Eine Netzwerkmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Netzwerkmesse laufen Aussteller, Besucher, Programm und Logistik gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb mit Zielgruppe, Termin und Ort, bevor du Stände oder Werbung planst. Danach folgen Ausstellergewinnung, Anmeldeformular und Einladung; erst mit belastbaren Anmeldungen lassen sich Standplan, Catering und Sitzbereiche sinnvoll festlegen. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, vollständige Teilnehmerdaten und eine klare Aufgabenverteilung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Teilnehmerzielgruppe festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber auswählen
3 Personen
4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Anmeldeformular erstellen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Werbung in sozialen Medien posten
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Ausstellerliste aktualisieren
12
Informationen für Aussteller senden
2 Personen
13
Programm finalisieren
2 Personen
14
Catering bestellen
2 Personen
15
Möbel reservieren
16
Beleuchtung reservieren
17
Namensschilder entwerfen
18
Standplan erstellen
2 Personen
19
Freiwillige einplanen
2 Personen
20
Moderator briefen
21
Lieferungen bestätigen
2 Personen
22
Letzte Einladung versenden
23
Anmeldungen schließen
24
Teilnehmerliste ausdrucken
25
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
26
Ausstellerpakete zusammenstellen
2 Personen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Getränke kühlen
2 Personen
29
Snacks vorbereiten
3 Personen
30
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
31
Location öffnen
2 Personen
32
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
33
Stehtische aufstellen
4 Personen
34
Stühle und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
35
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
36
Standnummern aufhängen
2 Personen
37
Tischdecken und Deko platzieren
3 Personen
38
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
39
Beschallungsanlage testen
2 Personen
40
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
41
Buffet aufbauen
3 Personen
42
Snacks bereitstellen
2 Personen

Event

43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
45
Technik und Moderator vorbereiten
2 Personen
46
Besucher registrieren
3 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Besucher begrüßen
2 Personen
49
Eröffnungsrede halten
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet nachfüllen
2 Personen
55
Networking-Aktivität betreuen
2 Personen
56
Licht und Ton bedienen
57
Teilnehmerfragen beantworten
2 Personen
58
Neue Besucher registrieren
2 Personen
59
Abendhäppchen servieren
3 Personen
60
Abschlusswort halten
61
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Standbetreibern beim Abbau helfen
4 Personen
63
Restbestände verpacken
2 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Geräte ausschalten
2 Personen
70
Materialien einladen
3 Personen
71
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
72
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
74
Müll entsorgen
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarkttischeAnz. 12
BistrotischeAnz. 8
StühleAnz. 120
KlappstühleAnz. 10
BuffetischeAnz. 4
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
TischdeckenAnz. 16
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Laptop
Drucker
Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
LadestationenAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 2
Laptop-LadegeräteAnz. 2
Präsentationsbildschirm

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
WasserkannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 12
Wegweiser-SchilderAnz. 8
PinnwändeAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
Fotowand
PflanzenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 16
WimpelkettenAnz. 8
PfeilaufkleberAnz. 24
InformationsbannerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
StehlampenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe
KühlkistenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
ServierplattenAnz. 12
KaffeefilterAnz. 200
ThermobecherAnz. 20
Kisten mit FlaschenwasserAnz. 6
BarunterlagenAnz. 6
EislöffelAnz. 4

Registrierung

NamensschilderAnz. 150
LanyardsAnz. 150
StifteAnz. 40
RegistrierungsformulareAnz. 150
BesucherbadgesAnz. 150
AusstellerbadgesAnz. 30
ArmbänderAnz. 150
KlemmbretterAnz. 12

Kommunikation

ProgrammflyerAnz. 150
AusstellerkartenAnz. 30
RoutenpläneAnz. 150
InformationsbroschürenAnz. 150
BriefpapierAnz. 100
KlebebandAnz. 8
GewebeklebebandAnz. 4
SchereAnz. 6
MarkerAnz. 24
StiftehalterAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 200
KabelbinderAnz. 100
SeilAnz. 2
HeftgerätAnz. 2
KlammernAnz. 4
ReißzweckeAnz. 200
A4-RöhrenAnz. 4

Tipps

Lege zuerst Zielgruppe, Termin und Ort fest und plane danach die Aussteller. Für eine überschaubare Messe solltest du die ersten Aussteller mindestens 8 Wochen vor dem Termin ansprechen.
Verschicke Einladungen erst mit funktionierendem Anmeldeformular und frage Ernährungswünsche direkt ab. Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vorher, damit Catering und Teilnehmerliste belastbar sind.
Erstelle den Standplan nicht nur nach verfügbaren Tischen. Berücksichtige Laufwege, Stromanschlüsse, Präsentationsbildschirm, Beschallungsanlage und ausreichend Platz für Gespräche.
Reserviere Möbel und Technik frühzeitig und prüfe die Lieferung spätestens 3 Tage vor der Messe. Verlängerungskabel, Kabeltrommeln, Ladegeräte und Ladestationen werden besonders leicht vergessen.
Bereite Namensschilder und die ausgedruckte Teilnehmerliste am Vortag vor. Briefe Moderator und Freiwillige spätestens 48 Stunden vorher und teile ihnen Einlass, Orientierung und Technik-Ansprechperson zu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Netzwerkmesse organisieren?: Starte mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Aussteller gewinnen, Einladungen verschicken, Anmeldungen sammeln und Möbel sowie Technik reservieren.
Wann sollte man die Anmeldung für eine Netzwerkmesse schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vor dem Termin. So bleiben noch mehrere Werktage für Teilnehmerliste, Namensschilder, Catering und letzte Informationen an Aussteller.
Wie viele Aussteller braucht eine Netzwerkmesse?: Das hängt von Raum und Zielgruppe ab; plane nicht nach einer festen Mindestzahl. Lege zuerst die Standfläche und die gewünschten Themen fest und bestätige die Aussteller idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe.
Was muss man bei einer Netzwerkmesse an Technik einplanen?: Prüfe mindestens 1 Woche vorher Laptop, Präsentationsbildschirm, Beschallungsanlage, Funkmikrofone, Lautsprecher und Stromversorgung. Plane pro Technikbereich ein passendes Verlängerungskabel beziehungsweise eine Kabeltrommel und teste alles spätestens am Vortag.

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