Zo organiseer je een netwerkmarkt zonder last-minute chaos

Een netwerkmarkt staat of valt met een goede volgorde. Leg eerst datum, locatie en doelgroep vast; werf daarna standhouders en open de aanmeldingen. Zodra je weet hoeveel deelnemers en stands je hebt, kun je de plattegrond, tafels, catering en techniek definitief maken. In de laatste week draait alles om bevestigen, naamkaartjes en duidelijke informatie. Met dit plan houd je overzicht over 75 taken en 98 benodigde spullen, zonder op de eventdag nog cruciale keuzes te maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemersdoelgroep bepalen
2 personen
3
Standhouders selecteren
3 personen
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Aanmeldformulier aanmaken
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotie op sociale media plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Standhouderslijst bijwerken
12
Standhoudersinformatie versturen
2 personen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Catering bestellen
2 personen
15
Meubilair reserveren
16
Verlichting reserveren
17
Naamkaartjes ontwerpen
18
Plattegrond van stands maken
2 personen
19
Vrijwilligers inplannen
2 personen
20
Presentator briefen
21
Leveringen bevestigen
2 personen
22
Laatste uitnodiging versturen
23
Aanmeldingen afsluiten
24
Deelnemerslijst afdrukken
25
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
26
Standhouderspakketten samenstellen
2 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Dranken koelen
2 personen
29
Hapjes voorbereiden
3 personen
30
Materialen naar locatie brengen
3 personen
31
Locatie openen
2 personen
32
Entreebalie opbouwen
2 personen
33
Standtafels opstellen
4 personen
34
Stoelen en zitplekken plaatsen
3 personen
35
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
36
Standnummers ophangen
2 personen
37
Tafelkleden en decoratie plaatsen
3 personen
38
Verlichting ophangen
2 personen
39
Geluidsinstallatie testen
2 personen
40
Koffiepunt inrichten
2 personen
41
Buffet inrichten
3 personen
42
Hapjes klaarzetten
2 personen

Event

43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
45
Techniek en presentator klaarzetten
2 personen
46
Bezoekers registreren
3 personen
47
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
48
Bezoekers welkom heten
2 personen
49
Openingswoord verzorgen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Standhouders ondersteunen
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet bijvullen
2 personen
55
Netwerkactiviteit begeleiden
2 personen
56
Licht en geluid bedienen
57
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
58
Nieuwe bezoekers registreren
2 personen
59
Avondhapjes serveren
3 personen
60
Afsluitend woord verzorgen
61
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

62
Standhouders helpen afbreken
4 personen
63
Restanten verpakken
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Locatie schoonmaken
4 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Materialen inladen
3 personen
71
Locatie afsluiten
2 personen
72
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
74
Afval wegbrengen
2 personen
75
Geleende materialen terugbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktstafelsaantal 12
Bistrotafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Klapstoelenaantal 10
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 16
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Kabelhaspelsaantal 2
Laptopladersaantal 2
Presentatiescherm

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 8
Broodmandenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Waterkannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Standbordjesaantal 12
Wegwijzerbordenaantal 8
Prikbordenaantal 4
Klembordenaantal 12
Fotowand
Plantenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 16
Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlenstickersaantal 24
Informatiebannersaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen
Koelkrattenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Chafing dishesaantal 4
Serveerplateausaantal 12
Koffiefiltersaantal 200
Thermosbekersaantal 20
Flessenwaterkrattenaantal 6
Barbladenaantal 6
IJslepelsaantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 150
Lanyardsaantal 150
Pennenaantal 40
Registratieformulierenaantal 150
Bezoekersbadgesaantal 150
Standhoudersbadgesaantal 30
Polsbandjesaantal 150
Clipboardsaantal 12

Communicatie

Programmaflyersaantal 150
Standhouderskaartenaantal 30
Routekaartenaantal 150
Informatiefoldersaantal 150
Briefpapieraantal 100
Plakbandaantal 8
Ducttapeaantal 4
Schaaraantal 6
Markersaantal 24
Pennenbakjesaantal 8
Naamstickersaantal 200
Kabelbindersaantal 100
Touwaantal 2
Nietmachineaantal 2
Nietjesaantal 4
Punaiseaantal 200
A4-kokersaantal 4

Tips

Bepaal het maximumaantal standhouders voordat je het aanmeldformulier maakt. Reserveer per stand een vaste plek op de plattegrond en houd daarnaast ruimte vrij voor looproutes, buffet en minimaal één tafel voor de ontvangst.
Sluit de aanmeldingen niet pas op de dag zelf. Plan een sluitingsmoment van ongeveer 7 dagen vooraf, zodat je de standhouderslijst, naamkaartjes, catering en dieetwensen nog kunt verwerken.
Maak de standhoudersinformatie compleet en verstuur die uiterlijk 5 dagen voor de markt. Zet daarin de opbouwtijd, afmetingen van de marktstafels, laad- en losafspraken, contactpersoon en plaatsnummer.
Test geluid, presentatiescherm en stroom vóór de opening. Controleer alle verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels op de juiste lengte en leg laptopladers en microfoons klaar bij de techniektafel.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef ieder een duidelijke post. Laat één persoon de ontvangst en deelnemerslijst doen, één persoon de standhouders helpen en één persoon aanspreekbaar zijn voor catering en techniek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een netwerkmarkt organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, doelgroep en standhouders. Verstuur uitnodigingen zodra de basis vaststaat en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de markt.
Hoeveel standhouders passen op een netwerkmarkt?: Dat hangt af van de zaal en de gekozen standruimte, maar reken per stand op een marktstafel plus een vrije looproute. Maak de plattegrond pas definitief nadat de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 7 dagen vooraf.
Wanneer bestel je catering voor een netwerkmarkt?: Vraag dieetwensen uit tijdens de aanmelding en geef het definitieve aantal deelnemers ongeveer 5 tot 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Houd daarna enkele extra porties en waterglazen achter de hand voor late wijzigingen.
Wanneer maak je naamkaartjes voor een netwerkmarkt?: Maak de naamkaartjes nadat de aanmeldingen zijn afgesloten en de deelnemerslijst is gecontroleerd, bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor het evenement. Print ook een extra set blanco kaartjes voor wijzigingen op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.