preparar aperitivos
4 personas
23
Preparar la vajilla y las copas
2 personas

Evento

24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Comprobar la sala
2 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Despejar el espacio del escenario
3 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Conectar la iluminación
2 personas
31
Montar el sistema de sonido
3 personas
32
Preparar los instrumentos
3 personas
33
Preparar las partituras
2 personas
34
Montar el buffet de catering
4 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Realizar la prueba de sonido
3 personas
37
Realizar la prueba de luces
2 personas
38
Recibir a los músicos
2 personas
39
Comprobar el programa y la sala
2 personas
40
Montar el mostrador de entrada
2 personas
41
Instruir a los guías de público
2 personas
42
Abrir las puertas
3 personas
43
Recibir a los invitados
4 personas
44
Repartir el programa
2 personas
45
Recibir abrigos
2 personas
46
Dar la bienvenida
47
Encargarse de la asistencia al concierto
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Reponer el bufé del descanso
3 personas
51
Servir bebidas del descanso
4 personas
52
Coordinar la sala y los artistas
2 personas
53
Controlar la iluminación durante el concierto
54
Controlar el sonido durante el concierto
55
Preparar el brindis de Año Nuevo
3 personas
56
Servir el brindis
4 personas
57
Despedir a los invitados
3 personas
58
Devolver abrigos
2 personas
59
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

60
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
61
Desmontar la instalación de luces
2 personas
62
Empacar instrumentos
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger el buffet
3 personas
65
Recoger la basura
2 personas
66
Limpiar la sala
4 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Llevar los materiales al almacén
3 personas
70
Devolver el equipo alquilado
2 personas
71
Guardar el stock sobrante
2 personas
72
Devolver las llaves del recinto
73
Devolver los materiales prestados
2 personas
74
Agradecer a los invitados
75
Agradecer a los músicos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 8
Percheroscant. 2
Mesas de buffetcant. 3
Sillas para músicoscant. 8
Atriles de músicacant. 8

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Tazas de cafécant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Platos de postrecant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Decoración

Globos de Año Nuevocant. 40
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Jarroncitoscant. 10
Flores artificialescant. 20
Portavelascant. 12
Velas LEDcant. 24

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Cajas DIcant. 2
Cables de altavozcant. 4
Cables de micrófonocant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Piano activo
Banco de piano

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Reguladores de cablecant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6
Cuchillos de pancant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Acumuladores de fríocant. 16

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de gomacant. 6
Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 3

Otros

Cartel de entrada
Programascant. 100
Tarjetas de nombrecant. 20
Bolígrafoscant. 10
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Bridascant. 100
Cinta gaffercant. 4
Abrazaderascant. 20
Cajas de almacenamientocant. 12
Paragüero
Botiquín de primeros auxilios

Consejos

Empieza por la fecha, el programa y la sala. Reserva músicos y espacio antes de diseñar las invitaciones; sin esos datos no podrás indicar horarios ni gestionar correctamente las inscripciones.
Cierra el número de asistentes en dos momentos: toma una primera previsión al enviar las invitaciones y procesa las últimas inscripciones unos días antes. Usa la cifra final para calcular catering, sillas, copas y vasos de agua.
Haz el inventario técnico con el programa delante. Comprueba que los altavoces activos, la mesa de mezclas, los micrófonos, las cajas DI y los cables sean compatibles y reserva la técnica con antelación, no durante el montaje.
Prepara la recepción por zonas: mesas de buffet, vajilla, bebidas frías y aperitivos. Reserva también cubiertos de servicio y deja las copas, tazas y platos listos para evitar que los voluntarios tengan que buscar material cuando lleguen los invitados.
Asigna voluntarios y comparte sus indicaciones antes del día del concierto. El día anterior deja preparados el programa, las tarjetas de nombre y el plano de asientos; al abrir la ubicación, reserva al menos 60 minutos para revisar la sala y el sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Año Nuevo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la sala y los músicos, y deja cerradas la técnica y las necesidades de catering al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Concierto de Año Nuevo?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Fija una fecha de respuesta unos 10 días antes para poder calcular cantidades, preferencias dietéticas y plano de asientos.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala y probar el sonido?: Reserva como mínimo 2 horas para montar mobiliario, atriles, micrófonos y cables. Añade una prueba de sonido de 45 a 60 minutos y abre la ubicación al menos 60 minutos antes de recibir al público.
¿Cuántas bebidas hay que calcular por invitado?: Para la recepción, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todos. Ajusta la compra con el número final de inscripciones y enfría las bebidas el mismo día.

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